Що таке управління запасами?
Управління запасами — це прийняття рішень про те, якого товару й скільки підприємство триматиме в запасі, коли й у якій кількості замовлятиме, а також вимірювання результатів цих рішень. Його мета — не допускати відсутності товару, вклавши в стелажі якомога менше грошей. Основні інструменти: ABC-аналіз (що), точка перезамовлення та страховий запас (коли), кількість замовлення (скільки), а також оборотність запасів, частка неліквіду й точність інвентаризації (чи добрий результат).
І надлишок, і нестача запасів коштують грошей: в одному випадку це гроші, що лежать на стелажі, в іншому — втрачений продаж. Управління запасами — це баланс між цими двома крайнощами, який будується не на здогадках, а на однаковому розрахунку для кожного товару.
Ця сторінка про запаси товарів для торгівлі. Те, що в інформаційних технологіях називають «управлінням ІТ-активами» (облік таких активів, як комп’ютери та ліцензії на програмне забезпечення), — окрема тема.
Чотири питання, на які відповідає управління запасами
| Запитання | Інструмент | Подробиці |
|---|---|---|
| Якому товару скільки уваги? | ABC-аналіз | На цій сторінці, нижче |
| Коли замовляти? | Точка перезамовлення (критичний запас) і страховий запас | Що таке критичний рівень запасів |
| Скільки замовляти? | Кількість замовлення залежно від швидкості продажів | На цій сторінці, крок 4 |
| Чи працюють рішення? | Оборотність запасів, частка неліквіду, точність інвентаризації | Оборотність запасів, неліквід, інвентаризація складу |
Відмінність від управління складом
Ці два терміни часто плутають, бо обидва мають справу з одними й тими самими запасами. Різниця в тому, на яке питання вони відповідають: управління запасами ухвалює рішення «скільки, чого і коли», а управління складом забезпечує приймання цього товару, його розміщення на стелажі, комплектацію та відвантаження.
| Критерій | Управління запасами | Управління складом |
|---|---|---|
| Питання, на яке відповідає | Чого, скільки й коли мені тримати в запасі? | Як товар надходить, де лежить і як відвантажується? |
| Тип рішення | Рішення про закупівлі та гроші | Робота зі стелажами та процесами |
| Основні інструменти | ABC-аналіз, точка замовлення, страховий запас, кількість замовлення | Приймання, адресація стелажів, комплектація-відвантаження, інвентаризація |
| Коли йде не так | Гроші, що лежать на стелажі, або втрачений продаж | Товар, який не можна знайти, помилкове відвантаження, розбіжність в інвентаризації |
Про складову частину — чотири процеси від приймання до відвантаження — ми розповіли в посібнику що таке управління складом; про порядок на стелажах — в адресації стелажів. Те, що шукають як «управління складськими запасами», здебільшого означає налагодження обох разом: без правильного порядку на стелажах облік не втримається, без правильного обліку не можна ухвалювати рішення щодо запасів.
Управління запасами за п’ять кроків
1. Спершу переконайтеся, що облік точний
Рішення щодо запасів ухвалюються на основі кількості в системі; якщо вона не збігається з тим, що на стелажі, кожне рішення спирається на хибну цифру. Перше завдання — провести інвентаризацію й розрахувати точність обліку запасів: види товарів без розбіжностей ÷ перераховані види товарів. Якщо показник низький, то перш ніж обговорювати поріг замовлення чи ABC-клас, виправте облік. Кроки інвентаризації описано в посібнику як провести інвентаризацію складу.
2. Поділіть товари на три групи за ABC-аналізом
Не кожен товар заслуговує на однакову увагу. Знайдіть річну вартість споживання кожного товару: кількість, проданих за рік × закупівельна собівартість одиниці. Відсортуйте список за цією вартістю від більшого до меншого й розрахуйте кумулятивну частку кожного рядка. За поширеними порогами товари, що становлять перші 80% загальної вартості, — це група A, наступні 15% — B, решта 5% — C. Група A зазвичай становить невелику частину асортименту, але гроші — саме в ній; приділіть увагу насамперед їй. Нижче наведено приклад таблиці.
