Najlepsza aplikacja magazynowa dla małej firmy 2026 – uczciwe porównanie
Ofisx Magazyn i Sprzedaż (w sklepach jako „Magazyn i Sprzedaż: Skaner” – Google Play, App Store) to aplikacja magazynowa dla sklepów, hurtowni i małych firm: stany magazynowe, sprzedaż i zakupy ze skanerem kodów kreskowych w aparacie telefonu, alarm niskiego stanu, inwentaryzacja, rozrachunki z klientami i dostawcami oraz raporty zysku – na Androidzie, iPhonie i w przeglądarce z jednego konta. Pobranie i rejestracja są bezpłatne, podstawowe funkcje są darmowe, a funkcje zaawansowane w abonamencie Premium. Jeśli w magazynie nie ma internetu i pracujesz na jednym telefonie, wybierz Ofisx Magazyn (offline). Poniżej uczciwie porównujemy je z rozwiązaniami, które mała firma w Polsce sprawdza najczęściej: programami do faktur z magazynem (z KSeF), aplikacjami do inwentarza, systemami ERP i arkuszem Excel.
Krótka odpowiedź: co wybrać
- Sklep lub hurtownia, sprzedaż przy ladzie, zespół i kilka urządzeń: Ofisx Magazyn i Sprzedaż – sprzedaż z kodem kreskowym przez aparat telefonu, alarm niskiego stanu, inwentaryzacja, stany osobno dla każdego magazynu i pojazdu, rozrachunki z klientami, wydruk na drukarce termicznej 58/80 mm, wielu użytkowników i wersja w przeglądarce. Wymaga internetu.
- W magazynie nie ma internetu, pracujesz na jednym telefonie: Ofisx Magazyn (offline) („Magazyn i Stany Magazynowe”) – działa w 100% bez internetu, dane zostają w telefonie, kopia zapasowa na Google Drive lub iCloud. Bez pracy zespołowej i bez wersji w przeglądarce.
- Musisz wystawiać faktury VAT i wysyłać je do KSeF: program do faktur z modułem magazynowym – Fakturownia (magazyn od planu Standard), wFirma (pakiety z magazynem) albo Subiekt 123 / Subiekt nexo od InsERT. W tej roli są lepsze od aplikacji magazynowej.
- Liczysz rzeczy, narzędzia i materiały zamiast sprzedawać: Sortly – inwentarz ze zdjęciami, folderami i etykietami z kodami.
- Zamówienia, sklep internetowy, kilka lokalizacji lub pełne ERP: Zoho Inventory, inFlow albo Odoo – większe możliwości, ale więcej konfiguracji i ceny w USD/EUR.
- Potrzebujesz przede wszystkim darmowej kasy POS: Loyverse – kasa na telefon i tablet z podstawowym prowadzeniem stanów.
Aplikacje i programy magazynowe – porównanie
| Rozwiązanie | Na telefonie | Kody kreskowe | Wersja darmowa / cena | Faktury VAT i KSeF | Najlepsze dla |
|---|---|---|---|---|---|
| Ofisx Magazyn i Sprzedaż | Tak – aplikacja na Androida i iPhone'a oraz wersja w przeglądarce (web.ofisx.com) | Tak, aparatem telefonu; kilka kodów na jeden produkt | Bezpłatne pobranie i rejestracja, podstawowe funkcje za darmo; funkcje zaawansowane w abonamencie Premium | Nie – paragony i faktury w PDF do własnych potrzeb, bez integracji z KSeF i JPK | Sklepy, hurtownie i dystrybutorzy ze sprzedażą przy ladzie lub w trasie, praca w zespole |
| Ofisx Magazyn (offline) | Tak – Android i iPhone; działa w 100% bez internetu | Tak, aparatem telefonu | Wszystkie funkcje za darmo do 100 produktów i 300 transakcji; Pro w abonamencie miesięcznym lub rocznym albo jednorazowo (lifetime) – abonament nie jest obowiązkowy | Nie | Jedna osoba na jednym telefonie, magazyn lub sklep bez zasięgu |
| Fakturownia (program magazynowy) | Program online; aplikacja na Androida i iOS do faktur i wydatków | Sprawdź u dostawcy | Plan Micro 0 zł (3 faktury miesięcznie, bez magazynu); magazyn od planu Standard (do 3 magazynów), bez limitu w Pro i Pro Plus; 30 dni testu | Tak – faktury VAT, bezpłatna integracja z KSeF, JPK | Firmy, dla których najważniejsze są faktury, a magazyn ma być powiązany z dokumentami |
