Apa itu manajemen persediaan?
Manajemen persediaan adalah pekerjaan memutuskan berapa banyak stok setiap produk yang akan ditahan oleh suatu usaha, kapan dan berapa banyak akan memesan, lalu mengukur hasil keputusan tersebut. Tujuannya adalah menahan uang sesedikit mungkin di rak tanpa kehabisan stok. Alat utamanya adalah analisis ABC (apa), titik pemesanan ulang dan stok pengaman (kapan), jumlah pemesanan (berapa banyak), serta perputaran stok, rasio stok mati, dan akurasi penghitungan (apakah hasilnya baik).
Stok berlebih maupun stok kurang sama-sama merugikan: yang satu berupa uang tunai yang menunggu di rak, yang lain berupa penjualan yang lepas. Manajemen persediaan berarti menjaga keseimbangan antara keduanya bukan dengan perkiraan, melainkan dengan perhitungan yang sama untuk setiap produk.
Halaman ini membahas stok barang dagangan. Pekerjaan yang disebut "manajemen inventaris TI" di bidang teknologi informasi (pencatatan aset seperti komputer dan lisensi perangkat lunak) adalah topik yang terpisah.
Empat pertanyaan yang dijawab manajemen persediaan
| Pertanyaan | Alat | Rincian |
|---|---|---|
| Produk mana yang perlu perhatian seberapa besar? | Analisis ABC | Di halaman ini, di bawah |
| Kapan memesan? | Titik pemesanan ulang (stok kritis) dan stok pengaman | Apa itu level stok kritis |
| Berapa banyak yang dipesan? | Jumlah pemesanan berdasarkan kecepatan penjualan | Di halaman ini, langkah 4 |
| Apakah keputusannya berhasil? | Perputaran stok, rasio stok mati, akurasi penghitungan | Perputaran stok, stok mati, stok opname gudang |
Perbedaannya dengan manajemen gudang
Kedua istilah ini sering tertukar karena sama-sama mengurus stok yang sama. Bedanya ada pada pertanyaan yang dijawab: manajemen persediaan memutuskan "berapa banyak, apa, dan kapan"; manajemen gudang menjalankan penerimaan, penempatan di rak, serta pengambilan dan pengiriman barang tersebut.
| Aspek | Manajemen persediaan | Manajemen gudang |
|---|---|---|
| Pertanyaan yang dijawab | Apa yang harus saya stok, berapa banyak, dan kapan? | Bagaimana barang masuk, di mana disimpan, dan bagaimana keluar? |
| Jenis keputusan | Keputusan pembelian dan keuangan | Urusan rak dan proses |
| Alat utama | Analisis ABC, titik pemesanan, stok pengaman, jumlah pemesanan | Penerimaan barang, pengalamatan rak, pengambilan-pengiriman, penghitungan |
| Jika berjalan salah | Uang yang menunggu di rak atau penjualan yang lepas | Barang yang tidak ditemukan, salah kirim, selisih hasil hitung |
Sisi gudang — empat proses dari penerimaan barang hingga pengiriman — kami jelaskan di panduan apa itu manajemen gudang; untuk tata letak rak, lihat pengalamatan rak. Yang dicari orang dengan kata "manajemen persediaan gudang" biasanya adalah keduanya dibangun bersama: tanpa tata letak rak yang benar, pencatatan tidak akan bertahan; tanpa pencatatan yang benar, keputusan persediaan tidak bisa diambil.
Manajemen persediaan dalam lima langkah
1. Pastikan dulu catatan Anda benar
Keputusan persediaan diambil berdasarkan jumlah di sistem; jika jumlah itu tidak cocok dengan isi rak, setiap keputusan bertumpu pada angka yang salah. Langkah pertama adalah melakukan penghitungan dan mengeluarkan tingkat akurasi stok: jenis produk yang tanpa selisih ÷ jenis produk yang dihitung. Jika angkanya rendah, perbaiki tata cara pencatatan sebelum membahas batas pemesanan atau kelas ABC. Langkah-langkah penghitungan ada di panduan cara melakukan stok opname gudang.
2. Bagi produk menjadi tiga kelompok dengan analisis ABC
Tidak semua produk layak mendapat perhatian yang sama. Cari nilai pemakaian tahunan setiap produk: jumlah unit terjual per tahun × harga pokok pembelian per unit. Urutkan daftar dari nilai terbesar ke terkecil dan hitung persentase kumulatif setiap baris. Dengan ambang yang umum dipakai, produk yang menyumbang 80% pertama dari total nilai adalah kelompok A, 15% berikutnya B, dan 5% sisanya kelompok C. Kelompok A biasanya hanya sebagian kecil dari jenis produk, tetapi uangnya ada di sana; berikan perhatian Anda lebih dulu kepadanya. Contoh tabelnya ada di bawah.
