Что такое управление запасами?
Управление запасами — это решение о том, сколько какого товара держать в запасе, когда и в каком объёме заказывать, а также оценка результатов этих решений. Цель — не допускать дефицита и при этом связывать в запасах как можно меньше денег. Основные инструменты: ABC-анализ (что), точка повторного заказа и страховой запас (когда), размер заказа (сколько), а также оборачиваемость запасов, доля неликвидов и точность инвентаризации (хороши ли результаты).
И избыток, и нехватка запасов стоят денег: в первом случае это наличные, лежащие на полке, во втором — упущенные продажи. Управление запасами — это поиск баланса между ними не на глаз, а по одной и той же формуле для каждого товара.
Эта страница посвящена товарным запасам. «ИТ-инвентаризация» в информационных технологиях (учёт активов, таких как компьютеры и лицензии на ПО) — отдельная тема.
Четыре вопроса, на которые отвечает управление запасами
| Вопрос | Инструмент | Подробности |
|---|---|---|
| Каким товарам сколько внимания? | ABC-анализ | На этой странице, ниже |
| Когда заказывать? | Точка повторного заказа (критический запас) и страховой запас | Что такое критический уровень запасов |
| Сколько заказывать? | Размер заказа по скорости продаж | На этой странице, шаг 4 |
| Работают ли решения? | Оборачиваемость запасов, доля неликвидов, точность инвентаризации | Оборачиваемость запасов, неликвиды, инвентаризация склада |
Чем отличается от управления складом
Эти два термина часто путают, потому что оба имеют дело с одними и теми же запасами. Разница в том, на какой вопрос они отвечают: управление запасами решает «сколько, чего и когда», а управление складом обеспечивает приёмку этого товара, его размещение на стеллажах, комплектацию и отгрузку.
| Параметр | Управление запасами | Управление складом |
|---|---|---|
| На какой вопрос отвечает | Чего, сколько и когда держать в запасе? | Как товар поступает, где хранится и как отгружается? |
| Тип решения | Решение о закупках и деньгах | Работа со стеллажами и процессами |
| Основные инструменты | ABC-анализ, точка заказа, страховой запас, размер заказа | Приёмка, адресация стеллажей, комплектация-отгрузка, инвентаризация |
| Если пошло не так | Деньги, лежащие на полке, или упущенные продажи | Не найденный товар, ошибочная отгрузка, расхождение при инвентаризации |
Складскую сторону — четыре процесса от приёмки до отгрузки — мы разобрали в руководстве что такое управление складом; о порядке на стеллажах — в руководстве адресация стеллажей. То, что ищут как «управление складскими запасами», — это чаще всего оба подхода вместе: без верного порядка на стеллажах учёт не держится, а без верного учёта нельзя принимать решения по запасам.
Управление запасами за пять шагов
1. Сначала убедитесь, что учёт верен
Решения по запасам принимаются на основе количества в системе; если оно не совпадает с тем, что на полке, каждое решение опирается на неверную цифру. Первым делом проведите инвентаризацию и рассчитайте точность учёта запасов: позиции без расхождений ÷ пересчитанные позиции. Если показатель низкий, наведите порядок в учёте прежде, чем говорить о пороге заказа или классах ABC. Шаги инвентаризации — в руководстве как проводить инвентаризацию склада.
2. Разделите товары на три группы с помощью ABC-анализа
Не каждый товар заслуживает одинакового внимания. Найдите годовой оборот по каждому товару: количество, проданное за год × закупочная стоимость единицы. Отсортируйте список по этому значению от большего к меньшему и посчитайте накопленную долю по каждой строке. По обычно используемым порогам товары, составляющие первые 80% общей стоимости, — группа A, следующие 15% — B, оставшиеся 5% — C. Группа A, как правило, — небольшая часть ассортимента, но именно на ней держатся деньги; уделите внимание сначала ей. Ниже приведена таблица-пример.
3. Определите для каждого товара, когда заказывать
Время заказа определяет точка повторного заказа, то есть критический уровень запасов: заказ делается, когда запас опускается до этого количества. Короткая формула: среднедневные продажи × срок поставки × 1,2; последняя добавка — это страховой запас. Пошаговый расчёт формулы — в руководстве что такое критический уровень запасов. Здесь пригождается ABC: в группе A считайте уровень по каждому товару и пересматривайте его часто, в группе C достаточно общего правила для товарной группы.
