स्टॉक कोड कैसे दें?
स्टॉक कोड वह छोटा कोड है जो किसी उत्पाद को उसके नाम से स्वतंत्र, अकेले पहचानता है; अच्छा स्टॉक कोड अनूठा, तय लंबाई का होता है, उसमें देवनागरी या ç, ğ जैसे विशेष अक्षर नहीं होते और वह कीमत, सप्लायर या शेल्फ़ जैसी बदलने वाली जानकारी नहीं रखता। छोटे व्यवसायों के लिए सबसे संतुलित व्यवस्था श्रेणी के उपसर्ग और क्रम संख्या का मेल है: KRT-0001। निर्माता के बारकोड वाले उत्पाद में बारकोड ही कोड की जगह लेता है; आंतरिक कोड बिना बारकोड वाले उत्पादों को दिया जाता है।
जिस स्टॉक का कोड नहीं होता, वह उत्पाद के नाम से चलता है: “A4 कागज़” और “A4 कागज़ 80gr” दो अलग उत्पाद जैसे दिखते हैं, गिनती में एक कम और दूसरा ज़्यादा निकलता है। यह गाइड बताती है कि स्टॉक कोड कैसा होना चाहिए, तीन कोडिंग व्यवस्थाएँ, उद्योग के अनुसार उदाहरण, वेरिएंट वाले उत्पाद और Excel में कोड अपने-आप कैसे बनाएँ।
अच्छा स्टॉक कोड कैसा होना चाहिए?
| नियम | कारण |
|---|---|
| अनूठा | एक कोड सिर्फ़ एक उत्पाद का होता है। बिक्री से हटे उत्पाद का कोड किसी दूसरे उत्पाद को नहीं दिया जाता; दिया जाए तो पुरानी बिक्री और गिनती के रिकॉर्ड नए उत्पाद के इतिहास जैसे दिखने लगते हैं। |
| छोटा | आठ-दस अक्षरों से ज़्यादा न होने वाला कोड हाथ से लिखते समय भी और लेबल पर पढ़ते समय भी कम गलतियाँ करवाता है। लंबा कोड इस बात का संकेत है कि उसमें अर्थ भरा जा रहा है। |
| तय लंबाई का | क्रम संख्या को शुरू से शून्य लगाकर भरें (0001, 0002…)। KRT-1, KRT-10, KRT-2 की तरह क्रमबद्ध सूची में उत्पाद खोजना कठिन हो जाता है। |
| बदलने वाली जानकारी नहीं रखता | कीमत, सप्लायर, शेल्फ़ या रंग का ऑफ़र जैसी समय के साथ बदलने वाली जानकारी कोड में नहीं डाली जाती। जानकारी बदलने पर या तो कोड गलत जानकारी देता है या उसे बदलना पड़ता है और पुराने रिकॉर्ड से संबंध टूट जाता है। |
| भ्रमित करने वाले अक्षर नहीं होते | देवनागरी या ç, ğ, ı, İ, ö, ş, ü जैसे विशेष अक्षर, खाली जगह और O/0, I/1 जैसे एक-दूसरे से मिलते-जुलते अक्षर इस्तेमाल नहीं किए जाते। ऐसे अक्षर प्रचलित बारकोड प्रकारों में एन्कोड नहीं हो पाते; खाली जगह और मिलते-जुलते अक्षर हाथ से एंट्री में गलती करवाते हैं। |
| नियम लिखित होता है | कौन-सा उपसर्ग किस श्रेणी का है और अगला नंबर कहाँ से लेना है, यह एक ही सूची में रहता है। जिस कोड व्यवस्था का नियम सिर्फ़ एक व्यक्ति जानता हो, वह उस व्यक्ति के न होने पर बिगड़ जाती है। |
तीन कोडिंग व्यवस्थाएँ
| व्यवस्था | उदाहरण | मज़बूत पक्ष | कमज़ोर पक्ष |
|---|---|---|---|
