¿Qué es la gestión de inventario?

Tanto el exceso como la falta de stock cuestan dinero: uno es efectivo parado en la estantería; el otro, ventas perdidas. La gestión de inventario consiste en equilibrar ambos extremos no por intuición, sino con el mismo cálculo para cada producto.

Esta página trata del stock de mercancías comerciales. Lo que en tecnologías de la información se llama “gestión del inventario de TI” (el registro de activos como ordenadores y licencias de software) es un tema distinto.

Las cuatro preguntas a las que responde la gestión de inventario

Diferencia con la gestión de almacén

Los dos términos se confunden a menudo porque ambos tratan del mismo stock. La diferencia está en la pregunta que responden: la gestión de inventario decide “cuánto, qué y cuándo”; la gestión de almacén se encarga de que esa mercancía se reciba, se coloque en la estantería, se prepare y se expida.

La parte del almacén —los cuatro procesos, de la recepción a la expedición— la explicamos en la guía qué es la gestión de almacén; para el orden de las estanterías, consulte ubicaciones de estantería. Lo que se busca como “gestión de inventario del almacén” suele ser montar ambas a la vez: sin una buena organización de estanterías no hay registro fiable, y sin un registro fiable no se pueden tomar decisiones de inventario.

Gestión de inventario en cinco pasos

1. Primero, asegúrese de que el registro es correcto

Las decisiones de inventario se toman sobre la cantidad que figura en el sistema; si esa cantidad no coincide con la de la estantería, cada decisión se apoya en una cifra errónea. Lo primero es hacer un recuento y calcular la exactitud del stock: variedades de producto sin diferencia ÷ variedades de producto contadas. Si la proporción es baja, corrija el sistema de registro antes de hablar de umbrales de pedido o de la clase ABC. Los pasos del recuento están en la guía cómo hacer el recuento de almacén.

2. Divida los productos en tres grupos con el análisis ABC

No todos los productos merecen la misma atención. Calcule el valor de consumo anual de cada producto: unidades vendidas al año × costo de compra unitario. Ordene la lista de mayor a menor según ese valor y calcule la proporción acumulada de cada fila. Con los umbrales más usados, los productos que suman el primer 80 % del valor total son el grupo A, el 15 % siguiente el B y el 5 % restante el C. El grupo A suele ser una pequeña parte de la variedad de productos, pero es el que concentra el dinero; dedíquele primero su atención. A continuación hay una tabla de ejemplo.

3. Determine cuándo pedir cada producto

El momento del pedido lo marca el punto de reposición, es decir, el nivel crítico de stock: se pide cuando el stock baja a esa cantidad. Su fórmula corta es venta media diaria × plazo de entrega × 1,2; el margen final es el stock de seguridad. El cálculo paso a paso de la fórmula está en la guía qué es el nivel crítico de stock. Aquí es donde el ABC resulta útil: en el grupo A, calcule el nivel producto por producto y revíselo con frecuencia; en el grupo C basta con fijar una regla común para todo el grupo de productos.

4. Fije la cantidad de pedido según la velocidad de venta

La cantidad de pedido debe ser lo que va a vender hasta el siguiente pedido: venta media diaria × número de días entre dos pedidos. Ni el tamaño de caja del proveedor ni su oferta de “descuento por volumen” deben distorsionar este cálculo: comprar una caja de 48 unidades de un producto que vende 3 al mes equivale a un año de stock y es la fuente más frecuente de mercancía que se queda meses en la estantería. En los productos A de alto valor, los pedidos frecuentes y pequeños reducen el dinero inmovilizado; en los productos C de bajo valor, los pedidos espaciados y grandes ahorran trabajo.

5. Siga el resultado con los cuatro indicadores

Cuatro cifras dicen si las decisiones funcionan: la rotación de stock (a qué velocidad rota el dinero inmovilizado en stock), la proporción de stock muerto (cuánto dinero no rota nunca), el número de roturas de stock (cuántas veces estuvo vacía la estantería cuando llegó la demanda) y la exactitud del stock (cuánto puede confiar en el registro). Los cálculos están en las guías de rotación de stock y stock muerto. Si la rotación baja y el stock muerto sube, las cantidades de pedido son grandes; si aumentan las roturas de stock, los puntos de pedido son bajos. Mida y registre las cuatro el mismo día de cada trimestre.

Ejemplo de análisis ABC

Una lista de ejemplo de seis productos de una tienda de repuestos de automóvil. Las cifras se eligieron para mostrar el método:

La lección de la tabla es esta: el producto del que más unidades se venden (después del aceite de motor, la bombilla de faro, con 1.000 unidades) se quedó en el grupo B, porque su valor unitario es bajo. El ABC ordena por dinero, no por unidades. Dos de los seis productos concentran el 78 % del valor total; por ellos se empieza a calcular el punto de pedido producto por producto y a contar primero en el recuento. La misma clasificación se usa también en la estantería: los productos A se colocan en los huecos cercanos a la puerta; las reglas de colocación las explicamos en la guía de ubicaciones de estantería.

Métodos de valoración de stock: FIFO, costo medio ponderado, LIFO

Cuando compra el mismo producto a precios distintos, el método de valoración determina a qué precio se calcula el costo de la mercancía vendida. Esta elección influye en el resultado de la rotación y del cálculo de beneficios:

FIFO tiene además un sentido físico: la mercancía que se coloca primero en la estantería se vende primero. En un producto con fecha de caducidad, esto significa poner delante el lote más antiguo y es el hábito más sencillo para reducir las mermas; cómo aplicarlo en la estantería, la diferencia con FEFO y un ejemplo numérico de costo los explicamos en la guía qué es FIFO. Qué método usar en los registros contables depende de la normativa fiscal; defínalo con su asesor contable. Lo importante para las decisiones de inventario es usar el mismo método en cada período al comparar los indicadores.

¿Qué hace y qué no hace un programa de gestión de inventario?

El programa no toma decisiones: recopila los datos en los que se basan y le recuerda el umbral. En Ofisx se define un nivel mínimo para cada producto; cuando el stock baja de ese nivel, llega un aviso de stock crítico. En la pantalla de recuento, la cantidad del sistema y la cantidad contada aparecen una junto a otra y se calcula la diferencia. A medida que se registran las ventas, se acumulan el informe de “Productos más vendidos” con rango de fechas y el historial de movimientos de cada producto. El programa no tiene una pantalla aparte de análisis ABC: exporta la lista de productos a Excel y monta usted mismo la tabla anterior. Para trabajar con el móvil en el almacén, las versiones móvil y web comparten los mismos datos.

Si prefiere empezar sin programa, todos los cálculos también se pueden hacer a mano: hay calculadoras gratuitas de stock crítico, stock de seguridad y rotación de stock, y para el registro tiene lista la plantilla de Excel para control de stock.

Preguntas frecuentes

Última actualización: 22 de septiembre de 2026

Usted decide, el programa hace el seguimiento

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