4. Определяйте размер заказа по скорости продаж
Размер заказа должен равняться тому, что вы продадите до следующего заказа: среднедневные продажи × число дней между двумя заказами. Количество в упаковке у поставщика или предложение «скидка при большом объёме» не должны ломать этот расчёт: брать упаковку на 48 штук товара, который продаётся по 3 штуки в месяц, — значит запас на год, и это самый частый источник товара, месяцами лежащего на полке. Для дорогих товаров группы A частые небольшие заказы снижают объём замороженных денег; для дешёвых товаров группы C редкие крупные заказы экономят трудозатраты.
5. Отслеживайте результат по четырём показателям
Работают ли решения, показывают четыре числа: оборачиваемость запасов (как быстро оборачиваются деньги, вложенные в запасы), доля неликвидов (сколько денег вообще не оборачивается), число случаев дефицита (сколько раз при спросе полка была пуста) и точность учёта запасов (насколько можно доверять учёту). Расчёты — в руководствах оборачиваемость запасов и неликвиды. Если оборачиваемость падает, а неликвидов становится больше, размеры заказов слишком велики; если растёт дефицит, точки заказа слишком низкие. Измеряйте и фиксируйте все четыре в один и тот же день каждый квартал.
Пример ABC-анализа
Пример списка из шести товаров магазина автозапчастей. Цифры подобраны, чтобы показать метод:
| Товар | Продажи за год | Себестоимость единицы | Годовой оборот | Доля | Накопленная | Класс |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Моторное масло 4 л | 1.200 шт. | 400 ₺ | 480.000 ₺ | %48 | %48 | A |
| Тормозные колодки | 500 шт. | 600 ₺ | 300.000 ₺ | %30 | %78 | A |
| Щётка стеклоочистителя | 600 шт. | 150 ₺ | 90.000 ₺ | %9 | %87 | B |
| Лампа фары | 1.000 шт. | 60 ₺ | 60.000 ₺ | %6 | %93 | B |
| Набор предохранителей | 800 шт. | 50 ₺ | 40.000 ₺ | %4 | %97 | C |
| Прокладка | 150 шт. | 200 ₺ | 30.000 ₺ | %3 | %100 | C |
Вывод из таблицы такой: товар, проданный в наибольшем количестве (после моторного масла — лампа фары, 1.000 шт.), остался в группе B, потому что стоимость единицы у него низкая. ABC ранжирует не по количеству, а по деньгам. Два из шести товаров составляют 78% общей стоимости; считать точку заказа по каждому товару и пересчитывать при инвентаризации в первую очередь нужно начинать именно с них. Та же классификация используется и на стеллажах: товары A кладут в ячейки у входа — правила размещения мы описали в руководстве по адресации стеллажей.
Методы оценки запасов: FIFO, средневзвешенная, LIFO
Когда один и тот же товар закупается по разным ценам, метод оценки определяет, по какой цене считать себестоимость проданных товаров. Этот выбор влияет на результат расчёта оборачиваемости и прибыли:
| Метод | Себестоимость проданных товаров | При росте цен |
|---|---|---|
| FIFO (первым пришёл — первым ушёл) | По самой ранней закупочной цене | Себестоимость кажется низкой, прибыль — высокой; остаток оценивается близко к текущим ценам |
| Средневзвешенная | По средней себестоимости единицы, пересчитываемой после каждой закупки | Колебания цен сглаживаются, результат оказывается между двумя другими |
| LIFO (последним пришёл — первым ушёл) | По самой свежей закупочной цене | Себестоимость кажется высокой, прибыль — низкой; остаток остаётся по старым ценам |
У FIFO есть и физический смысл: товар, положенный на полку раньше, продаётся первым. Для товара со сроком годности это означает ставить старую партию вперёд — самая простая привычка, снижающая потери; как применять это на стеллаже, чем отличается FEFO и пример расчёта себестоимости, мы разобрали в руководстве что такое FIFO. Какой метод использовать в финансовом учёте, зависит от налогового законодательства; определите это вместе со своим бухгалтером. Для решений по запасам важно, чтобы при сравнении показателей в каждом периоде применялся один и тот же метод.
