Aplikacja do zapisywania długów klientów i stanów magazynowych – zamiast zeszytu dłużników (2026)
Ofisx Magazyn i Sprzedaż (w Google Play „Magazyn i Sprzedaż: Skaner” – Google Play, App Store) to aplikacja na Androida, iPhone'a i przeglądarkę, która zastępuje sklepowy zeszyt dłużników i jednocześnie prowadzi stany magazynowe: gdy stały klient bierze towar „na zeszyt”, skanujesz kody kreskowe, zapisujesz sprzedaż na jego konto i stan spada w tym samym kroku. Widzisz, kto ile jest winien i do kiedy, zapisujesz wpłaty, dostajesz przypomnienie o terminie płatności i możesz wysłać klientowi zestawienie konta w PDF. Pracownicy mają własne konta, a ten sam stan długów widać na każdym telefonie i w przeglądarce. Jeśli w sklepie stoi jedna osoba z jednym telefonem albo nie ma zasięgu, dane mogą zostać w telefonie w wersji Ofisx Magazyn (offline). Poniżej uczciwie porównujemy obie aplikacje z tym, czego w Polsce używają małe sklepy przy sprzedaży na kreskę: aplikacjami „księga długów”, darmową kasą POS, programami do faktur z kontrolą płatności, programem sprzedażowo-magazynowym na komputer i zwykłym zeszytem.
Krótka odpowiedź: co zamiast zeszytu dłużników
- Długi klientów i stany w jednym miejscu, kilka osób za ladą: Ofisx Magazyn i Sprzedaż – sprzedaż na konto klienta zdejmuje towar ze stanu, saldo każdego klienta, wpłaty, terminy płatności z przypomnieniem, zestawienie konta w PDF, konta pracowników i wersja w przeglądarce. Pobranie bezpłatne, ceny planów w sklepie; wymaga internetu.
- Jeden telefon, bez zasięgu, dane tylko u Ciebie: Ofisx Magazyn (offline) (App Store) – stany i konta klientów w 100% bez internetu, kopia na Google Drive lub iCloud; bez kont pracowników i bez wersji w przeglądarce. Ceny w sklepie – abonament nie jest obowiązkowy (jest też zakup dożywotni).
- Chcesz tylko zastąpić zeszyt, towar Cię nie interesuje: aplikacja typu „księga długów”, np. Credit Debit (Android, ponad 1 mln pobrań) – salda klientów, wpłaty, przypomnienia, bez stanów magazynowych.
- Potrzebujesz przede wszystkim kasy w telefonie: Loyverse POS – darmowa kasa ze stanami i programem lojalnościowym; salda długu klienta w opisach nie ma, więc zeszyt zostaje obok.
- Twoi „dłużnicy” to firmy, którym wystawiasz faktury z terminem: Fakturownia – kontrola płatności i automatyczne przypomnienia o nieopłaconych fakturach, magazyn od planu Standard (28,46 zł netto/mies.).
- Sklep ma komputer przy ladzie i kasę fiskalną: Subiekt nexo (InsERT) – rozrachunki (należności i zobowiązania), wezwania do zapłaty, obsługa kas fiskalnych i czytników; licencja 765 zł netto.
Aplikacje do długów klientów i stanów magazynowych – porównanie
| Rozwiązanie | Platformy | Stany magazynowe | Długi klientów i saldo | Przypomnienia o płatności | Cena (sprawdzona 14.10.2026) |
|---|---|---|---|---|---|
| Ofisx Magazyn i Sprzedaż (online) | Android, iPhone i przeglądarka (web.ofisx.com) na jednym koncie | Tak – skaner kodów w aparacie, kilka kodów na produkt, alarm niskiego stanu, inwentaryzacja, historia ruchów, stany dla każdego magazynu i pojazdu | Tak – sprzedaż na konto klienta, saldo, wpłaty, terminy płatności, zestawienie konta w PDF | Przypomnienie o terminie dla Ciebie; aplikacja nie wysyła klientowi wezwań – zestawienie PDF wysyłasz sam, np. przez WhatsApp | Pobranie bezpłatne; ceny planów w Google Play i App Store |
| Ofisx Magazyn (offline) | Android i iPhone, jedno urządzenie | Tak – podstawowe stany produktów | Tak – podstawowe konta klientów z saldem, zapisane w telefonie | Nie | Ceny w sklepie – abonament nie jest obowiązkowy (jest też zakup dożywotni) |
| Credit Debit – księga długów (ANKIT SARAF) | Android | Nie | Tak – konta klientów i dostawców, należności, wpłaty, saldo każdego konta | Tak – wysyłanie przypomnień o płatności, telefon do klienta z aplikacji | Bezpłatna, z reklamami i zakupami w aplikacji (kwot w opisie brak) |
| Kontroler Długów (David Serrano Canales) | Android | Nie | Tak – długi przypisane do kontaktów, częściowe spłaty, saldo na osobę i saldo łączne | Tak – terminy i przypomnienia przed płatnością (dla Ciebie) | Bezpłatna, z reklamami i zakupami w aplikacji (kwot w opisie brak) |
| Loyverse POS | Android i iOS, panel w przeglądarce | Tak – stany na bieżąco, powiadomienia o niskim stanie, import/eksport CSV; zaawansowane zarządzanie zapasami płatne | Nie podano – baza klientów i program lojalnościowy, ale bez salda długu klienta w sprawdzonych opisach | Nie podano | Kasa POS i Dashboard za darmo; Zaawansowane zarządzanie zapasami 25 USD/mies. lub 250 USD/rok za sklep, zarządzanie pracownikami 5 USD/mies. za pracownika (14 dni testu, ceny bez podatku) |