| सिर्फ़ क्रम संख्या | 000123 | सबसे सरल और कभी न बिगड़ने वाली व्यवस्था; कोड कोई जानकारी नहीं रखता। | कोड से पता नहीं चलता कि उत्पाद क्या है; सैकड़ों आइटमों में हाथ से खोजना कठिन है। |
| श्रेणी उपसर्ग + क्रम | KRT-0001 | कोड से उत्पाद समूह पढ़ा जाता है, क्रम संख्या अनूठापन सुनिश्चित करती है। ज़्यादातर छोटे व्यवसायों के लिए सबसे संतुलित विकल्प। | उत्पाद श्रेणी बदले तो कोड पुरानी श्रेणी दिखाता रहता है; यह स्वीकार्य है, कोड बदला नहीं जाता। |
| अर्थपूर्ण (संरचित) कोड | KRT-A4-80-500 | कोड से उत्पाद की विशेषताएँ पढ़ी जाती हैं; बहुत वेरिएंट वाले उत्पादों में व्यवस्था देता है। | लंबा हो जाता है, हर नई विशेषता पर नियम बढ़ता है; बदलने वाली कोई जानकारी कोड में आ गई हो तो कोड गलत जानकारी देने लगता है। |
अगर निश्चित नहीं हैं तो दूसरी व्यवस्था चुनें। अर्थपूर्ण कोड का आकर्षण यह है कि कोड से उत्पाद पढ़ा जा सकता है; पर यह काम उत्पाद का नाम पहले ही करता है। कोड का काम पढ़ा जाना नहीं, उत्पाद को बिना भ्रम के पहचानना है।
स्टॉक कोड के उदाहरण
अलग-अलग व्यवसायों में श्रेणी उपसर्ग + क्रम की व्यवस्था कैसी दिखती है। कोड और उत्पाद सिर्फ़ उदाहरण हैं:
| व्यवसाय | स्टॉक कोड | उत्पाद | टिप्पणी |
|---|---|---|---|
| स्टेशनरी | KRT-0001 | Copier A4 फ़ोटोकॉपी पेपर 80 g 500 शीट | उपसर्ग + क्रम; बारकोड वाले उत्पाद में निर्माता का बारकोड भी कार्ड पर लिखा जाता है। |
| हार्डवेयर | HRD-0142 | गैल्वनाइज़्ड स्क्रू 4×40 mm, 100 का डिब्बा | माप कोड में नहीं, उत्पाद के नाम में लिखा जाता है; उसी स्क्रू का 4×50 HRD-0143 होगा। |
| कपड़े | GYM-0027-KRM-M | बेसिक टी-शर्ट, लाल, साइज़ M | मुख्य मॉडल कोड + रंग + साइज़ का जोड़; हर रंग-साइज़ अलग स्टॉक होता है, इसलिए अलग कोड है। |
| स्पेयर पार्ट्स | YDK-0310 | ब्रेक पैड (निर्माता का पार्ट नं. 04465-XXXXX) | निर्माता का पार्ट नंबर अलग फ़ील्ड में या उत्पाद के नाम में रखा जाता है; आंतरिक कोड छोटा रहता है। |
| मार्केट / खाद्य | 8690000000000 (EAN-13) | पैक किया हुआ उत्पाद | निर्माता का बारकोड पहले से ही अनूठा कोड है; अलग से आंतरिक कोड देने की ज़रूरत नहीं। तौलकर बिकने वाले और खुले उत्पाद को आंतरिक कोड दिया जाता है। |
वेरिएंट वाले उत्पादों में स्टॉक कोड
जिस उत्पाद का रंग, साइज़ या वज़न अलग हो और जो अलग से स्टॉक होता हो, वह हर उत्पाद अलग कोड पाता है। एक ही कोड में साथ गिनी जाने वाली लाल और नीली टी-शर्ट में से कौन-सी खत्म हुई, यह नहीं दिखता; ऑर्डर का फ़ैसला भी गलत होता है। दो रास्ते हैं:
