Što je upravljanje zalihama?

I višak i manjak zaliha koštaju: jedno je novac koji čeka na polici, drugo je izgubljena prodaja. Upravljanje zalihama znači uspostaviti ravnotežu između to dvoje ne procjenom, nego istim izračunom za svaki proizvod.

Ova stranica opisuje zalihe trgovačke robe. Posao koji se u informacijskim tehnologijama naziva „upravljanje IT inventarom” (evidencija imovine kao što su računala i softverske licence) zasebna je tema.

Četiri pitanja na koja odgovara upravljanje zalihama

Razlika u odnosu na upravljanje skladištem

Ta se dva pojma često miješaju jer se oba bave istim zalihama. Razlika je u pitanju na koje odgovaraju: upravljanje zalihama odlučuje „koliko, čega i kada”, a upravljanje skladištem provodi primku te robe, njezin smještaj na policu te komisioniranje i otpremu.

Stranu skladišta – četiri procesa od primke do otpreme – objasnili smo u vodiču što je upravljanje skladištem; za raspored polica pogledajte adresiranje polica. Ono što se traži kao „upravljanje skladišnim zalihama” uglavnom je oboje zajedno: bez ispravnog rasporeda polica evidencija se ne drži, bez ispravne evidencije ne može se donijeti odluka o zalihama.

Upravljanje zalihama u pet koraka

1. Prvo se uvjerite da je evidencija točna

Odluke o zalihama donose se na temelju količine u sustavu; ako se ta količina ne podudara s onom na polici, svaka se odluka temelji na pogrešnom broju. Prvi posao je napraviti popis i izračunati točnost zaliha: broj vrsta proizvoda bez razlike ÷ broj prebrojenih vrsta proizvoda. Ako je omjer nizak, prije razgovora o pragu narudžbe ili ABC klasi popravite sustav evidencije. Koraci popisa nalaze se u vodiču kako provesti popis skladišta.

2. Proizvode ABC analizom podijelite u tri skupine

Ne zaslužuje svaki proizvod jednaku pažnju. Pronađite godišnju vrijednost potrošnje svakog proizvoda: godišnje prodana količina × jedinični nabavni trošak. Poredajte popis po toj vrijednosti od najveće prema najmanjoj i izračunajte kumulativni udio svakog retka. Prema uobičajenim pragovima proizvodi koji nose prvih 80 % ukupne vrijednosti su skupina A, sljedećih 15 % skupina B, a preostalih 5 % skupina C. Skupina A obično je mali dio asortimana, ali novac je upravo u njoj; pažnju prvo posvetite njoj. U nastavku je primjer tablice.

3. Odredite kada naručivati za svaki proizvod

Vrijeme narudžbe određuje točka ponovne narudžbe, odnosno kritična razina zaliha: kad zalihe padnu na tu količinu, naručuje se. Kratka formula je prosječna dnevna prodaja × rok isporuke × 1,2; dodatak na kraju su sigurnosne zalihe. Izračun formule korak po korak nalazi se u vodiču što je kritična razina zaliha. ABC je ovdje koristan: u skupini A razinu izračunajte proizvod po proizvod i često je preispitujte, a u skupini C dovoljno je postaviti zajedničko pravilo za grupu proizvoda.

4. Količinu narudžbe odredite prema brzini prodaje

Naručena količina treba biti jednaka onome što ćete prodati do sljedeće narudžbe: prosječna dnevna prodaja × broj dana između dviju narudžbi. Dobavljačevo pakiranje ili ponuda „popust za veću količinu” ne smiju pokvariti taj izračun: kupiti kutiju od 48 komada proizvoda koji se prodaje 3 komada mjesečno znači godišnju zalihu i najčešći je izvor robe koja mjesecima stoji na polici. Kod proizvoda visoke vrijednosti iz skupine A česte i male narudžbe smanjuju vezani novac; kod proizvoda niske vrijednosti iz skupine C rijetke i velike narudžbe štede trud.

5. Rezultat pratite pomoću četiri mjerila

Jesu li odluke djelotvorne, govore četiri broja: obrtaj zaliha (koliko brzo se obrće novac vezan u zalihama), udio mrtvih zaliha (koliko se novca uopće ne obrće), broj nestašica (koliko je puta polica bila prazna kad je stigla potražnja) i točnost zaliha (koliko možete vjerovati evidenciji). Izračuni se nalaze u vodičima obrtaj zaliha i mrtve zalihe. Ako obrtaj pada, a mrtve zalihe rastu, naručene količine su prevelike; ako nestašice rastu, točke narudžbe su preniske. Sva četiri mjerite i bilježite svako tromjesečje istog dana.

Primjer ABC analize

Primjer popisa od šest proizvoda za trgovinu autodijelovima. Brojke su odabrane radi prikaza metode:

Pouka tablice je sljedeća: proizvod koji se prodaje u najvećem broju komada (nakon motornog ulja žarulja za farove, 1.000 kom.) ostao je u skupini B jer mu je jedinična vrijednost niska. ABC poreda prema novcu, a ne prema količini. Dva od šest proizvoda nose 78 % ukupne vrijednosti; točku narudžbe računa se proizvod po proizvod, a pri popisu se prvo broji, počevši upravo od ta dva. Ista se klasifikacija koristi i na polici: A proizvodi stavljaju se u pretince blizu vrata – pravila razmještaja objasnili smo u vodiču za adresiranje polica.

Metode vrednovanja zaliha: FIFO, ponderirani prosjek, LIFO

Kad isti proizvod kupujete po različitim cijenama, metoda vrednovanja određuje po kojoj će se cijeni računati nabavna vrijednost prodane robe. Taj izbor utječe na rezultat izračuna obrtaja i dobiti:

FIFO ima i fizičko značenje: roba koja je prva stavljena na policu prva se i prodaje. Kod proizvoda s rokom trajanja to znači staviti stariju seriju naprijed, što je najjednostavnija navika koja smanjuje otpis; kako se to primjenjuje na polici, razliku prema FEFO-u i brojčani primjer troška objasnili smo u vodiču što je FIFO. Koja će se metoda koristiti u financijskim evidencijama ovisi o poreznim propisima; to odredite s računovođom. Za odluke o zalihama važno je pri usporedbi omjera svako razdoblje koristiti istu metodu.

Što program za upravljanje zalihama radi, a što ne?

Program ne donosi odluke, on prikuplja podatke na kojima se odluka temelji i podsjeća na prag. U Ofisxu svakom proizvodu definirate minimalnu razinu; kad zalihe padnu ispod nje, stiže obavijest o kritičnim zalihama. Na zaslonu popisa količina u sustavu i prebrojena količina stoje jedna uz drugu, a razlika se izračunava. Kako se prodaje bilježe, nakupljaju se izvještaj „Najprodavaniji proizvodi” po rasponu datuma i povijest kretanja proizvoda. U programu nema zasebnog zaslona za ABC analizu: popis proizvoda izvezete u Excel i gornju tablicu sastavite sami. Za rad u skladištu pomoću telefona mobilna i web verzija dijele iste podatke.

Ako želite započeti bez programa, svi se izračuni mogu napraviti i ručno: za kritične zalihe, sigurnosne zalihe i obrtaj zaliha postoje besplatni kalkulatori, a za evidenciju je spreman Excel predložak za praćenje zaliha.

Često postavljana pitanja

Zadnje ažuriranje: 22. rujna 2026.

Vi odlučujete, a program prati

Otvorite besplatan račun, uvezite svoj Excel popis i počnite tako da proizvodima iz skupine A definirate minimalne razine.