| wFirma (Magazyn) | W przeglądarce | Kody EAN, drukarki etykiet i czytniki kodów | Magazyn tylko w pakietach Fakturowanie + Magazyn lub Księgowość online + Magazyn; 30 dni testu | Tak – faktury, księgowość online, integracja z KSeF, JPK_MAG | Firmy, które chcą mieć faktury, księgowość i magazyn w jednym systemie |
| Subiekt 123 (InsERT) | Program online; aplikacji mobilnej producent nie wymienia | Sprawdź u dostawcy | Pakiet podstawowy 19,90 zł netto/mies., moduł Magazyn 18,90 zł netto/mies.; 30 dni testu | Tak – e-faktury do KSeF w ramach limitów licencji | Małe firmy, które chcą prostego programu do sprzedaży i faktur od znanego polskiego producenta |
| Subiekt nexo (InsERT) | Program instalowany na komputerze | Sprawdź u dostawcy | Bezpłatna wersja demo; licencja płatna | Tak – pełne dokumenty handlowe i integracja z KSeF | Firmy, które prowadzą sprzedaż i magazyn przy komputerze, z rozbudowanymi dokumentami |
| Zoho Inventory | Tak – aplikacje mobilne i przeglądarka | Generowanie kodów kreskowych dopiero w planie Premium | Plan Free: 50 zamówień miesięcznie, 1 użytkownik, 2 lokalizacje; Standard od 29 USD/mies. (rozliczenie roczne) | Sprawdź u dostawcy | Handel z zamówieniami, sklepem internetowym i kilkoma lokalizacjami |
| Sortly | Tak – iOS, Android i aplikacja webowa | Tak, kody kreskowe i QR w aplikacji | Plan Free: 100 unikalnych pozycji, 1 użytkownik; płatne plany w USD (Advanced od 49 USD/mies., w pierwszym roku z rabatem) | Sprawdź u dostawcy | Inwentarz rzeczy, narzędzi i materiałów ze zdjęciami |
| inFlow Inventory | Tak – iPhone, Android, przeglądarka; Windows | Tak | Brak darmowego planu; 14 dni testu; płatne plany w USD | Sprawdź u dostawcy | Firmy z większą liczbą zamówień, które akceptują ceny w USD |
| Odoo Magazyn | Tak, w przeglądarce i w aplikacji | Tak | „Jedna bezpłatna aplikacja” (np. sam Magazyn) dla nieograniczonej liczby użytkowników; kolejne aplikacje w planie Standard (cena w EUR za użytkownika) | Zależnie od modułów i wdrożenia – sprawdź u partnera | Firmy, które chcą modułowego ERP i mają czas na wdrożenie |
| Loyverse | Tak – kasa POS na Androida i iOS, panel w przeglądarce | Sprawdź u dostawcy | Kasa POS za darmo z podstawowym zarządzaniem zapasami; Advanced Inventory 25 USD za sklep miesięcznie | Sprawdź u dostawcy | Mała gastronomia i sklepy, które szukają darmowej aplikacji POS |
| Excel lub Arkusze Google | W ograniczonym zakresie | Nie | Za darmo (Arkusze Google, LibreOffice Calc) | Nie | Krótkie listy produktów prowadzone przy biurku |
Rozwiązania w szczegółach
Ofisx Magazyn i Sprzedaż
Aplikacja dla handlu: dodajesz produkty (także masowo z Excela) z ceną, VAT, zdjęciem i kilkoma kodami kreskowymi, a potem rejestrujesz sprzedaż, zakupy i zwroty, skanując kod aparatem telefonu. Stany aktualizują się od razu, a gdy towar spada poniżej minimum, przychodzi powiadomienie. Masz też inwentaryzację, pełną historię ruchów magazynowych i stany prowadzone osobno dla każdego magazynu i pojazdu.
W tej samej aplikacji prowadzisz rozrachunki z klientami i dostawcami (należności i zobowiązania, płatności, przypomnienia o terminach, wyciąg z konta w PDF), drukujesz paragony na drukarkach termicznych 58/80 mm, przygotowujesz oferty i zapisujesz wydatki. Raporty: zysk i strata, obrót, VAT, raport kasowy i sprzedaż każdego pracownika.
Dane są w chmurze: to samo konto działa na telefonie, tablecie i w przeglądarce, z osobnymi kontami pracowników. Do tego e-katalog udostępniany linkiem (zamówienia przez WhatsApp) i ponad 75 walut. Aplikacja nie działa bez internetu.
Ofisx Magazyn (offline)
Zaprojektowana do pracy offline: dane są zapisywane na urządzeniu, a kopię zapasową robisz na Google Drive lub iCloud. Prowadzisz produkty, stany, sprzedaż i zakupy z kodem kreskowym, alarmy niskiego stanu, rozrachunki z klientami i dostawcami oraz raporty; obsługuje ponad 140 walut.