हर वेरिएंट को नई क्रम संख्या। TSH-0012 लाल M, TSH-0013 लाल L। कोड छोटा रहता है, वेरिएंट की जानकारी उत्पाद के नाम में होती है। कम वेरिएंट वाले कामों के लिए काफ़ी है।
मुख्य कोड + तय जोड़। GYM-0027-KRM-M, GYM-0027-KRM-L, GYM-0027-MAV-M। एक ही मॉडल के सभी वेरिएंट कोड में साथ-साथ क्रमबद्ध होते हैं। जोड़ के संक्षिप्त रूप (KRM, MAV, S, M, L) एक सूची में तय कर लें; एक ही रंग के लिए दो अलग संक्षिप्त रूप इस्तेमाल हुए तो व्यवस्था बिखर जाती है।
स्टॉक कोड कैसे बनाएँ? छह चरण
1. श्रेणियों की सूची बनाएँ
अपने उत्पादों को 5–15 मुख्य समूहों में बाँटें और हर समूह को दो-तीन अक्षरों का एक प्रीफ़िक्स दें, जिसमें विशेष अक्षर (जैसे ç, ş, ğ) न हों: KRT (स्टेशनरी), TMZ (सफ़ाई सामग्री), HRD (हार्डवेयर)। समूहों की संख्या कम रखें; हर छोटे अंतर के लिए नया प्रीफ़िक्स बनाने से अर्थपूर्ण कोड की उलझन पैदा हो जाती है।
2. अंकों की संख्या तय करें
देखें कि आपके सबसे बड़े समूह में आज कितने उत्पाद हैं और कुछ वर्षों में कितने हो सकते हैं। 1,000 से कम रहने वाले हों तो तीन अंक, 10,000 से कम रहने वाले हों तो चार अंक काफ़ी हैं। अंकों की संख्या बाद में बढ़ाने का मतलब है सारे कोड बदलना; एक अंक ज़्यादा रख लेना सस्ता पड़ता है।
3. वेरिएंट का नियम तय करें
यदि एक ही उत्पाद के अलग रंग, साइज़ या वज़न अलग-अलग स्टॉक किए जाते हैं, तो हर एक का अलग कोड होगा। या तो हर वेरिएंट को नया क्रम संख्या दें (TSH-0012, TSH-0013), या मुख्य कोड के अंत में निश्चित लंबाई का जोड़ लगाएँ (GYM-0027-KRM-M)। जो भी चुनें, उसे सभी उत्पादों में एक जैसा लागू करें।
4. बारकोड वाले उत्पादों को अलग करें
जिन उत्पादों पर निर्माता का बारकोड होता है, उनमें बारकोड अपने आप में एक अद्वितीय कोड है; उनके लिए अलग आंतरिक कोड देना ज़रूरी नहीं है। आंतरिक कोड केवल बिना बारकोड वाले, तौलकर बिकने वाले या आपके खुद बनाए उत्पादों को दें; कौन-से उत्पाद बारकोड वाले हैं, यह अलग करने का तरीका बारकोड से स्टॉक ट्रैकिंग गाइड में है।
5. कोड दें और नियमों की सूची लिखें
हर समूह में 0001 से शुरू करके क्रम से कोड दें। प्रीफ़िक्स की सूची और हर समूह में इस्तेमाल हुआ अंतिम नंबर एक ही जगह रखें; नया उत्पाद आने पर कोड उसी सूची से लेने वाला एक ही व्यक्ति या एक ही नियम हो।
6. लेबल लगाएँ और कार्ड में दर्ज करें
कोड को उत्पाद के स्टॉक कार्ड पर लिखें और शेल्फ़ या उत्पाद पर उसका लेबल चिपकाएँ। कोड जिन कार्ड फ़ील्ड में लिखा जाता है, उन सबकी जानकारी स्टॉक कार्ड क्या है, कैसे बनाएँ गाइड में है।
Excel में स्टॉक कोड बनाना
