Czym jest martwy zapas?
Martwy zapas to produkt, który przez określony czas — w handlu detalicznym zwykle 6 miesięcy, w branżach o wolnej rotacji 12 miesięcy — w ogóle się nie sprzedał lub nie opuścił magazynu. Mimo że się nie sprzedaje, wiąże na półce kwotę równą swojemu kosztowi zakupu, zajmuje miejsce w magazynie i z czasem traci na wartości. Miarą jest wskaźnik martwego zapasu: wartość martwego zapasu ÷ całkowita wartość zapasu × 100; jeśli z zapasu o wartości 400 000 ₺ część warta 52 000 ₺ nie ruszała się od 6 miesięcy, wskaźnik wynosi 13%.
Martwy zapas rzadko powstaje z jednej błędnej decyzji; narasta z małych, niezauważonych nadwyżek zakupów. Dlatego pierwszym krokiem jest uczynienie go widocznym: jaki produkt, od ilu miesięcy, na jaką kwotę.
Martwy zapas, zapas wolno rotujący i nadmiar zapasu
Te trzy pojęcia często się myli, ale rozwiązania są różne:
| Rodzaj zapasu | Sytuacja | Rozwiązanie |
|---|---|---|
| Nadmiar zapasu | Produkt się sprzedaje, ale na stanie jest więcej, niż potrzeba | Zmniejsz następne zamówienie, zapas sam się wyczerpie |
| Zapas wolno rotujący | Produkt się sprzedaje, ale rzadziej, niż oczekiwano | Obniż wielkość zamówienia i poziom krytyczny |
| Martwy zapas | Nie sprzedał się ani razu w okresie progowym | Zamawianie i tak ustało; trzeba upłynnić towar z półki |
Rozróżnienie jest ważne, bo podejście „poczekaj, sprzeda się”, które sprawdza się przy nadmiarze zapasu, nie działa przy martwym zapasie. Nadmiar zapasu z czasem się wyczerpuje; martwy zapas z czasem tylko się starzeje.
Jak wykryć martwy zapas? Pięć kroków
1. Ustal próg zależnie od typu produktu
Martwy zapas nie ma jednego okresu; próg wyznacza normalne tempo rotacji produktu. W handlu detalicznym i papierniczym powszechnie stosowaną granicą jest brak jakiegokolwiek ruchu przez 6 miesięcy, w branżach o wolnej rotacji, takich jak części zamienne i meble — przez 12 miesięcy. W produktach z terminem przydatności okres jest dużo krótszy: produkt spożywczy lub kosmetyk, który przeleżał bez ruchu połowę okresu trwałości, jest już kandydatem na martwy zapas. Zapisz próg raz i stosuj ten sam przy każdej kontroli; listy sporządzone z progiem zmieniającym się co miesiąc nie nadają się do porównania.
2. Ustal datę ostatniego ruchu każdego produktu
Miarą jest to, kiedy produkt ostatnio opuścił magazyn — sprzedaż, wydanie do produkcji lub przesunięcie. Data przyjęcia się nie liczy: dołożenie nowego towaru na półkę nie świadczy o tym, że stary się sprzedał. Jeśli prowadzisz ewidencję w Excelu, dla każdego kodu produktu weź najpóźniejszą datę wydania z listy ruchów; jeśli w programie, wygeneruj raport sprzedaży za wybrany okres i wyodrębnij produkty, które w ogóle nie pojawiają się na liście. Produkt, który nie sprzedał się w tym okresie ani razu, to lista, której szukasz.
3. Sortuj według wartości kosztowej, nie według ilości
Posortuj listę według ilości na stanie × koszt zakupu. 300 nieruszanych wkrętów i 3 nieruszane agregaty prądotwórcze to nie ten sam problem; upłynnianie zaczyna się od pozycji, która wiąże najwięcej pieniędzy. W większości magazynów kilka pierwszych pozycji listy stanowi znaczną część wartości martwego zapasu.