3. Tentukan kapan memesan untuk setiap produk
Waktu pemesanan ditentukan oleh titik pemesanan ulang, yaitu level stok kritis: pesanan dibuat ketika stok turun ke jumlah ini. Rumus singkatnya adalah rata-rata penjualan harian × lead time pemasok × 1,2; tambahan di akhir itulah stok pengaman. Perhitungan rumusnya langkah demi langkah ada di panduan apa itu level stok kritis. Di sinilah ABC berguna: pada kelompok A, hitung levelnya produk per produk dan tinjau sering-sering; pada kelompok C, cukup tetapkan satu aturan bersama untuk seluruh kelompok produk.
4. Tetapkan jumlah pesanan berdasarkan kecepatan penjualan
Jumlah pesanan harus sebanyak yang akan Anda jual sampai pesanan berikutnya: rata-rata penjualan harian × jumlah hari di antara dua pesanan. Jumlah isi per dus dari pemasok atau tawaran "diskon untuk pembelian banyak" tidak boleh merusak hitungan ini: membeli dus isi 48 untuk produk yang terjual 3 unit per bulan berarti stok untuk satu tahun, dan itu adalah sumber paling umum dari barang yang menumpuk di rak selama berbulan-bulan. Pada produk A yang bernilai tinggi, pesanan yang sering dan kecil mengurangi uang yang tertahan; pada produk C yang bernilai rendah, pesanan yang jarang dan dalam jumlah besar menghemat tenaga.
5. Pantau hasilnya dengan empat ukuran
Empat angka menunjukkan apakah keputusan Anda berhasil: perputaran stok (seberapa cepat uang yang tertanam di stok berputar), rasio stok mati (berapa banyak uang yang sama sekali tidak berputar), jumlah kejadian stok kosong (berapa kali rak kosong saat ada permintaan), dan tingkat akurasi stok (seberapa jauh Anda bisa memercayai catatan). Perhitungannya ada di panduan perputaran stok dan stok mati. Jika perputaran turun dan stok mati naik, jumlah pesanan terlalu besar; jika stok kosong bertambah, titik pemesanan terlalu rendah. Ukur dan catat keempatnya pada hari yang sama setiap kuartal.
Contoh analisis ABC
Daftar contoh enam produk dari sebuah toko suku cadang otomotif. Angka-angkanya dipilih untuk menunjukkan metodenya:
| Produk | Penjualan tahunan | Biaya per unit | Nilai tahunan | Persentase | Kumulatif | Kelas |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Oli mesin 4 L | 1.200 unit | 400 ₺ | 480.000 ₺ | %48 | %48 | A |
| Kampas rem | 500 unit | 600 ₺ | 300.000 ₺ | %30 | %78 | A |
| Wiper | 600 unit | 150 ₺ | 90.000 ₺ | %9 | %87 | B |
| Bohlam lampu depan | 1.000 unit | 60 ₺ | 60.000 ₺ | %6 | %93 | B |
| Set sekering | 800 unit | 50 ₺ | 40.000 ₺ | %4 | %97 | C |
| Gasket | 150 unit | 200 ₺ | 30.000 ₺ | %3 | %100 | C |
Pelajaran dari tabel ini: produk yang paling banyak terjual dalam jumlah unit (setelah oli mesin, bohlam lampu depan, 1.000 unit) tetap berada di kelompok B karena nilai per unitnya rendah. ABC mengurutkan berdasarkan uang, bukan jumlah unit. Dua dari enam produk menyumbang 78% dari total nilai; menghitung titik pemesanan produk per produk dan mendahulukan penghitungan stok opname dimulai dari kedua produk ini. Klasifikasi yang sama juga dipakai di rak: produk A ditempatkan di slot yang dekat dengan pintu — aturan penempatannya kami jelaskan di panduan pengalamatan rak.
Metode penilaian stok: FIFO, rata-rata tertimbang, LIFO
Ketika Anda membeli produk yang sama dengan harga berbeda, harga mana yang dipakai untuk menghitung harga pokok barang terjual ditentukan oleh metode penilaian. Pilihan ini memengaruhi hasil perhitungan perputaran dan laba:
| Metode | Harga pokok barang terjual | Saat harga naik |
|---|---|---|
| FIFO (masuk pertama keluar pertama) | Dari harga pembelian paling lama | Biaya tampak rendah, laba tampak tinggi; stok yang ada dinilai mendekati harga terkini |
| Rata-rata tertimbang | Dari biaya rata-rata per unit yang dihitung ulang setelah setiap pembelian | Fluktuasi harga teredam, hasilnya berada di antara keduanya |
| LIFO (masuk terakhir keluar pertama) | Dari harga pembelian terbaru | Biaya tampak tinggi, laba tampak rendah; stok yang ada tetap dinilai dengan harga lama |
FIFO juga memiliki makna fisik: barang yang lebih dulu diletakkan di rak dijual lebih dulu. Pada produk dengan tanggal kedaluwarsa, ini berarti menaruh batch lama di depan, dan itu adalah kebiasaan paling sederhana yang mengurangi susut; cara menerapkannya di rak, perbedaannya dengan FEFO, dan contoh perhitungan biayanya kami jelaskan di panduan apa itu FIFO. Metode mana yang dipakai dalam pembukuan keuangan bergantung pada peraturan perpajakan; tentukan hal ini bersama akuntan Anda. Yang penting untuk keputusan persediaan adalah memakai metode yang sama setiap periode saat membandingkan rasio.
