Šta je upravljanje zalihama?
Upravljanje zalihama je posao u kome preduzeće odlučuje koliko zaliha kog proizvoda će držati, kada i koliko će poručivati, i meri rezultate tih odluka. Cilj je da se ne ostane bez zaliha, a da se na polici veže što je moguće manje novca. Glavni alati su ABC analiza (šta), tačka ponovnog poručivanja i rezervne zalihe (kada), količina za poručivanje (koliko) i obrt zaliha, udeo mrtvih zaliha i tačnost popisa (da li je rezultat dobar).
I višak i manjak zaliha koštaju: jedno je novac koji stoji na polici, drugo je propuštena prodaja. Upravljanje zalihama znači uspostaviti ravnotežu između ta dva ne nagađanjem, nego istim obračunom za svaki proizvod.
Ova stranica opisuje zalihe trgovačke robe. Posao koji se u informacionim tehnologijama zove „upravljanje IT inventarom“ (evidencija sredstava poput računara i softverskih licenci) je zasebna tema.
Četiri pitanja na koja odgovara upravljanje zalihama
| Pitanje | Alat | Detalj |
|---|---|---|
| Kom proizvodu koliko pažnje? | ABC analiza | Na ovoj stranici, u nastavku |
| Kada poručivati? | Tačka ponovnog poručivanja (kritične zalihe) i rezervne zalihe | Šta je kritični nivo zaliha |
| Koliko poručivati? | Količina za poručivanje prema brzini prodaje | Na ovoj stranici, 4. korak |
| Da li odluke daju rezultat? | Obrt zaliha, udeo mrtvih zaliha, tačnost popisa | Obrt zaliha, mrtve zalihe, popis magacina |
Razlika u odnosu na upravljanje magacinom
Ova dva pojma se često mešaju jer se oba bave istim zalihama. Razlika je u tome na koje pitanje odgovaraju: upravljanje zalihama donosi odluku „koliko, čega, kada“; upravljanje magacinom sprovodi prijem take robe, njen smeštaj na police, komisioniranje i otpremu.
| Tema | Upravljanje zalihama | Upravljanje magacinom |
|---|---|---|
| Pitanje na koje odgovara | Čega, koliko i kada da nabavim za zalihe? | Kako roba ulazi, gde stoji i kako izlazi? |
| Vrsta odluke | Odluka o nabavci i novcu | Posao police i procesa |
| Glavni alati | ABC analiza, tačka poručivanja, rezervne zalihe, količina za poručivanje | Prijem robe, adresiranje polica, komisioniranje-otprema, popis |
| Kada pođe po zlu | Novac koji stoji na polici ili propuštena prodaja | Roba koja se ne može naći, pogrešna isporuka, razlika pri popisu |
Magacinsku stranu — četiri procesa od prijema robe do otpreme — opisali smo u vodiču šta je upravljanje magacinom; za raspored polica pogledajte adresiranje polica. Ono što se traži kao „upravljanje magacinskim zalihama“ najčešće je oba zajedno: bez pravilnog rasporeda polica evidencija se ne drži, bez tačne evidencije ne može se doneti odluka o zalihama.
Upravljanje zalihama u pet koraka
1. Prvo se uverite da je evidencija tačna
Odluke o zalihama donose se na osnovu količine u sistemu; ako se ta količina ne slaže sa onom na polici, svaka odluka se zasniva na pogrešnom broju. Prvi posao je da obavite popis i izračunate stopu tačnosti zaliha: broj vrsta proizvoda bez razlike ÷ broj prebrojanih vrsta proizvoda. Ako je stopa niska, ispravite sistem evidencije pre nego što počnete da govorite o pragu poručivanja ili ABC klasi. Koraci popisa nalaze se u vodiču kako se obavlja popis magacina.
2. Podelite proizvode u tri grupe pomoću ABC analize
Svaki proizvod ne zaslužuje istu pažnju. Pronađite godišnju vrednost potrošnje svakog proizvoda: godišnje prodata količina × nabavna cena po jedinici. Poređajte listu po toj vrednosti od najveće ka najmanjoj i izračunajte kumulativni udeo svakog reda. Prema uobičajenim pragovima, proizvodi koji nose prvih 80% ukupne vrednosti čine grupu A, sledećih 15% grupu B, a preostalih 5% grupu C. Grupa A je obično mali deo asortimana, ali novac nosi ona; prvo njoj posvetite pažnju. U nastavku je primer tabele.
3. Odredite kada ćete poručivati svaki proizvod
Vreme poručivanja određuje tačka ponovnog poručivanja, tj. kritični nivo zaliha: kada zalihe padnu na tu količinu, poručuje se. Kratka formula je prosečna dnevna prodaja × vreme isporuke × 1,2; dodatak na kraju su rezervne zalihe. Obračun formule korak po korak nalazi se u vodiču šta je kritični nivo zaliha. ABC tu pomaže: u grupi A nivo računajte za svaki proizvod posebno i često ga preispitujte, a u grupi C dovoljno je postaviti zajedničko pravilo za grupu proizvoda.