3. Визначте, коли замовляти кожен товар
Час замовлення визначає точка перезамовлення, тобто критичний рівень запасів: коли запас опускається до цієї кількості, роблять замовлення. Коротка формула: середньоденні продажі × термін поставки × 1,2; останній множник — це страховий запас. Покроковий розрахунок за формулою — у посібнику що таке критичний рівень запасів. Тут допомагає ABC: у групі A розраховуйте рівень по кожному товару й часто переглядайте його, а для групи C досить встановити спільне правило на товарну групу.
4. Визначайте, скільки замовляти, за швидкістю продажів
Кількість замовлення має дорівнювати тому, що ви продасте до наступного замовлення: середньоденні продажі × кількість днів між двома замовленнями. Кількість у коробці від постачальника чи пропозиція «знижка за великий обсяг» не повинні порушувати цей розрахунок: купити коробку на 48 штук товару, якого продається 3 штуки на місяць, означає річний запас, і це найпоширеніше джерело товару, що місяцями лежить на стелажі. Для дорогих товарів групи A часті й малі замовлення зменшують заморожені гроші; для дешевих товарів групи C рідкісні й великі замовлення економлять трудовитрати.
5. Відстежуйте результат за чотирма показниками
Чи працюють рішення, показують чотири числа: оборотність запасів (як швидко обертаються гроші, вкладені в запаси), частка неліквіду (скільки грошей не обертається взагалі), кількість випадків відсутності товару (скільки разів стелаж був порожнім, коли надійшов попит) і точність обліку запасів (наскільки можна довіряти обліку). Розрахунки — в посібниках оборотність запасів і неліквід. Якщо оборотність падає, а неліквід зростає, кількості замовлень завеликі; якщо відсутність товару зростає, точки замовлення занизькі. Вимірюйте всі чотири щокварталу в один і той самий день і записуйте.
Приклад ABC-аналізу
Приклад списку з шести товарів для магазину автозапчастин. Цифри підібрано, щоб показати метод:
| Товар | Річні продажі | Собівартість одиниці | Річна вартість | Частка | Кумулятивна | Клас |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Моторна олива 4 л | 1.200 шт. | 400 ₺ | 480.000 ₺ | %48 | %48 | A |
| Гальмівні колодки | 500 шт. | 600 ₺ | 300.000 ₺ | %30 | %78 | A |
| Щітка склоочисника | 600 шт. | 150 ₺ | 90.000 ₺ | %9 | %87 | B |
| Лампа фари | 1.000 шт. | 60 ₺ | 60.000 ₺ | %6 | %93 | B |
| Набір запобіжників | 800 шт. | 50 ₺ | 40.000 ₺ | %4 | %97 | C |
| Прокладка | 150 шт. | 200 ₺ | 30.000 ₺ | %3 | %100 | C |
Урок із таблиці такий: товар, що продається в найбільшій кількості (після моторної оливи — лампа фари, 1.000 шт.), залишився в групі B, бо вартість його одиниці низька. ABC сортує не за кількістю, а за грошима. Два з шести товарів становлять 78% загальної вартості; саме з цих двох починають розраховувати точку замовлення по кожному товару й рахувати під час інвентаризації. Те саме класифікування застосовують і на стелажах: товари групи A кладуть у комірки біля входу — правила розміщення ми описали в посібнику з адресації стелажів.
Методи оцінки запасів: FIFO, середньозважена, LIFO
Коли ви купуєте той самий товар за різними цінами, метод оцінки визначає, за якою ціною розраховувати собівартість проданих товарів. Цей вибір впливає на результат розрахунку оборотності та прибутку:
| Метод | Собівартість проданих товарів | Коли ціни зростають |
|---|---|---|
| FIFO (перший прийшов — перший пішов) | За найстарішою закупівельною ціною | Собівартість виглядає низькою, прибуток — високим; наявні запаси оцінюються близько до поточної ціни |
| Середньозважена | За середньою собівартістю одиниці, що перераховується після кожної закупівлі | Коливання цін згладжуються, результат лежить між двома іншими |
| LIFO (останнім прийшов — першим пішов) | За найновішою закупівельною ціною | Собівартість виглядає високою, прибуток — низьким; наявні запаси залишаються за старими цінами |
У FIFO є й фізичний сенс: товар, що лежить на стелажі довше, продається першим. Для товару з терміном придатності це означає виставляти старішу партію наперед, і це найпростіша звичка, що зменшує списання; як застосовувати це на стелажі, чим відрізняється FEFO та числовий приклад собівартості — ми розповіли в посібнику що таке FIFO. Який метод використовувати у фінансовому обліку, залежить від податкового законодавства; визначте це разом зі своїм бухгалтером. Для рішень щодо запасів важливо під час порівняння показників щоразу застосовувати один і той самий метод.
