Czym jest poziom krytyczny zapasu?
Poziom krytyczny zapasu to próg, przy którym — gdy stan produktu spadnie do tej ilości — trzeba złożyć nowe zamówienie. Obliczamy go według wzoru: średnia dzienna sprzedaż × czas dostawy (w dniach) × 1,2 — czyli do ilości, która zejdzie z półki, zanim towar dojedzie, dodajemy 20% zapasu bezpieczeństwa. Dla produktu, którego sprzedaje się 12 sztuk dziennie, a dostawca dostarcza go w 7 dni, poziom krytyczny wynosi około 101 sztuk. Ten sam próg nazywa się też „punktem zamawiania”, „minimalnym poziomem zapasu” i „punktem ponownego zamówienia” — wszystkie trzy określenia oznaczają to samo.
Celem poziomu krytycznego nie jest zapełnienie magazynu, lecz praca z możliwie najmniejszym zapasem, bez braków w sprzedaży. Jeśli ustawisz go za wysoko, pieniądze będą leżeć na półce; jeśli za nisko — stracisz sprzedaż.
Skąd się bierze ten wzór?
Sprzedaż nie zatrzymuje się w chwili złożenia zamówienia. Gdy towar jest w drodze, produkty nadal schodzą z półki. Dlatego w momencie zamawiania musisz mieć na stanie co najmniej tyle sztuk, ile sprzedasz w czasie dostawy. Do tego dochodzi ryzyko, że wszystko nie pójdzie zgodnie z planem: sprzedaż może przyspieszyć albo dostawca może się spóźnić. Stąd dwa składniki wzoru:
Poziom krytyczny zapasu = (średnia dzienna sprzedaż × czas dostawy) + zapas bezpieczeństwa
W praktyce dla większości firm wystarczy przyjąć zapas bezpieczeństwa na poziomie 20% zapotrzebowania w czasie dostawy; wzór skraca się wtedy do dzienna sprzedaż × czas dostawy × 1,2.
Oblicz to w czterech krokach
1. Ustal średnią dzienną sprzedaż
Podziel liczbę sztuk sprzedanych w ciągu ostatnich 30–90 dni przez liczbę dni. Jeśli w 90 dni sprzedałeś 1 080 sztuk, Twoja średnia dzienna to 12 sztuk. Krótki okres zniekształca wynik: nie opieraj się na jednym tygodniu, w którym trwała promocja albo nic się nie sprzedało. Przy produktach sezonowych dokładniejszy wynik daje porównanie z tym samym okresem zeszłego roku.
2. Zmierz czas dostawy na podstawie rzeczywistych dat dostaw
Nie używaj czasu deklarowanego przez dostawcę, tylko czasu z własnych zapisów: różnicy między dniem złożenia zamówienia a dniem, w którym towar trafił na półkę. Weź średnią z kilku ostatnich zamówień. To krok pomijany najczęściej, a pominięcie go zaniża poziom krytyczny.
3. Pomnóż jedno przez drugie: ilość, która zejdzie w czasie dostawy
Średnia dzienna sprzedaż × czas dostawy. Jeśli sprzedajesz 12 sztuk dziennie, a towar przychodzi w 7 dni, po złożeniu zamówienia z półki zejdzie 84 sztuki. To najmniejsza ilość, jaką musisz mieć na stanie w momencie zamawiania.
4. Dodaj zapas bezpieczeństwa
Sprzedaż może przyspieszyć, a dostawca może się spóźnić. Aby pokryć oba ryzyka, dodaj 20% do zapotrzebowania w czasie dostawy: 84 + 16,8 = około 101 sztuk. Przy produktach o niestabilnym popycie lub niewiarygodnym dostawcy podnieś ten zapas do 30–50%; przy dostawcy, który dowozi codziennie i bez zakłóceń, wystarczy 10%.
Przykładowe obliczenia dla różnych produktów
Poziom krytyczny dwóch produktów w tym samym magazynie nie musi być podobny; decyduje iloczyn tempa sprzedaży i czasu dostawy:
| Profil produktu | Sprzedaż dzienna | Czas dostawy | Zejdzie w tym czasie | Zapas bezp. 20% | Poziom krytyczny |
|---|---|---|---|---|---|
| Szybko rotujący, dostawca blisko | 40 szt. | 2 dni | 80 | 16 | 96 szt. |
| Średnia rotacja, dostawa krajowa | 12 szt. | 7 dni | 84 | 17 | 101 szt. |
| Wolno rotujący, importowany | 3 szt. | 21 dni | 63 | 13 | 76 szt. |
| Bardzo wolno rotujący, importowany | 0,5 szt. | 30 dni | 15 | 3 | 18 szt. |
Zwróć uwagę na pierwsze dwa wiersze tabeli: poziom krytyczny produktu sprzedawanego w ilości 40 sztuk dziennie jest niższy niż produktu sprzedawanego w ilości 12 sztuk dziennie. Powodem jest czas dostawy. Dlatego reguła „najlepiej sprzedającego się towaru trzymaj najwięcej” jest błędna — o wyniku decyduje nie samo tempo sprzedaży, lecz tempo sprzedaży razem z czasem dostawy.
