Mức tồn kho tối thiểu là gì?
Mức tồn kho tối thiểu (mức tồn kho tới hạn) là ngưỡng mà khi tồn kho của một sản phẩm giảm xuống bằng con số này thì bạn cần đặt hàng mới. Công thức tính: doanh số trung bình mỗi ngày × thời gian cung ứng (ngày) × 1,2 — nghĩa là cộng thêm 20% tồn kho an toàn vào lượng hàng sẽ bán hết trong lúc hàng mới còn đang trên đường về. Với sản phẩm bán 12 cái mỗi ngày và nhà cung cấp giao hàng trong 7 ngày, mức tối thiểu là khoảng 101 cái. Ngưỡng này còn được gọi là “điểm đặt hàng”, “mức tồn kho tối thiểu” và “điểm đặt hàng lại”; cả ba đều chỉ cùng một thứ.
Mục đích của mức tối thiểu không phải là giữ cho kho đầy, mà là vận hành với lượng tồn kho ít nhất có thể mà không bị hết hàng. Nếu đặt quá cao, tiền nằm chết trên kệ; nếu đặt quá thấp, bạn sẽ bỏ lỡ doanh số.
Công thức này từ đâu ra?
Việc bán hàng không dừng lại ngay khi bạn đặt hàng. Trong lúc hàng đang trên đường về, sản phẩm vẫn tiếp tục xuất khỏi kệ. Vì vậy, khi đặt hàng, trong tay bạn ít nhất phải có lượng hàng “đủ bán trong suốt thời gian cung ứng”. Ngoài ra còn phải tính đến khả năng mọi việc không diễn ra như kế hoạch: doanh số có thể tăng nhanh hơn dự kiến hoặc nhà cung cấp có thể giao trễ. Đó là hai phần của công thức:
Mức tồn kho tối thiểu = (doanh số trung bình mỗi ngày × thời gian cung ứng) + tồn kho an toàn
Trên thực tế, lấy tồn kho an toàn bằng 20% nhu cầu trong thời gian cung ứng là đủ với đa số doanh nghiệp; khi đó công thức rút gọn thành doanh số mỗi ngày × thời gian cung ứng × 1,2.
Tính trong bốn bước
1. Tìm doanh số trung bình mỗi ngày
Lấy số lượng sản phẩm đó bạn đã bán trong 30–90 ngày gần nhất chia cho số ngày. Nếu bán được 1.080 cái trong 90 ngày thì trung bình mỗi ngày là 12 cái. Khoảng thời gian ngắn dễ gây sai lệch: đừng chỉ lấy riêng một tuần có khuyến mãi hoặc một tuần không bán được gì. Với sản phẩm theo mùa, nhìn vào cùng kỳ năm ngoái sẽ cho kết quả chính xác hơn.
2. Đo thời gian cung ứng từ ngày giao hàng thực tế
Đừng dùng thời gian nhà cung cấp nói, hãy dùng thời gian trong chính hồ sơ của bạn: khoảng cách giữa ngày bạn đặt hàng và ngày hàng được xếp lên kệ. Lấy trung bình của vài đơn gần nhất. Đây là bước hay bị bỏ qua nhất và khiến mức tối thiểu bị tính thấp hơn thực tế.
3. Nhân hai số với nhau: lượng hàng sẽ bán hết trong thời gian cung ứng
Doanh số trung bình mỗi ngày × thời gian cung ứng. Nếu bạn bán 12 cái mỗi ngày và hàng về trong 7 ngày, thì sau khi đặt hàng, 84 cái sẽ rời khỏi kệ của bạn. Đây là lượng tối thiểu bạn phải có trong tay vào thời điểm đặt hàng.
4. Cộng thêm phần an toàn
Doanh số có thể tăng nhanh, nhà cung cấp có thể giao trễ. Để dự phòng hai rủi ro này, hãy cộng thêm 20% vào nhu cầu trong thời gian cung ứng: 84 + 16,8 = khoảng 101 cái. Với sản phẩm có nhu cầu biến động hoặc nhà cung cấp thiếu tin cậy, hãy nâng tỷ lệ này lên 30–50%; với nhà cung cấp giao hàng mỗi ngày, không bao giờ trục trặc, 10% là đủ.
Ví dụ tính toán cho các loại sản phẩm khác nhau
Mức tối thiểu của hai sản phẩm trong cùng một kho không nhất thiết phải giống nhau; yếu tố quyết định là tích của tốc độ bán và thời gian cung ứng:
| Loại sản phẩm | Doanh số mỗi ngày | Thời gian cung ứng | Lượng bán hết trong thời gian đó | An toàn 20% | Mức tối thiểu |
|---|---|---|---|---|---|
| Quay vòng nhanh, nhà cung cấp ở gần | 40 cái | 2 ngày | 80 | 16 | 96 cái |
| Tốc độ trung bình, nhà cung cấp trong nước | 12 cái | 7 ngày | 84 | 17 | 101 cái |
| Quay vòng chậm, hàng nhập khẩu | 3 cái | 21 ngày | 63 | 13 | 76 cái |
| Quay vòng rất chậm, hàng nhập khẩu | 0,5 cái | 30 ngày | 15 | 3 | 18 cái |
Hãy chú ý hai dòng đầu của bảng: mức tối thiểu của sản phẩm bán 40 cái mỗi ngày thấp hơn sản phẩm bán 12 cái mỗi ngày. Nguyên nhân là thời gian cung ứng. Vì vậy quy tắc “bán chạy thì giữ nhiều hàng” là sai — kết quả không chỉ do tốc độ bán quyết định, mà do tốc độ bán kết hợp với thời gian cung ứng.