4. Oblicz wskaźnik martwego zapasu
Wzór: wartość martwego zapasu ÷ całkowita wartość zapasu × 100. Dla firmy, której całkowity zapas to 400 000 ₺, a 52 000 ₺ z niego nie ruszało się od 6 miesięcy, wskaźnik martwego zapasu wynosi 13%. Sam w sobie nie jest „dobry” ani „zły”; jego znaczenie widać dopiero przy następnej kontroli. Obliczaj go co kwartał z tym samym progiem i zapisuj: jeśli spada, upłynnianie działa, jeśli rośnie, problem tkwi w zakupach.
5. Wpisz decyzję dla każdej pozycji
Przy każdym produkcie na liście wpisz jedną z czterech decyzji: sprzedaj z rabatem, zrób zestaw z szybko rotującym produktem, zwróć dostawcy albo się pozbądź. „Poczekajmy” nie jest decyzją — martwy zapas, który czeka, co miesiąc traci trochę więcej na wartości i nadal zajmuje miejsce na półce. Pozycja bez zapisanej decyzji pojawi się na następnej liście w niezmienionej postaci.
Jak upłynnić martwy zapas?
1. Sprzedaż z rabatem. To najszybsza droga. Nie wahaj się obniżyć ceny poniżej kosztu zakupu: dzisiejszą wartością towaru leżącego na półce nie jest cena zakupu, lecz cena, za jaką można go dziś kupić. Sprzedaż poniżej kosztu na papierze wygląda na stratę, ale uwalnia zamrożone pieniądze.
2. Sprzedaż w zestawie. Sprzedawaj nieruszany produkt razem z dobrze sprzedającym się. Klient za niewielką dopłatą bierze drugi produkt do tego, który i tak kupuje; martwy zapas „pożycza” tempo sprzedaży szybko rotującego produktu.
3. Zwrot dostawcy lub wymiana. Jeśli przy zakupie obowiązuje prawo zwrotu, skorzystaj z niego; jeśli nie, poproś o wymianę w zamian za nowe zamówienie. W przypadku towaru nieotwieranego i w nienaruszonym opakowaniu często oznacza to mniejszą stratę niż rabat.
4. Sprzedaż hurtowa lub outletowa. Pozycje, których nie da się upłynnić pojedynczo, przekaż hurtem, po niskiej cenie, innemu sprzedawcy. Miejsce na półce też zwalnia się tego samego dnia.
5. Pozbycie się towaru. To ostateczność dla towaru po terminie przydatności, uszkodzonego lub niemodnego. Decyzję o darowiźnie, złomowaniu lub zniszczeniu oraz jej udokumentowanie i wyksięgowanie ze stanu należy podjąć wspólnie z księgowym.
Dlaczego powstaje martwy zapas?
Zamawianie według wielkości kartonu. Dostawca sprzedaje kartony po 48 sztuk, a Ty sprzedajesz 3 sztuki miesięcznie: każde zamówienie oznacza roczny zapas. Zamawiaj ilości dopasowane do własnego tempa sprzedaży; obliczanie progu opisuje poradnik czym jest poziom krytyczny zapasu.
Duża partia nieprzetestowanego produktu. Nowy produkt kupowany jest w pełnej partii, zanim zobaczono, jak się sprzedaje. Jeśli się nie przyjmie, cała partia staje się martwym zapasem.
Błędny zapis. Produkt sprzedany, ale niezaksięgowany, w systemie wygląda na nieruszany. Każdą pozycję, która trafia na listę, obejrzyj raz na półce; jeśli system pokazuje 40 sztuk, a na półce jest 12, problemem nie jest martwy zapas, lecz zapis — poszczególne kroki wyszukiwania różnicy opisuje poradnik jak przeprowadzić inwentaryzację magazynu.
Dwa zapisy tego samego produktu. Jeśli ten sam towar założono pod dwoma różnymi kodami, sprzedaż trafia na jeden, a stan na drugi; druga karta zawsze wygląda na martwą. Porządek w kodach produktów opisaliśmy w poradniku ewidencja stanów magazynowych.
