Czym jest zarządzanie zapasami?

Zarówno nadmiar, jak i niedobór zapasów kosztuje: jedno to gotówka leżąca na regale, drugie to utracona sprzedaż. Zarządzanie zapasami polega na zachowaniu równowagi między nimi nie na oko, lecz tym samym rachunkiem dla każdego produktu.

Ta strona dotyczy zapasów towarów handlowych. Praca zwana w technologiach informatycznych „zarządzaniem zasobami IT” (ewidencja zasobów, takich jak komputery czy licencje na oprogramowanie) to odrębny temat.

Cztery pytania, na które odpowiada zarządzanie zapasami

Różnica względem zarządzania magazynem

Te dwa pojęcia często się myli, bo oba dotyczą tych samych zapasów. Różnica polega na tym, na jakie pytanie odpowiadają: zarządzanie zapasami rozstrzyga „ile, czego i kiedy”, a zarządzanie magazynem prowadzi przyjęcie tego towaru, jego rozmieszczenie na regale oraz skompletowanie i wysyłkę.

Stronę magazynową — cztery procesy od przyjęcia towaru po wysyłkę — opisaliśmy w poradniku czym jest zarządzanie magazynem; o układzie regałów piszemy w poradniku o adresowaniu regałów. To, czego szuka się pod hasłem „zarządzanie zapasami w magazynie”, to najczęściej oba te elementy wdrożone razem: bez właściwego układu regałów ewidencja się nie utrzyma, a bez poprawnej ewidencji nie da się podejmować decyzji o zapasach.

Zarządzanie zapasami w pięciu krokach

1. Najpierw upewnijcie się, że ewidencja jest poprawna

Decyzje o zapasach podejmuje się na podstawie ilości w systemie; jeśli ta ilość nie zgadza się z tym, co jest na regale, każda decyzja opiera się na błędnej liczbie. Pierwszym zadaniem jest inwentaryzacja i obliczenie wskaźnika dokładności zapasów: liczba asortymentów bez różnic ÷ liczba policzonych asortymentów. Jeśli wskaźnik jest niski, poprawcie ewidencję, zanim zaczniecie rozmawiać o progu zamówienia czy klasie ABC. Kroki inwentaryzacji opisano w poradniku jak przeprowadzić inwentaryzację magazynu.

2. Podzielcie produkty na trzy grupy analizą ABC

Nie każdy produkt zasługuje na tyle samo uwagi. Ustalcie roczną wartość zużycia każdego produktu: roczna liczba sprzedanych sztuk × jednostkowy koszt zakupu. Posortujcie listę według tej wartości od największej do najmniejszej i obliczcie udział skumulowany każdego wiersza. Przy powszechnie stosowanych progach produkty stanowiące pierwsze 80% łącznej wartości to grupa A, kolejne 15% to B, a pozostałe 5% to C. Grupa A to zwykle niewielka część asortymentu, ale to ona niesie pieniądze; jej poświęćcie uwagę w pierwszej kolejności. Poniżej przykładowa tabela.

3. Ustalcie, kiedy zamawiać każdy produkt

O terminie zamówienia decyduje punkt ponownego zamówienia, czyli poziom krytyczny zapasu: gdy zapas spadnie do tej ilości, składa się zamówienie. Krótki wzór to średnia dzienna sprzedaż × czas dostawy × 1,2; ostatni dodatek to zapas bezpieczeństwa. Obliczenie krok po kroku znajdziecie w poradniku czym jest poziom krytyczny zapasu. Tu przydaje się ABC: w grupie A obliczajcie poziom dla każdego produktu osobno i często go weryfikujcie, w grupie C wystarczy wspólna reguła dla całej grupy produktów.

4. Wielkość zamówienia ustalcie według tempa sprzedaży

Wielkość zamówienia powinna odpowiadać temu, ile sprzedacie do następnego zamówienia: średnia dzienna sprzedaż × liczba dni między dwoma zamówieniami. Wielkość opakowania zbiorczego u dostawcy ani oferta „rabat przy większej ilości” nie powinny zaburzać tego rachunku: kupno opakowania po 48 sztuk produktu sprzedawanego w ilości 3 sztuk miesięcznie oznacza roczny zapas i jest najczęstszym źródłem towaru leżącego na regale miesiącami. Przy produktach A o wysokiej wartości częste i małe zamówienia zmniejszają zamrożony kapitał; przy produktach C o niskiej wartości rzadkie i zbiorcze zamówienia oszczędzają pracę.