अगर आपकी उत्पाद सूची Excel में है, तो कोड एक ही फ़ॉर्मूले से बन सकते हैं। A कॉलम में उत्पाद का नाम और B कॉलम में श्रेणी का प्रीफ़िक्स (KRT, TMZ…) रखें। C2 सेल में यह लिखें और नीचे की ओर खींचें:
=B2&"-"&METNEÇEVİR(EĞERSAY($B$2:B2;B2);"0000")
फ़ॉर्मूला हर प्रीफ़िक्स को उसके अपने भीतर गिनता है, इसलिए KRT की गिनती KRT-0001 से और TMZ की TMZ-0001 से शुरू होती है। अंग्रेज़ी
Excel में यही फ़ॉर्मूला =B2&"-"&TEXT(COUNTIF($B$2:B2,B2),"0000") के रूप में होता है।
ज़रूरी: कोड बन जाने के बाद C कॉलम को कॉपी करके वैल्यू के रूप में पेस्ट करें। फ़ॉर्मूला के रूप में बचा कोड, सूची में बीच में पंक्ति जोड़ने, पंक्ति हटाने या क्रम बदलने पर अपने आप दोबारा गिना जाता है, और कल का KRT-0014 आज किसी दूसरे उत्पाद को दिखाने लगता है। कोड तैयार कॉलमों के साथ रखने के लिए आप मुफ़्त स्टॉक ट्रैकिंग Excel टेम्पलेट का उपयोग कर सकते हैं।
बिखरे कोड से नई व्यवस्था में बदलाव
जिस सूची में सालों से अलग-अलग लोगों ने अलग-अलग तरीक़े से कोड दिए हों, उसे सुधारते समय पुराना कोड न मिटाएँ: सूची में पुराना कोड कॉलम रहने दें और नया कोड उसके बगल में लिखें। बदलाव को किसी गिनती के दिन के साथ रखें; नए कोड से खुले कार्डों का शुरुआती स्टॉक उसी गिनती से आए। पुराने इनवॉइस और सप्लायर के पत्राचार में पुराना कोड कुछ समय और चलता रहेगा, इसलिए पुराने-नए कोड की मिलान सूची सँभालकर रखें। गिनती के दिन की व्यवस्था गोदाम की गिनती कैसे करें गाइड में है।
Ofisx में स्टॉक कोड
Ofisx के उत्पाद जोड़ने वाले फ़ॉर्म में अलग से “स्टॉक कोड” फ़ील्ड नहीं है; उत्पाद की पहचान कराने वाला कोड बारकोड फ़ील्ड है। निर्माता के बारकोड वाले उत्पाद में आप बारकोड स्कैन करते हैं, बिना बारकोड वाले उत्पाद को दिया आंतरिक कोड (जैसे KRT-0001) उसी फ़ील्ड में लिख देते हैं। एक उत्पाद के लिए निर्माता का बारकोड और आंतरिक कोड दोनों रखने के लिए एक से अधिक बारकोड चाहिए; यह मल्टी बारकोड सुविधा है और Premium में है। कोड Excel में तैयार की गई उत्पाद सूची को एक-एक करके दर्ज करने के बजाय इम्पोर्ट कर सकते हैं; कार्ड बन जाने के बाद बिक्री, माल की प्राप्ति और गिनती उसी कोड को स्कैन करके की जाती है।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
स्टॉक कोड क्या है?
स्टॉक कोड वह छोटा कोड है जो किसी उत्पाद को उसके नाम से स्वतंत्र रूप से, अकेले पहचानता है। बिक्री, माल की प्राप्ति, गिनती और रिपोर्ट में उत्पाद के नाम की जगह यही कोड इस्तेमाल होता है; इस तरह एक ही उत्पाद के अलग-अलग ढंग से लिखे नाम अलग उत्पाद नहीं दिखते।
स्टॉक कोड कैसा होना चाहिए?