Что делает и чего не делает программа управления запасами?
Программа не принимает решений, она собирает данные, на которых они основаны, и напоминает о пороге. В Ofisx для каждого товара задаётся минимальный уровень; когда запас опускается ниже, приходит уведомление о критическом запасе. На экране инвентаризации системное количество и пересчитанное стоят рядом, а расхождение считается автоматически. По мере записи продаж накапливаются отчёт «Самые продаваемые товары» за выбранный период и история движения товаров. Отдельного экрана ABC-анализа в программе нет: вы выгружаете список товаров в Excel и строите таблицу выше самостоятельно. Для работы на складе с телефона мобильная и веб-версии работают с одними и теми же данными.
Если хотите начать без программы, все расчёты можно сделать и вручную: бесплатные калькуляторы для расчёта критического запаса, страхового запаса и оборачиваемости запасов, а для учёта готов шаблон Excel для учёта запасов.
Частые вопросы
Управление запасами и управление складскими остатками — одно и то же?
В повседневном употреблении да: оба описывают принятие решений о том, сколько какого товара держать, и контроль результата. У слова «инвентаризация» в бухгалтерии есть второе значение: перечень имеющихся на определённую дату товаров, которые пересчитаны и оценены (инвентаризационная опись, инвентарная книга). Управление запасами — это поддержание этого перечня в постоянно верном и сбалансированном состоянии.
Чем отличается управление запасами от управления складом?
Управление запасами решает, чего, сколько и когда держать в запасе; управление складом обеспечивает, как этот запас физически принимается, куда кладётся, как комплектуется и отгружается. Первое — решение о закупках и деньгах, второе — работа со стеллажами и процессами. О складских процессах читайте в руководстве что такое управление складом.
Как провести ABC-анализ?
Умножьте годовое проданное количество каждого товара на закупочную стоимость единицы, отсортируйте список по этому значению от большего к меньшему и посчитайте накопленную долю по каждой строке. Товары, попадающие в первые 80% общей стоимости, относятся к классу A, следующие 15% — к B, остальные — к C. Эти пороги — не правило, а традиция; важно использовать одни и те же пороги в каждом периоде. По мере изменения скорости продаж меняются и классы, поэтому обновляйте анализ не реже раза в год.
Как рассчитать страховой запас?
Есть два способа. Практичный — добавить процент от количества, которое будет продано за срок поставки: для большинства товаров 20%, для товаров с нестабильным спросом или ненадёжным поставщиком — 30–50%. Более точный вычитает из худшего дня среднее: (максимальные дневные продажи × самый длинный срок поставки) − (среднедневные продажи × средний срок поставки). Второй способ можно выполнить с помощью калькулятора страхового запаса.
Нужна ли программа для управления запасами?
Не обязательно: все решения можно принимать и в Excel. Преимущество программы в том, что она собирает данные сама — запас уменьшается с каждой продажей, по товару, опустившемуся до критического уровня приходит уведомление, история продаж копится без ручной сводки. Программа не принимает решение за вас; сколько какого товара держать, по-прежнему определяется расчётами на этой странице. Когда стоит переходить с Excel, мы описали в руководстве как вести складской учёт запасов.
Есть ли PDF или конспект по управлению запасами?
Эта страница написана независимо от программы и может использоваться как конспект: скачать её можно через меню «Печать» в браузере, выбрав «Сохранить как PDF». Охваченные темы: ABC-анализ, точка повторного заказа, страховой запас, размер заказа, оборачиваемость запасов, неликвиды, точность инвентаризации и методы оценки запасов (FIFO, средневзвешенная, LIFO).
Последнее обновление:
Критический запас, инвентаризация и отчёт по продажам в приложении
Данные, на которых основаны решения по запасам, накапливаются сами при каждой продаже и каждой инвентаризации.
Решения принимаете вы, контроль ведёт программа
Откройте бесплатный аккаунт, импортируйте список из Excel и начните с того, что задайте минимальные уровни для товаров группы A.