इन्वेंटरी मैनेजमेंट क्या है?

ज़्यादा स्टॉक भी महँगा पड़ता है और कम स्टॉक भी: एक में रैक पर पड़ा नकद है, दूसरे में हाथ से गई बिक्री। इन्वेंटरी मैनेजमेंट इन दोनों के बीच संतुलन अंदाज़े से नहीं, हर उत्पाद के लिए एक ही गणना से बनाना है।

यह पेज व्यापारिक माल के स्टॉक के बारे में है। सूचना प्रौद्योगिकी में “IT इन्वेंटरी मैनेजमेंट” (कंप्यूटर, सॉफ़्टवेयर लाइसेंस जैसी संपत्तियों का रिकॉर्ड) कहलाने वाला काम एक अलग विषय है।

इन्वेंटरी मैनेजमेंट जिन चार सवालों का जवाब देता है

वेयरहाउस मैनेजमेंट से फ़र्क

दोनों शब्द अक्सर आपस में उलझ जाते हैं, क्योंकि दोनों एक ही स्टॉक से जुड़े हैं। फ़र्क इस बात में है कि वे किस सवाल का जवाब देते हैं: इन्वेंटरी मैनेजमेंट “कितना, क्या, कब” का फ़ैसला करता है; वेयरहाउस मैनेजमेंट उस माल की प्राप्ति, रैक पर रखे जाने, पिक किए जाने और भेजे जाने को चलाता है।

वेयरहाउस वाला पक्ष — माल की प्राप्ति से शिपमेंट तक की चार प्रक्रियाएँ — वेयरहाउस मैनेजमेंट क्या है गाइड में समझाया है; रैक की व्यवस्था के लिए रैक एड्रेसिंग देखें। “वेयरहाउस इन्वेंटरी मैनेजमेंट” के नाम से जो खोजा जाता है, वह अक्सर दोनों का एक साथ बनना है: सही रैक व्यवस्था के बिना रिकॉर्ड नहीं टिकता, सही रिकॉर्ड के बिना इन्वेंटरी का फ़ैसला नहीं हो सकता।

पाँच चरणों में इन्वेंटरी मैनेजमेंट

1. पहले पक्का करें कि रिकॉर्ड सही है

इन्वेंटरी के फ़ैसले सिस्टम में दर्ज मात्रा के आधार पर होते हैं; अगर वह मात्रा रैक से मेल नहीं खाती, तो हर फ़ैसला गलत संख्या पर टिका होता है। पहला काम गिनती करके स्टॉक सटीकता दर निकालना है: बिना अंतर वाली उत्पाद किस्में ÷ गिनी गई उत्पाद किस्में। दर कम हो, तो ऑर्डर की सीमा या ABC श्रेणी की बात करने से पहले रिकॉर्ड व्यवस्था सुधारें। गिनती के चरण वेयरहाउस गिनती कैसे करें गाइड में हैं।

2. उत्पादों को ABC विश्लेषण से तीन समूहों में बाँटें

हर उत्पाद एक जितने ध्यान का हक़दार नहीं होता। हर उत्पाद का वार्षिक खपत मूल्य निकालें: साल में बिकी मात्रा × प्रति इकाई खरीद लागत। सूची को इस मूल्य के हिसाब से बड़े से छोटे क्रम में लगाएँ और हर पंक्ति का संचयी हिस्सा निकालें। प्रचलित सीमाओं के अनुसार कुल मूल्य का पहला 80% बनाने वाले उत्पाद A, अगले 15% वाले B और बचे 5% वाले C समूह में आते हैं। A समूह आमतौर पर उत्पाद किस्मों का छोटा-सा हिस्सा होता है, पर पैसा वही ढोता है; अपना ध्यान पहले उसी को दें। नीचे एक उदाहरण तालिका है।

3. हर उत्पाद के लिए तय करें कि ऑर्डर कब देना है

ऑर्डर का समय रीऑर्डर पॉइंट, यानी क्रिटिकल स्टॉक स्तर, तय करता है: स्टॉक इस मात्रा तक गिरते ही ऑर्डर दिया जाता है। इसका संक्षिप्त सूत्र है औसत दैनिक बिक्री × आपूर्ति समय × 1,2; अंत का अतिरिक्त हिस्सा सेफ़्टी स्टॉक है। सूत्र की चरण-दर-चरण गणना क्रिटिकल स्टॉक स्तर क्या है गाइड में है। ABC यहाँ काम आता है: A समूह में स्तर उत्पाद-दर-उत्पाद निकालें और बार-बार समीक्षा करें; C समूह में पूरे उत्पाद समूह के लिए एक साझा नियम काफ़ी है।

4. कितना ऑर्डर देना है, यह बिक्री की गति से तय करें

ऑर्डर की मात्रा उतनी होनी चाहिए जितनी आप अगले ऑर्डर तक बेचेंगे: औसत दैनिक बिक्री × दो ऑर्डर के बीच के दिन। आपूर्तिकर्ता की कार्टन मात्रा या “ज़्यादा लेने पर छूट” का प्रस्ताव इस गणना को नहीं बिगाड़ना चाहिए: महीने में 3 इकाई बिकने वाले उत्पाद का 48 का कार्टन खरीदना एक साल का स्टॉक होना है, और यही महीनों तक रैक पर पड़े रहने वाले माल का सबसे आम स्रोत है। ऊँचे मूल्य वाले A उत्पादों में बार-बार और छोटे ऑर्डर फँसे हुए पैसे को घटाते हैं; कम मूल्य वाले C उत्पादों में कम बार और थोक ऑर्डर मेहनत बचाते हैं।