Wygenerowanie listy w programie
Aby w Excelu znaleźć datę ostatniego wydania każdego produktu, wszystkie ruchy muszą być prowadzone na jednej liście. Jeśli pracujesz w programie, ta lista gromadzi się sama: w Ofisx otwórz raport „Najlepiej sprzedające się produkty” w sekcji Raporty za ostatnie 6 lub 12 miesięcy i porównaj go ze swoją listą produktów: produkty na samym dole listy oraz te, których na niej nie znajdziesz, to kandydaci na martwy zapas. Zweryfikuj każdego kandydata w historii ruchów produktu — data ostatniego wydania jest tam widoczna. Listę produktów możesz wyeksportować do Excela i posortować kandydatów według wartości kosztowej. W programie nie ma osobnego ekranu „raportu martwego zapasu”; lista powstaje przez porównanie tych źródeł. Do pracy w magazynie z telefonem wersje mobilna i internetowa korzystają z tych samych danych.
Po wyselekcjonowaniu martwych zapasów przelicz ponownie rotację zapasów; gdy pozycje bez ruchu znikną z zestawienia, widać, jak szybko naprawdę rotuje reszta magazynu.
Najczęściej zadawane pytania
Czym różnią się martwe zapasy od wolno rotujących?
Zapasy wolno rotujące się sprzedają, tylko rzadziej, niż oczekiwano; martwe zapasy nie sprzedały się ani razu w ustalonym przez Ciebie okresie. Wolno rotujący produkt koryguje się, zmniejszając wielkość zamówienia i poziom krytyczny. Przy martwych zapasach zamówienia i tak już ustały; problemem jest towar leżący na półce i trzeba go upłynnić.
Ile martwe zapasy kosztują firmę?
Cztery rzeczy: pieniądze zamrożone na półce (za te środki można było kupić szybko rotujący towar), zajmowane miejsce w magazynie, starzenie się towaru lub upływ terminu przydatności oraz praca włożona w inwentaryzację. Pierwsza pozycja jest największa i niewidoczna: w księgowości martwe zapasy nadal wyglądają jak aktywa, ale dopóki nie zamienią się w gotówkę, nie dają firmie żadnego zysku.
Po jakim czasie martwe zapasy można spisać w straty?
Nie ma jednego terminu, a decyzja zależy od przepisów podatkowych. W sprawie tego, jak wykreślić z ewidencji towar, który stracił wartość lub został zniszczony, oraz jakie dokumenty i protokoły są potrzebne, skonsultuj się z księgowym. Ten poradnik opisuje rozpoznawanie i upłynnianie zapasów; zapis księgowy to osobna sprawa.
Jak martwe zapasy wpływają na rotację zapasów?
Obniżają ją. Martwe zapasy wchodzą do średniej wartości zapasów, ale nie dodają nic do kosztu sprzedanych towarów, czyli zawyżają mianownik wzoru na rotację. Nawet jeśli reszta magazynu rotuje dobrze, łączna rotacja zapasów wychodzi niska. Przeliczenie rotacji po wyselekcjonowaniu martwych zapasów pokazuje prawdziwy obraz.
Czy mogę zwrócić martwe zapasy dostawcy?
Tak, jeśli przy zakupie ustaliliście warunki zwrotu lub wymiany; niektórzy dostawcy zgadzają się też wymienić niesprzedany towar na nowe zamówienie. Jeśli takich warunków nie ma, jest to kwestia negocjacji. Dlatego przy pierwszym zakupie nowego produktu warto zacząć od małej partii i od razu omówić warunki zwrotu — to najtańszy sposób zapobiegania martwym zapasom.
Jak zapobiegać martwym zapasom?
Trzema nawykami: testuj nowy produkt na małej partii, ustalaj wielkość zamówienia według własnej szybkości sprzedaży, a nie według liczby sztuk w kartonie dostawcy, i co kwartał sporządzaj listę martwych zapasów według tego samego progu. Już samo regularne sporządzanie listy pomaga, bo produkt bez ruchu zauważa się w ciągu kilku miesięcy, a nie po dwóch latach.
Ostatnia aktualizacja: 2026-09-21
Raport sprzedaży i historia ruchów w aplikacji
Każda sprzedaż i wydanie jest rejestrowane; z raportu odczytasz, który produkt nie rotuje.
Zobacz produkty bez ruchu po kilku miesiącach, a nie po dwóch latach
Załóż darmowe konto i zaimportuj listę z Excela; w miarę rejestrowania sprzedaży okaże się, który produkt nie rotuje.