Apa yang dilakukan dan tidak dilakukan program manajemen persediaan?
Program tidak mengambil keputusan; ia mengumpulkan data yang menjadi dasar keputusan dan mengingatkan Anda pada ambang batas. Di Ofisx, Anda menetapkan level minimum untuk setiap produk; ketika stok turun di bawahnya, notifikasi stok kritis akan muncul. Di layar stok opname, jumlah di sistem dan jumlah hasil hitung ditampilkan berdampingan dan selisihnya dihitung. Seiring penjualan dicatat, laporan "Produk terlaris" dengan rentang tanggal dan riwayat pergerakan produk terkumpul. Program tidak memiliki layar analisis ABC tersendiri: Anda mengekspor daftar produk ke Excel dan menyusun tabel di atas sendiri. Untuk bekerja dengan ponsel di gudang, versi seluler dan web berbagi data yang sama.
Jika Anda ingin memulai tanpa program, semua perhitungan juga bisa dilakukan secara manual: kalkulator gratis untuk stok kritis, stok pengaman, dan perputaran stok tersedia, dan untuk pencatatan sudah ada template Excel pencatatan stok.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah manajemen persediaan sama dengan manajemen stok?
Dalam pemakaian sehari-hari, ya: keduanya menyangkut keputusan berapa banyak yang ditahan dari setiap produk dan pemantauan hasilnya. Kata "inventaris" memiliki makna kedua dalam akuntansi: daftar barang yang ada pada tanggal tertentu yang dihitung dan dinilai (penghitungan inventaris, buku inventaris). Manajemen persediaan adalah menjaga daftar ini selalu akurat dan seimbang.
Apa perbedaan manajemen persediaan dan manajemen gudang?
Manajemen persediaan memutuskan apa yang distok, berapa banyak, dan kapan; manajemen gudang menjalankan bagaimana stok itu diterima secara fisik, di mana diletakkan, dan bagaimana diambil dan dikirim. Yang pertama adalah keputusan pembelian dan keuangan, yang kedua adalah urusan rak dan proses. Untuk proses gudang, lihat panduan apa itu manajemen gudang.
Bagaimana cara melakukan analisis ABC?
Kalikan jumlah unit terjual per tahun setiap produk dengan harga pokok pembelian per unit, urutkan daftar dari nilai terbesar ke terkecil, dan hitung persentase kumulatif setiap baris. Produk yang masuk dalam 80% pertama dari total nilai diklasifikasikan sebagai A, 15% berikutnya B, sisanya C. Ambang ini bukan aturan, melainkan kebiasaan; yang penting adalah memakai ambang yang sama setiap periode. Seiring berubahnya kecepatan penjualan, kelasnya pun berubah, jadi perbarui analisis setidaknya setahun sekali.
Bagaimana cara menghitung stok pengaman?
Ada dua cara. Yang praktis adalah menambahkan persentase dari jumlah yang akan terjual selama lead time pemasok: 20% untuk sebagian besar produk, 30-50% untuk produk dengan permintaan yang fluktuatif atau pemasok yang tidak dapat diandalkan. Yang lebih akurat mengurangi hari terburuk dari rata-rata: (penjualan harian tertinggi × lead time terpanjang) − (rata-rata penjualan harian × rata-rata lead time). Cara kedua dapat Anda lakukan dengan kalkulator stok pengaman.
Apakah manajemen persediaan memerlukan program?
Tidak wajib: semua keputusan bisa diambil di Excel. Keunggulan program adalah mengumpulkan data secara otomatis — stok berkurang di setiap penjualan, notifikasi muncul untuk produk yang turun ke level kritis, dan riwayat penjualan terkumpul tanpa disusun manual. Program tidak mengambil keputusan untuk Anda; berapa banyak yang ditahan dari setiap produk tetap berdasarkan perhitungan di halaman ini. Kapan sebaiknya beralih dari Excel kami jelaskan di panduan cara melakukan pencatatan stok gudang.
Apakah ada PDF atau catatan kuliah manajemen persediaan?
Halaman ini ditulis terlepas dari program dan dapat dipakai sebagai catatan kuliah: Anda dapat mengunduhnya dengan memilih "Simpan sebagai PDF" dari menu Cetak di browser Anda. Topik yang dicakup: analisis ABC, titik pemesanan ulang, stok pengaman, jumlah pemesanan, perputaran stok, stok mati, akurasi penghitungan, dan metode penilaian stok (FIFO, rata-rata tertimbang, LIFO).
Pembaruan terakhir:
Stok kritis, stok opname, dan laporan penjualan dalam praktik
Data yang menjadi dasar keputusan persediaan terkumpul dengan sendirinya di setiap penjualan dan setiap penghitungan.
Anda yang memutuskan, program yang memantau
Buka akun gratis, impor daftar Excel Anda, dan mulailah dengan menetapkan level minimum untuk produk di kelompok A.