Ograniczenia: działa na jednym urządzeniu, bez kont dla pracowników i bez wersji w przeglądarce. Jeśli kilka osób ma widzieć te same stany, wybierz Ofisx Magazyn i Sprzedaż.
Fakturownia (program magazynowy)
Popularny polski program do faktur online z modułem magazynowym: dokumenty PZ, WZ, PW, RW, przesunięcia międzymagazynowe, rezerwacje, zamówienia i inwentaryzacja, a dokumenty magazynowe mogą powstawać z faktur. Moduł jest wliczony w abonament od planu Standard, który obejmuje 3 magazyny.
Najlepszy wybór, jeśli musisz wystawiać faktury VAT i wysyłać je do KSeF. Aplikacja mobilna według producenta służy do faktur i wydatków; szybka sprzedaż ze skanerem w telefonie nie jest jej głównym zadaniem.
wFirma (Magazyn)
Księgowość i faktury online z modułem magazynowym: kilka magazynów na jednym koncie, dokumenty PZ, WZ, RW, PW i MM, kody EAN i integracja z czytnikami kodów.
Dobry wybór, gdy magazyn ma być częścią księgowości firmy. Ceny pakietów podaje cennik na stronie wFirma.
Subiekt 123 (InsERT)
Prosty system online od InsERT do faktur, kartoteki klientów, towarów i usług. Magazyn to płatny moduł (18,90 zł netto miesięcznie lub 189 zł netto rocznie, obok pakietu podstawowego 19,90 zł netto miesięcznie lub 199 zł netto rocznie). Wysyłka i odbiór dokumentów KSeF są bezpłatne w ramach limitów licencji (np. 10 000 dokumentów przy licencji rocznej).
Subiekt nexo (InsERT)
Rozbudowany program sprzedażowo-magazynowy: pełna obsługa dokumentów handlowych i magazynowych, faktury z dokumentów WZ (pojedynczo lub zbiorczo), korekty dokumentów magazynowych i sprzedaż z wielu magazynów. Wysyła e-faktury do KSeF.
Mocny przy biurku w firmie; do szybkiej sprzedaży i inwentaryzacji z telefonem w ręku służą inne narzędzia.
Zoho Inventory
Chmurowy system magazynowy z zamówieniami sprzedaży i zakupu, wieloma lokalizacjami i integracjami ze sklepami. Darmowy plan jest wąski, a generowanie kodów kreskowych jest w planie Premium (129 USD miesięcznie przy płatności rocznej).
Mocny w e-commerce, ale wymaga więcej konfiguracji niż aplikacja dla sklepu.
Sortly
Chmurowa aplikacja do inwentarza ze zdjęciami, folderami i etykietami z kodami. Dobrze pokazuje, co gdzie leży; sprzedaż przy ladzie, paragony i rozrachunki z klientami nie są jej specjalnością.
inFlow Inventory
Rozbudowany program magazynowy z wersją webową i mobilną. Nie ma planu darmowego – po 14-dniowym teście płacisz abonament w dolarach, co dla małej polskiej firmy zwykle oznacza wyższy koszt niż lokalne rozwiązania.
Odoo Magazyn
Odoo to ERP złożony z modułów: magazyn, sprzedaż, kasa POS, księgowość. Za darmo dostajesz tylko jedną aplikację; po dodaniu kolejnej przechodzisz na płatny plan Standard.
Bardzo duże możliwości, ale zwykle z partnerem wdrożeniowym lub dużym nakładem czasu – więcej, niż potrzebuje mały sklep.
Loyverse
Darmowa aplikacja kasowa z podstawowym prowadzeniem zapasów. Zamówienia do dostawców i raport wyceny magazynu są w płatnym dodatku Advanced Inventory (25 USD lub 250 USD rocznie za sklep, 14 dni testu).
Excel lub Arkusze Google
Arkusz z wierszem na każdy ruch i stanem liczonym funkcją SUMA.WARUNKÓW nic nie kosztuje. Nie czyta jednak kodów kreskowych przy sprzedaży, nie ostrzega o niskim stanie, a przy kilku kopiach pliku liczby szybko przestają się zgadzać. Wiele sklepów zaczyna od Excela, a potem importuje ten sam plik do aplikacji.
Jak wybrać aplikację magazynową
- Czy musisz wystawiać faktury VAT i wysyłać je do KSeF? — Jeśli tak, potrzebujesz programu do faktur zintegrowanego z KSeF (Fakturownia, wFirma, Subiekt). Aplikacja magazynowa może działać obok niego – do szybkiej sprzedaży, stanów i inwentaryzacji z telefonu.
- Skaner kodów w aparacie telefonu — To on sprawia, że aplikacja jest szybsza od zeszytu i Excela: sprawdź, czy skan działa przy sprzedaży, przyjęciu towaru i inwentaryzacji.