वह अद्वितीय, छोटा, निश्चित लंबाई का होना चाहिए और उसमें विशेष अक्षर या खाली जगह नहीं होनी चाहिए। कीमत, सप्लायर या शेल्फ़ जैसी बदल सकने वाली जानकारी कोड में नहीं डालनी चाहिए। सबसे प्रचलित और संतुलित व्यवस्था श्रेणी प्रीफ़िक्स और क्रम संख्या की है: KRT-0001।
क्या स्टॉक कोड और बारकोड एक ही चीज़ हैं?
काम वे एक जैसा करते हैं, पर उनका स्रोत अलग है। बारकोड अक्सर वह कोड होता है जो निर्माता उत्पाद को देता है और पैकेजिंग पर छपा होता है; स्टॉक कोड वह है जो व्यवसाय खुद देता है। बारकोड वाले उत्पाद में बारकोड स्टॉक कोड की जगह इस्तेमाल हो सकता है; बारकोड रहित उत्पाद को आंतरिक कोड दिया जाता है और चाहें तो उस कोड का बारकोड लेबल छापा जा सकता है।
क्या स्टॉक कोड लेखांकन का खाता कोड है?
नहीं। स्टॉक कोड एक अकेले उत्पाद की पहचान कराता है; लेखांकन का खाता कोड उस खाते को दर्शाता है जिसमें पूरा स्टॉक एक साथ दर्ज होता है। खातों की सूची (चार्ट ऑफ़ अकाउंट्स) से जुड़े सवालों के लिए अपने अकाउंटेंट से पूछें; स्टॉक कोड की व्यवस्था आप गोदाम और बिक्री की ज़रूरत के हिसाब से खुद तय करते हैं।
स्टॉक कोड कितने अंकों का होना चाहिए?
प्रीफ़िक्स के बाद की क्रम संख्या इतनी बड़ी होनी चाहिए कि आपके सबसे बड़े उत्पाद समूह के कुछ साल बाद के आकार के लिए काफ़ी हो: 1,000 से कम उत्पादों के लिए तीन, 10,000 से कम के लिए चार अंक। प्रीफ़िक्स समेत कुल लंबाई को आठ-दस अक्षरों में रखने से हाथ से दर्ज करते समय गलतियाँ कम होती हैं।
अगर वही उत्पाद अलग सप्लायर से आए तो क्या अलग स्टॉक कोड दिया जाता है?
नहीं। उत्पाद वही है तो कोड भी वही रहेगा; सप्लायर को कोड में नहीं लिखा जाता। सप्लायर के हिसाब से अलग कोड बनाने से एक ही उत्पाद का स्टॉक दो हिस्सों में बँट जाता है, और एक खत्म हो रहा होता है जबकि दूसरा शेल्फ़ पर पड़ा दिखता है।
Excel में स्टॉक कोड अपने आप कैसे बनाएँ?
श्रेणी का प्रीफ़िक्स एक कॉलम में लिखकर METNEÇEVİR और EĞERSAY (अंग्रेज़ी Excel में TEXT और COUNTIF) फ़ंक्शन को जोड़ने वाले एक ही फ़ॉर्मूले से आप हर प्रीफ़िक्स को उसके भीतर 0001 से गिन सकते हैं; फ़ॉर्मूला खुद Excel में स्टॉक कोड बनाना अनुभाग में है। कोड बन जाने पर कॉलम को कॉपी करके वैल्यू के रूप में पेस्ट करें; अन्यथा पंक्ति हटने या क्रम बदलने पर कोड अपने आप बदल जाते हैं।
आख़िरी अपडेट: 2026-09-30
ऐप में कोड और बारकोड से माल की आवक-जावक
कोड को एक बार कार्ड पर लिखें; बिक्री, माल की प्राप्ति और गिनती उसी कोड को स्कैन करके हो।
कोड वाली अपनी उत्पाद सूची इम्पोर्ट करें
मुफ़्त अकाउंट खोलें, Excel में कोड दी हुई अपनी उत्पाद सूची इम्पोर्ट करें; आपके स्टॉक कार्ड कुछ ही मिनटों में तैयार हो जाएँगे।