4. Količinu za poručivanje odredite prema brzini prodaje
Količina za poručivanje treba da bude onoliko koliko ćete prodati do sledeće porudžbine: prosečna dnevna prodaja × broj dana između dve porudžbine. Dobavljačevo pakovanje ili ponuda „popust za veću količinu“ ne sme da pokvari ovaj obračun: kupovina pakovanja od 48 komada proizvoda koji se prodaje 3 komada mesečno znači zalihu za godinu dana i najčešći je izvor robe koja mesecima stoji na polici. Kod proizvoda A visoke vrednosti česte i male porudžbine smanjuju vezani novac; kod proizvoda C niske vrednosti retke i zbirne porudžbine štede trud.
5. Rezultat pratite pomoću četiri pokazatelja
Da li odluke daju rezultat govore četiri broja: obrt zaliha (koliko brzo se obrće novac vezan u zalihama), udeo mrtvih zaliha (koliko novca se uopšte ne obrće), broj slučajeva nestašice (koliko puta je polica bila prazna kada se pojavila potražnja) i stopa tačnosti zaliha (koliko možete da verujete evidenciji). Obračuni se nalaze u vodičima o obrtu zaliha i mrtvim zalihama. Ako obrt opada, a mrtve zalihe rastu, količine za poručivanje su prevelike; ako nestašica raste, tačke poručivanja su preniske. Sva četiri merite i beležite istog dana svakog kvartala.
Primer ABC analize
Primer liste od šest proizvoda prodavnice auto-delova. Brojke su izabrane da bi se prikazao metod:
| Proizvod | Godišnja prodaja | Nabavna cena po jedinici | Godišnja vrednost | Udeo | Kumulativno | Klasa |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Motorno ulje 4 L | 1.200 komada | 400 ₺ | 480.000 ₺ | %48 | %48 | A |
| Kočione pločice | 500 komada | 600 ₺ | 300.000 ₺ | %30 | %78 | A |
| Metlice brisača | 600 komada | 150 ₺ | 90.000 ₺ | %9 | %87 | B |
| Sijalica farova | 1.000 komada | 60 ₺ | 60.000 ₺ | %6 | %93 | B |
| Set osigurača | 800 komada | 50 ₺ | 40.000 ₺ | %4 | %97 | C |
| Zaptivka | 150 komada | 200 ₺ | 30.000 ₺ | %3 | %100 | C |
Pouka tabele je sledeća: proizvod koji se prodaje u najvećem broju komada (posle motornog ulja, sijalica farova, 1.000 komada) ostao je u grupi B, jer mu je jedinična vrednost niska. ABC rangira po novcu, a ne po komadima. Dva od šest proizvoda nose 78% ukupne vrednosti; sa ta dva se počinje obračun tačke poručivanja za svaki proizvod i prvo brojanje pri popisu. Ista klasifikacija koristi se i na polici: proizvodi A odlažu se u polja blizu vrata — pravila rasporeda opisali smo u vodiču o adresiranju polica.
Metode vrednovanja zaliha: FIFO, ponderisani prosek, LIFO
Kada isti proizvod kupujete po različitim cenama, metod vrednovanja određuje po kojoj ceni računate nabavnu vrednost prodate robe. Ovaj izbor utiče na rezultat obrta i obračuna dobiti:
| Metod | Nabavna vrednost prodate robe | Kada cene rastu |
|---|---|---|
| FIFO (prvi ušao, prvi izašao) | Po najstarijoj nabavnoj ceni | Trošak izgleda nizak, a dobit visoka; zalihe na raspolaganju vrednuju se blizu tekuće cene |
| Ponderisani prosek | Po prosečnoj jediničnoj nabavnoj ceni koja se preračunava posle svake nabavke | Kolebanje cena se ublažava, rezultat je između druga dva |
| LIFO (poslednji ušao, prvi izašao) | Po najnovijoj nabavnoj ceni | Trošak izgleda visok, a dobit niska; zalihe na raspolaganju ostaju po starim cenama |
FIFO ima i fizičko značenje: roba koja je prva stavljena na policu prva se prodaje. Kod proizvoda sa rokom trajanja to znači stavljanje starije partije napred, što je najjednostavnija navika koja smanjuje kalo; kako se primenjuje na polici, razliku u odnosu na FEFO i brojčani primer troška opisali smo u vodiču šta je FIFO. Koji će se metod koristiti u finansijskoj evidenciji zavisi od poreskih propisa; to odredite sa svojim računovođom. Za odluke o zalihama važno je da pri poređenju pokazatelja svaki period koristite isti metod.