- Alarm niskiego stanu i inwentaryzacja — Automatyczne ostrzeżenie o kończącym się towarze i inwentaryzacja korygująca stany chronią przed brakami i różnicami na koniec roku.
- Rozrachunki z klientami — Wiele sklepów i hurtowni sprzedaje z odroczonym terminem płatności: aplikacja, która łączy stany z należnościami, oszczędza drugi zeszyt.
- Zespół czy jedno urządzenie, internet czy jego brak — Gdy sprzedają też pracownicy, potrzebujesz osobnych kont i danych w chmurze. Gdy w magazynie nie ma zasięgu, potrzebujesz aplikacji, która działa w pełni offline.
- Limity wersji darmowej — Porównaj, ile produktów, zamówień, magazynów i użytkowników mieści się w darmowym planie i ile kosztuje następny.
Czego Ofisx Magazyn i Sprzedaż nie robi
- Ofisx Magazyn i Sprzedaż nie wystawia polskich faktur VAT w KSeF i nie ma integracji z KSeF ani JPK; paragony i faktury w PDF nie zastępują kasy fiskalnej ani programu do faktur. Do tych obowiązków użyj programu do faktur lub kasy fiskalnej, a w razie wątpliwości zapytaj księgowego.
- Nie ma integracji ze sklepami internetowymi ani marketplace'ami, takimi jak Allegro czy Amazon.
- Działa w chmurze i wymaga internetu. Bez internetu użyj Ofisx Magazyn (offline) – ta jednak działa na jednym urządzeniu, bez kont dla pracowników i bez wersji w przeglądarce.
Najczęstsze pytania
Jaka jest najlepsza aplikacja do zarządzania magazynem dla małej firmy?
To zależy od tego, jak sprzedajesz. Jeśli prowadzisz sklep lub hurtownię i chcesz mieć stany, sprzedaż z kodem kreskowym, alarm niskiego stanu i rozrachunki z klientami w telefonie, dla siebie i pracowników, dobrze sprawdzi się Ofisx Magazyn i Sprzedaż: działa na Androidzie, iPhonie i w przeglądarce z jednego konta, a pobranie jest bezpłatne. Jeśli w magazynie nie ma internetu, wybierz Ofisx Magazyn (offline). Jeśli najważniejsze są faktury VAT i KSeF, lepszy będzie program do faktur z magazynem, np. Fakturownia, wFirma lub Subiekt.
Czy jest darmowa aplikacja magazynowa?
Tak. Ofisx Magazyn i Sprzedaż można pobrać i używać za darmo po bezpłatnej rejestracji (funkcje zaawansowane są w abonamencie Premium). Ofisx Magazyn (offline) jest darmowa do 100 produktów i 300 transakcji, a wersję Pro kupisz w abonamencie miesięcznym lub rocznym albo jednorazowo – abonament nie jest obowiązkowy. Sortly ma plan Free do 100 pozycji i 1 użytkownika, Zoho Inventory plan Free do 50 zamówień miesięcznie, a Odoo jedną bezpłatną aplikację.
Czy mogę używać telefonu jako skanera kodów kreskowych w magazynie?
Tak. W Ofisx Magazyn i Sprzedaż aparat telefonu czyta kod przy sprzedaży, zakupie, zwrocie i inwentaryzacji, a jeden produkt może mieć kilka kodów. Kody skanuje też Sortly.
Czy aplikacja magazynowa wystawia faktury do KSeF?
Ofisx Magazyn i Sprzedaż – nie: tworzy paragony i faktury w PDF, ale nie jest zintegrowana z KSeF ani JPK. Jeśli musisz wysyłać faktury do KSeF, użyj programu do faktur, np. Fakturowni, wFirmy lub Subiekta, a aplikację magazynową traktuj jako narzędzie do stanów, sprzedaży i inwentaryzacji.
Jak przejść z Excela na aplikację magazynową?
Przygotuj plik z kodem, nazwą, ceną, stawką VAT i ilością i zaimportuj go: Ofisx Magazyn i Sprzedaż importuje i eksportuje produkty masowo przez Excel. Potem zrób inwentaryzację, żeby poprawić stany początkowe.
Czy moi pracownicy mogą korzystać z aplikacji?
Tak. Ofisx Magazyn i Sprzedaż ma konta dla wielu użytkowników z uprawnieniami i pokazuje sprzedaż każdego pracownika; dane są w chmurze i aktualne na wszystkich urządzeniach.
Czy jest aplikacja magazynowa, która działa bez internetu?
Tak: Ofisx Magazyn (offline) (w Google Play „Magazyn i Stany Magazynowe”) zapisuje dane w telefonie i robi kopię zapasową na Google Drive lub iCloud. Działa na jednym urządzeniu, bez kont dla pracowników i bez wersji w przeglądarce.