Що програма управління запасами робить, а що ні?
Програма не ухвалює рішень: вона збирає дані, на яких вони ґрунтуються, і нагадує про поріг. В Ofisx для кожного товару ви задаєте мінімальний рівень; коли запас опускається нижче нього, надходить сповіщення про критичний запас. На екрані інвентаризації системна кількість і перерахована стоять поруч, а різниця розраховується. У міру збереження продажів накопичуються звіт «Найпопулярніші товари» за вибраний період і історія руху товару. Окремого екрана ABC-аналізу в програмі немає: ви експортуєте список товарів в Excel і самостійно будуєте таблицю, наведену вище. Для роботи на складі з телефона мобільна та веб-версії використовують одні й ті самі дані.
Якщо хочете почати без програми, усі розрахунки можна виконати й вручну: безкоштовні калькулятори для критичного запасу, страхового запасу та оборотності запасів, а для ведення обліку є готовий шаблон обліку запасів в Excel.
Поширені запитання
Управління запасами і управління складськими запасами — це одне й те саме?
У повсякденному вжитку так: обидва стосуються рішення про те, якого товару й скільки тримати, та відстеження результату. Слово «інвентар» (envanter) у бухгалтерії має ще одне значення: перелік товарів, наявних на певну дату, які перераховано й оцінено (інвентаризація, інвентарна книга). Управління запасами — це підтримання цього переліку в постійно точному й збалансованому стані.
У чому різниця між управлінням запасами та управлінням складом?
Управління запасами вирішує, чого, скільки й коли мати в запасі; управління складом забезпечує, як цей запас фізично приймається, куди розміщується, як комплектується й відвантажується. Перше — це рішення про закупівлі та гроші, друге — робота зі стелажами та процесами. Про складські процеси дивіться посібник що таке управління складом.
Як провести ABC-аналіз?
Помножте річну кількість проданого кожного товару на закупівельну собівартість одиниці, відсортуйте список за цією вартістю від більшого до меншого й розрахуйте кумулятивну частку кожного рядка. Товари, що входять у перші 80% загальної вартості, — клас A, наступні 15% — B, решта — C. Ці пороги — не правило, а традиція; важливо щоразу використовувати той самий поріг. Із зміною швидкості продажів змінюються й класи, тож оновлюйте аналіз щонайменше раз на рік.
Як розрахувати страховий запас?
Є два шляхи. Практичний — додати відсоток від кількості, яка буде продана протягом терміну поставки: для більшості товарів 20%, для товарів із нестабільним попитом або ненадійним постачальником — 30–50%. Точніший віднімає від найгіршого дня середнє: (найвищі денні продажі × найдовший термін поставки) − (середні денні продажі × середній термін поставки). Другий спосіб можна виконати за допомогою калькулятора страхового запасу.
Чи потрібна програма для управління запасами?
Не обов’язково: усі рішення можна ухвалювати в Excel. Різниця програми в тому, що вона збирає дані сама — запас зменшується з кожним продажем, про товар, що опустився до критичного рівня, надходить сповіщення, історія продажів накопичується без ручного складання. Програма не ухвалює рішення за вас; скільки якого товару тримати, як і раніше визначають розрахунки з цієї сторінки. Коли переходити з Excel, ми розповіли в посібнику як вести облік запасів на складі.
Чи є PDF або конспект лекцій з управління запасами?
Ця сторінка написана незалежно від програми й може використовуватися як конспект: завантажити її можна, вибравши в меню «Друк» браузера «Зберегти як PDF». Охоплені теми: ABC-аналіз, точка перезамовлення, страховий запас, кількість замовлення, оборотність запасів, неліквід, точність інвентаризації та методи оцінки запасів (FIFO, середньозважена, LIFO).
Останнє оновлення:
Критичний запас, інвентаризація та звіт про продажі в застосунку
Дані, на яких ґрунтуються рішення щодо запасів, накопичуються самі з кожним продажем і кожною інвентаризацією.
Рішення ухвалюєте ви, а відстеження бере на себе програма
Відкрийте безкоштовний обліковий запис, імпортуйте свій список з Excel і почніть із того, що задайте мінімальні рівні для товарів групи A.