Šta program za upravljanje zalihama radi, a šta ne radi?
Program ne donosi odluku, on prikuplja podatke na kojima se odluka zasniva i podseća na prag. U Ofisxu svakom proizvodu definišete minimalni nivo; kada zalihe padnu ispod njega, stiže obaveštenje o kritičnim zalihama. Na ekranu za popis sistemska i prebrojana količina stoje jedna pored druge i razlika se izračunava. Kako se prodaje evidentiraju, nakupljaju se izveštaj „Najprodavaniji proizvodi“ za izabrani period i istorija kretanja proizvoda. U programu ne postoji poseban ekran za ABC analizu: listu proizvoda izvezete u Excel i gornju tabelu napravite sami. Za rad telefonom u magacinu mobilna i veb verzija dele iste podatke.
Ako želite da počnete bez programa, svi obračuni mogu da se urade i ručno: za kritične zalihe, rezervne zalihe i obrt zaliha postoje besplatni kalkulatori, a za evidenciju je spreman Excel šablon za praćenje zaliha.
Česta pitanja
Da li su upravljanje inventarom i upravljanje zalihama isto?
U svakodnevnoj upotrebi jesu: oba označavaju odlučivanje o tome koliko kog proizvoda držati i praćenje rezultata. Reč „inventar“ ima i drugo značenje u računovodstvu: popis robe koja se na određeni datum nalazi na raspolaganju, prebrojane i vrednovane (popis inventara, knjiga inventara). Upravljanje zalihama znači da se ta lista stalno održava tačnom i uravnoteženom.
Koja je razlika između upravljanja zalihama i upravljanja magacinom?
Upravljanje zalihama odlučuje šta, koliko i kada će se držati na zalihama; upravljanje magacinom sprovodi fizički prijem tih zaliha, njihov smeštaj, komisioniranje i otpremu. Prvo je odluka o nabavci i novcu, drugo je posao police i procesa. Za magacinske procese pogledajte vodič šta je upravljanje magacinom.
Kako se radi ABC analiza?
Pomnožite godišnje prodatu količinu svakog proizvoda sa njegovom nabavnom cenom po jedinici, poređajte listu po toj vrednosti od najveće ka najmanjoj i izračunajte kumulativni udeo svakog reda. Proizvodi koji ulaze u prvih 80% ukupne vrednosti klasifikuju se kao A, sledećih 15% kao B, a ostali kao C. Ovi pragovi su tradicija, a ne pravilo; važno je da se svaki period koristi isti prag. Kako se menja brzina prodaje, menjaju se i klase, zato analizu obnavljajte barem jednom godišnje.
Kako se izračunavaju rezervne zalihe?
Postoje dva puta. Praktičan je da se doda procenat količine koja će se prodati tokom vremena isporuke: kod većine proizvoda 20%, kod proizvoda sa promenljivom potražnjom ili nepouzdanim dobavljačem 30-50%. Precizniji oduzima najgori dan od proseka: (najveća dnevna prodaja × najduže vreme isporuke) − (prosečna dnevna prodaja × prosečno vreme isporuke). Drugi način možete da primenite pomoću kalkulatora rezervnih zaliha.
Da li je za upravljanje zalihama potreban program?
Nije neophodan: sve odluke mogu da se donose u Excelu. Razlika programa je u tome što podatke prikuplja sam — zalihe se smanjuju sa svakom prodajom, za proizvod koji padne na kritični nivo stiže obaveštenje, istorija prodaje se nakuplja bez ručnog sastavljanja. Program ne donosi odluku umesto vas; koliko kog proizvoda će se držati i dalje se određuje obračunima sa ove stranice. Kada preći sa Excela opisali smo u vodiču kako se vodi evidencija zaliha u magacinu.
Postoji li PDF ili skripta o upravljanju zalihama?
Ova stranica je napisana nezavisno od programa i može da se koristi kao materijal za učenje: možete je preuzeti izborom opcije „Sačuvaj kao PDF“ iz menija Štampaj u vašem pregledaču. Obuhvaćene teme: ABC analiza, tačka ponovnog poručivanja, rezervne zalihe, količina za poručivanje, obrt zaliha, mrtve zalihe, tačnost popisa i metode vrednovanja zaliha (FIFO, ponderisani prosek, LIFO).
Poslednje ažuriranje:
Kritične zalihe, popis i izveštaj o prodaji u praksi
Podaci na kojima se zasnivaju odluke o zalihama nakupljaju se sami sa svakom prodajom i svakim popisom.
Vi donosite odluku, a program prati
Otvorite besplatan nalog, uvezite svoju Excel listu i počnite tako što ćete proizvodima iz grupe A definisati minimalne nivoe.