5. नतीजे को चार मापों से देखते रहें

फ़ैसले काम कर रहे हैं या नहीं, यह चार संख्याएँ बताती हैं: स्टॉक टर्नओवर (स्टॉक में लगा पैसा कितनी तेज़ी से घूम रहा है), डेड स्टॉक दर (कितना पैसा बिल्कुल नहीं घूम रहा), स्टॉक-आउट की संख्या (माँग आने पर कितनी बार रैक खाली मिला) और स्टॉक सटीकता दर (रिकॉर्ड पर कितना भरोसा किया जा सकता है)। गणनाएँ स्टॉक टर्नओवर और डेड स्टॉक गाइड में हैं। अगर टर्नओवर गिर रहा है और डेड स्टॉक बढ़ रहा है, तो ऑर्डर मात्राएँ बड़ी हैं; अगर स्टॉक-आउट बढ़ रहे हैं, तो ऑर्डर पॉइंट कम हैं। चारों को हर तिमाही एक ही दिन मापकर दर्ज करें।

ABC विश्लेषण का उदाहरण

ऑटो स्पेयर पार्ट्स की एक दुकान की छह उत्पादों की नमूना सूची। आँकड़े केवल तरीका दिखाने के लिए चुने गए हैं:

तालिका का सबक यह है: सबसे ज़्यादा संख्या में बिकने वाले उत्पादों में (मोटर ऑयल के बाद हेडलाइट बल्ब, 1.000 यूनिट) B समूह में रह गया, क्योंकि उसका प्रति इकाई मूल्य कम है। ABC मात्रा से नहीं, पैसे से क्रम लगाता है। छह उत्पादों में से दो कुल मूल्य का 78% ढो रहे हैं; ऑर्डर पॉइंट उत्पाद-दर-उत्पाद निकालना और गिनती में पहले गिनना इन्हीं दोनों से शुरू होता है। यही वर्गीकरण रैक पर भी काम आता है: A उत्पाद दरवाज़े के पास वाले खानों में रखे जाते हैं — रखने के नियम हमने रैक एड्रेसिंग गाइड में बताए हैं।

स्टॉक मूल्यांकन के तरीके: FIFO, भारित औसत, LIFO

एक ही उत्पाद अलग-अलग कीमतों पर खरीदने पर बिके माल की लागत किस कीमत से निकाली जाए, यह मूल्यांकन तरीका तय करता है। यह चुनाव टर्नओवर और मुनाफ़े की गणना के नतीजे को प्रभावित करता है:

FIFO का एक भौतिक अर्थ भी है: जो माल पहले रैक पर रखा गया, वह पहले बिकता है। एक्सपायरी तारीख वाले उत्पाद में इसका मतलब पुरानी खेप को आगे रखना है, और यह वेस्टेज घटाने वाली सबसे सरल आदत है; रैक पर इसे कैसे लागू करें, FEFO से फ़र्क और लागत का संख्यात्मक उदाहरण हमने FIFO क्या है गाइड में बताया है। वित्तीय रिकॉर्ड में कौन-सा तरीका इस्तेमाल होगा, यह कर कानूनों पर निर्भर है; इसे अपने अकाउंटेंट के साथ तय करें। इन्वेंटरी के फ़ैसलों के लिए ज़रूरी बात यह है कि अनुपातों की तुलना करते समय हर अवधि में एक ही तरीका इस्तेमाल करें।

इन्वेंटरी मैनेजमेंट प्रोग्राम क्या करता है और क्या नहीं करता?

प्रोग्राम फ़ैसला नहीं लेता; फ़ैसले का आधार बनने वाला डेटा इकट्ठा करता है और सीमा याद दिलाता है। Ofisx में आप हर उत्पाद के लिए न्यूनतम स्तर तय करते हैं; स्टॉक उससे नीचे जाते ही क्रिटिकल स्टॉक सूचना आती है। गिनती स्क्रीन पर सिस्टम की मात्रा और गिनी गई मात्रा साथ-साथ दिखती है और अंतर निकाला जाता है। बिक्री दर्ज होने के साथ तारीख की सीमा वाली “सबसे ज़्यादा बिकने वाले उत्पाद” रिपोर्ट और उत्पाद की हलचल का इतिहास जमा होता जाता है। प्रोग्राम में ABC विश्लेषण की अलग स्क्रीन नहीं है: उत्पाद सूची को Excel में एक्सपोर्ट करके ऊपर की तालिका आप खुद बनाते हैं। वेयरहाउस में फ़ोन से काम करने के लिए मोबाइल और वेब संस्करण एक ही डेटा साझा करते हैं।

अगर आप प्रोग्राम के बिना शुरू करना चाहें, तो सारी गणनाएँ हाथ से भी की जा सकती हैं: क्रिटिकल स्टॉक, सेफ़्टी स्टॉक और स्टॉक टर्नओवर के लिए मुफ़्त कैलकुलेटर हैं, और रिकॉर्ड रखने के लिए स्टॉक ट्रैकिंग Excel टेम्पलेट तैयार है।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल

अंतिम अपडेट: 22 सितंबर 2026

फ़ैसला आप लें, निगरानी प्रोग्राम करे

मुफ़्त खाता खोलें, अपनी Excel सूची इम्पोर्ट करें और A समूह के उत्पादों के लिए न्यूनतम स्तर तय करके शुरुआत करें।