Trzy najczęstsze błędy
1. Używanie czasu obiecanego przez dostawcę. Dostawca, który mówi „przywiozę w trzy dni”, mógł w ostatnich pięciu dostawach średnio potrzebować ośmiu dni. Zmierz rzeczywisty czas z własnych zapisów.
2. Ustawienie poziomu raz i zapomnienie o nim. Gdy zmienia się tempo sprzedaży, próg traci sens. Produkt, który stale podnosi alarm albo nigdy go nie podnosi, to produkt z nieaktualizowanym poziomem.
3. Prowadzenie tego samego produktu pod dwoma kodami. Gdy stan jest rozbity na dwie karty, żadna z nich nie spada do poziomu krytycznego i ostrzeżenie nigdy nie przychodzi. Dlatego porządek w kodach produktów jest ważniejszy od poziomu krytycznego; najpierw dokończ wdrożenie ewidencji stanów magazynowych.
Po obliczeniu: pilnowanie progu
Znalezienie poziomu to połowa pracy; najważniejsze jest dowiedzieć się, gdy stan do niego spadnie. W Excelu możesz to oznaczyć kolorem za pomocą formatowania warunkowego, a obliczenia wykonać w kalkulatorze poziomu krytycznego zapasu. Jeśli pracujesz w programie, dla każdego produktu ustawiasz poziom minimalny i dostajesz powiadomienie, gdy stan spadnie poniżej niego — przegląd ekranów znajdziesz na stronie funkcji, a do pracy w magazynie z telefonem służą wersje mobilna i internetowa.
Poprawne działanie poziomu krytycznego zależy od tego, czy ilość w systemie odzwierciedla rzeczywistość. Jeśli zapis nie zgadza się z półką, alarm również przyjdzie w złym momencie; dlatego regularna inwentaryzacja jest konieczna — kroki opisaliśmy w poradniku jak przeprowadzić inwentaryzację magazynu.
Najczęściej zadawane pytania
Czy poziom krytyczny zapasu to to samo co punkt zamawiania?
Tak, oba określenia opisują ten sam próg: gdy stan spadnie do tej ilości, składa się nowe zamówienie. „Minimalny poziom zapasu” i „punkt ponownego zamówienia” to również inne nazwy tego samego pojęcia.
Jaka jest różnica między zapasem bezpieczeństwa a poziomem krytycznym?
Zapas bezpieczeństwa to bufor zawarty w poziomie krytycznym. Poziom krytyczny = ilość, która zejdzie w czasie dostawy + zapas bezpieczeństwa. Zapasu bezpieczeństwa w ogóle nie powinno się ruszać; jeśli go ruszono, to albo przyspieszyła sprzedaż, albo opóźniła się dostawa.
Czy muszę liczyć osobno dla każdego produktu?
Teoretycznie tak, w praktyce nie. Zacznij od produktów, które generują większość obrotu, i policz je pojedynczo. Dla reszty, czyli „długiego ogona”, wystarczy wspólna reguła dla grupy produktów (na przykład „tyle, ile sprzedaje się w dwa tygodnie”).
Jak często aktualizować poziom krytyczny?
Gdy zmieni się tempo sprzedaży lub czas dostawy. Praktyczny sposób to przegląd poziomów szybko rotujących produktów po każdej inwentaryzacji. Poziom, którego się nie rusza, w ciągu kilku miesięcy albo stale daje fałszywe alarmy, albo w ogóle nie ostrzega.
Czy wysoki poziom zapasu szkodzi?
Tak. Nadmiar zapasu to pieniądze leżące na półce; ponadto zajmuje miejsce, a w przypadku produktów z terminem przydatności grozi ubytkami. Celem nie jest podniesienie poziomu jak najwyżej, lecz pokrycie ryzyka braku towaru kosztem, który można zaakceptować. Aby zmierzyć, ile zapasu utrzymujesz, zajrzyj do poradnika czym jest rotacja zapasów; to właśnie ten wskaźnik spada jako pierwszy, gdy ustawisz poziomy zbyt wysoko.
Czy wzór działa przy produktach sezonowych?
Wzór działa, ale trzeba zmienić dane wejściowe: zamiast średniej rocznej użyj oczekiwanej sprzedaży dziennej w nadchodzącym okresie. Podnieś poziom przed początkiem sezonu, a obniż po jego zakończeniu — w przeciwnym razie poza sezonem będziesz trzymać zbędny zapas.
Ostatnia aktualizacja: 2026-09-07
Alarm krytycznego zapasu w aplikacji
Ustaw dla każdego produktu poziom minimalny; gdy stan spadnie poniżej niego, otrzymasz powiadomienie.
Wpisz poziomy krytyczne raz, a pilnowaniem zajmie się program
Załóż bezpłatne konto, zaimportuj listę z Excela i ustaw dla każdego produktu poziom minimalny.