5. Efekty śledźcie czterema wskaźnikami

To, czy decyzje się sprawdzają, mówią cztery liczby: rotacja zapasów (jak szybko obraca się pieniądz zamrożony w zapasach), udział martwego zapasu (ile pieniędzy w ogóle się nie obraca), liczba braków magazynowych (ile razy w chwili popytu regał był pusty) i dokładność zapasów (na ile możecie ufać ewidencji). Obliczenia znajdziecie w poradnikach o rotacji zapasów i martwym zapasie. Jeśli rotacja spada, a martwy zapas rośnie, zamówienia są zbyt duże; jeśli rośnie liczba braków, punkty zamówienia są zbyt niskie. Mierzcie wszystkie cztery tego samego dnia w każdym kwartale i zapisujcie wyniki.

Przykład analizy ABC

Przykładowa lista sześciu produktów w sklepie z częściami samochodowymi. Liczby dobrano, by pokazać metodę:

Lekcja z tabeli jest taka: produkt sprzedawany w największej liczbie sztuk (po oleju silnikowym żarówka reflektora, 1.000 szt.) pozostał w grupie B, bo ma niską wartość jednostkową. ABC układa produkty według pieniędzy, nie sztuk. Dwa z sześciu produktów niosą 78% łącznej wartości; od nich zaczyna się obliczanie punktu zamówienia dla każdego produktu osobno oraz liczenie podczas inwentaryzacji. Ta sama klasyfikacja służy też na regale: produkty A trafiają na półki blisko wejścia — zasady rozmieszczenia opisaliśmy w poradniku o adresowaniu regałów.

Metody wyceny zapasów: FIFO, średnia ważona, LIFO

Gdy ten sam produkt kupujecie po różnych cenach, to metoda wyceny określa, po jakiej cenie liczy się koszt sprzedanych towarów. Wybór ten wpływa na wynik rotacji i rachunek zysku:

FIFO ma też znaczenie fizyczne: towar położony na regale wcześniej sprzedaje się wcześniej. W przypadku produktu z datą ważności oznacza to wysunięcie starej partii na przód i jest to najprostszy nawyk ograniczający straty; jak stosować to na regale, na czym polega różnica względem FEFO oraz liczbowy przykład kosztu opisaliśmy w poradniku czym jest FIFO. O tym, jaką metodę stosować w ewidencji finansowej, decydują przepisy podatkowe; ustalcie to ze swoim księgowym. Dla decyzji o zapasach ważne jest, by przy porównywaniu wskaźników w każdym okresie stosować tę samą metodę.

Co robi, a czego nie robi program do zarządzania zapasami?

Program nie podejmuje decyzji — zbiera dane, na których opiera się decyzja, i przypomina o progu. W Ofisx każdemu produktowi ustawiacie poziom minimalny; gdy zapas spadnie poniżej niego, przychodzi powiadomienie o poziomie krytycznym. Na ekranie inwentaryzacji ilość systemowa i policzona stoją obok siebie, a różnica jest wyliczana. W miarę rejestrowania sprzedaży gromadzi się raport „Najlepiej sprzedające się produkty” z wybranym zakresem dat oraz historia ruchów produktu. W programie nie ma osobnego ekranu analizy ABC: eksportujecie listę produktów do Excela i budujecie powyższą tabelę samodzielnie. Do pracy z telefonem w magazynie wersje mobilna i webowa korzystają z tych samych danych.

Jeśli chcecie zacząć bez programu, wszystkie obliczenia można zrobić też ręcznie: są bezpłatne kalkulatory do obliczania poziomu krytycznego, zapasu bezpieczeństwa i rotacji zapasów, a do prowadzenia ewidencji jest gotowy szablon Excel do kontroli zapasów.

Najczęściej zadawane pytania

Ostatnia aktualizacja: 22 września 2026

Wy podejmujcie decyzje, śledzenie zostawcie programowi

Załóżcie bezpłatne konto, zaimportujcie listę z Excela i zacznijcie od zdefiniowania poziomów minimalnych dla produktów z grupy A.