Ba lỗi thường gặp
1. Dùng thời gian mà nhà cung cấp hứa. Nhà cung cấp nói “ba ngày tôi giao” có thể đã giao năm lần gần nhất trung bình mất tám ngày. Hãy đo thời gian thực tế trong hồ sơ của chính bạn.
2. Đặt mức một lần rồi quên. Khi tốc độ bán thay đổi, ngưỡng mất ý nghĩa. Sản phẩm lúc nào cũng báo động hoặc không bao giờ báo động là sản phẩm có mức chưa được cập nhật.
3. Theo dõi cùng một sản phẩm bằng hai mã. Khi tồn kho bị chia thành hai thẻ, cả hai đều không chạm tới mức tối thiểu và cảnh báo không bao giờ đến. Vì vậy cách đặt mã sản phẩm phải đi trước mức tối thiểu; hãy hoàn tất việc thiết lập quản lý tồn kho trước.
Sau khi tính xong: theo dõi ngưỡng
Tìm ra mức tối thiểu mới chỉ là một nửa công việc; điều quan trọng là bạn được biết khi tồn kho giảm xuống mức đó. Trong Excel, bạn có thể tô màu bằng định dạng có điều kiện và tính bằng công cụ tính tồn kho tối thiểu. Nếu làm việc bằng phần mềm, bạn đặt mức tối thiểu cho từng sản phẩm và khi tồn kho xuống dưới mức đó sẽ có thông báo — hình ảnh các màn hình có tại trang tính năng, còn để làm việc ở kho bằng điện thoại thì xem phiên bản di động và web.
Mức tối thiểu chỉ hoạt động đúng khi số lượng trong hệ thống phản ánh đúng thực tế. Nếu sổ sách và hàng trên kệ không khớp, cảnh báo cũng sẽ đến sai lúc; vì vậy việc kiểm kê định kỳ là bắt buộc — các bước được trình bày trong hướng dẫn cách kiểm kê kho.
Câu hỏi thường gặp
Mức tồn kho tối thiểu và điểm đặt hàng có giống nhau không?
Có, cả hai đều chỉ cùng một ngưỡng: khi tồn kho giảm xuống mức này thì đặt hàng mới. “Mức tồn kho tối thiểu” và “điểm đặt hàng lại” cũng là những tên gọi khác của cùng một khái niệm.
Tồn kho an toàn khác gì với mức tối thiểu?
Tồn kho an toàn là phần đệm nằm bên trong mức tối thiểu. Mức tối thiểu = lượng hàng sẽ bán hết trong thời gian cung ứng + tồn kho an toàn. Lẽ ra không bao giờ phải động đến tồn kho an toàn; nếu đã động đến, nghĩa là doanh số tăng nhanh hoặc hàng về trễ.
Tôi có bắt buộc phải tính riêng cho từng sản phẩm không?
Trên lý thuyết thì có, trên thực tế thì không. Hãy bắt đầu với những sản phẩm chiếm phần lớn doanh thu; tính riêng từng sản phẩm. Với phần “đuôi dài” còn lại, chỉ cần đặt một quy tắc chung cho cả nhóm sản phẩm (ví dụ “bằng doanh số hai tuần”).
Tôi nên cập nhật mức tối thiểu bao lâu một lần?
Khi tốc độ bán hoặc thời gian cung ứng thay đổi. Cách thực tế là rà soát mức của các sản phẩm quay vòng nhanh sau mỗi lần kiểm kê. Mức bị để cố định sau vài tháng sẽ hoặc liên tục báo động sai hoặc không bao giờ cảnh báo.
Giữ mức tối thiểu cao có hại không?
Có. Tồn kho dư là tiền nằm chết trên kệ; ngoài ra còn chiếm diện tích và với sản phẩm có hạn sử dụng thì tạo ra rủi ro hao hụt. Mục tiêu không phải là nâng mức lên cao nhất có thể, mà là đối phó với rủi ro hết hàng bằng một chi phí chấp nhận được. Để đo xem bạn đang giữ bao nhiêu tồn kho, hãy xem hướng dẫn vòng quay tồn kho là gì; khi bạn đặt mức cao hơn cần thiết, đó là chỉ số giảm đầu tiên.
Công thức có áp dụng được cho sản phẩm theo mùa không?
Công thức vẫn dùng được nhưng bạn cần thay đầu vào: thay vì trung bình cả năm, hãy dùng doanh số mỗi ngày dự kiến của giai đoạn sắp tới. Nâng mức lên trước khi mùa bắt đầu và hạ xuống khi mùa kết thúc — nếu không bạn sẽ giữ tồn kho không cần thiết ngoài mùa.
Cập nhật lần cuối: 2026-09-07
Cảnh báo tồn kho tối thiểu trong ứng dụng
Đặt mức tối thiểu cho từng sản phẩm; khi xuống dưới mức đó sẽ có thông báo.
Nhập mức tối thiểu một lần, phần mềm sẽ theo dõi giúp bạn
Mở tài khoản miễn phí, nhập danh sách Excel của bạn, rồi đặt mức tối thiểu cho từng sản phẩm.