| Fakturownia | Przeglądarka i aplikacja mobilna | Program magazynowy od planu Standard | Przez faktury: termin i data płatności na liście faktur, nota odsetkowa do nieopłaconej faktury | Tak – automatyczne przypomnienia o nieopłaconych fakturach (nie we wszystkich planach – sprawdź porównanie planów) | Micro 0 zł (3 faktury/mies.); Start 12,49 zł, Standard 28,46 zł, Pro 49,99 zł, Pro Plus 83,46 zł netto/mies. przy planie na 12 miesięcy; 30 dni testu |
| Subiekt nexo (InsERT) | Program na komputer z Windows | Tak – pełne dokumenty handlowe i magazynowe, sprzedaż z wielu magazynów | Tak – rozrachunki (należności i zobowiązania), sprzedaż kredytowana | Wezwania do zapłaty | Licencja elektroniczna na 1 stanowisko 765,00 zł netto (940,95 zł brutto), 3 miesiące opieki posprzedażowej w cenie; bezpłatne demo |
| Papierowy zeszyt lub Excel | Długopis albo komputer | Nie (w Excelu tylko z osobną tabelą) | Tak, ręcznie | Nie | Prawie za darmo |
Opcje szczegółowo
Ofisx Magazyn i Sprzedaż (online)
Dla sklepu, w którym za ladą stoi kilka osób: właściciel i pracownicy pracują na tym samym koncie w telefonach i w przeglądarce, każdy ma własny dostęp, a wszyscy widzą to samo saldo klienta. Gdy pani z trzeciego piętra bierze chleb i mleko „na zeszyt”, wybierasz jej konto przy sprzedaży, skanujesz kody – i towar schodzi ze stanu, a kwota trafia na jej konto. Wpłaty, także częściowe, zapisujesz na tym samym koncie.
Do kont klientów dochodzi to, czego potrzebuje sklep: sprzedaż, zakupy i zwroty z kodami kreskowymi, zdjęcia produktów, alarm niskiego stanu, inwentaryzacja, paragony i faktury w PDF, wydruk na drukarce termicznej 58/80 mm (wydruk niefiskalny), oferty, wydatki, raporty zysku, obrotu, VAT i kasy oraz sprzedaż na pracownika. Asortyment wczytasz z Excela, a e-katalog pozwala klientom zamawiać przez WhatsApp.
Dane są w chmurze, dlatego aplikacja wymaga internetu i nie działa offline. W Google Play nazywa się „Magazyn i Sprzedaż: Skaner”, w App Store „Magazyn i Sprzedaż - Ofisx”. Więcej w porównaniu najlepszych aplikacji magazynowych.
Ofisx Magazyn (offline)
Dla właściciela, który sam stoi za ladą i nie chce trzymać nazwisk dłużników na cudzym serwerze: aplikacja działa w 100% bez internetu, a dane – stany i konta klientów – zostają w telefonie. Kopię zapasową robisz na własny Google Drive lub iCloud.
Ograniczenia: jedno urządzenie, bez kont pracowników i bez wersji w przeglądarce. Jeśli zeszyt prowadzi kilka osób na zmiany, każda musi widzieć to samo saldo – wtedy lepsza jest wersja online. W Google Play i App Store nazywa się „Magazyn i Stany Magazynowe”. Więcej w porównaniu aplikacji magazynowych offline.
Credit Debit – księga długów (ANKIT SARAF)
W Google Play jako „Credit Debit-ledger, debt book”, ponad 1 mln pobrań, ocena 4,8, aktualizacja 7 października 2026. Opis kieruje ją wprost do właścicieli sklepów i hurtowników: konta zakładane z kontaktów, kilka firm na jednym telefonie, notatki i zdjęcia paragonów, raporty dzienne, tygodniowe i miesięczne z eksportem do PDF i Excela, proste faktury. Według opisu dane są tylko w urządzeniu lub na Dysku Google, z blokadą hasłem lub odciskiem palca.
To cyfrowy zeszyt dłużników, nie aplikacja magazynowa: towar i stany prowadzisz osobno, a każdą sprzedaż na kreskę wpisujesz kwotą, nie produktami.
Kontroler Długów (David Serrano Canales)
W Google Play ponad 100 tys. pobrań, aktualizacja 9 października 2026. Działa offline i bez konta, obsługuje wiele walut, ma kopię zapasową, import i eksport danych.
Opis mówi o długach w ogóle – kto jest winien Tobie i komu Ty jesteś winien – a nie o sklepie. Do kilku stałych klientów wystarczy; przy kilkudziesięciu klientach i codziennych zakupach brakuje powiązania z towarem.
Loyverse POS
W Google Play „Loyverse POS System - Kasa”, ponad 1 mln pobrań. Darmowa kasa POS w telefonie lub tablecie: skaner kodów w aparacie, sprzedaż także offline, stany, analiza sprzedaży, baza klientów i program lojalnościowy.
Dobra, jeśli najpierw potrzebujesz kasy. Sprzedaży „na zeszyt” z saldem klienta nie znaleźliśmy ani w opisie w Google Play, ani na stronie cennika – sklep, który sprzedaje na kreskę, prowadzi wtedy długi w drugim narzędziu. Kasa POS to nie kasa fiskalna; jak rejestrować sprzedaż, ustal z księgowym.
Fakturownia
Program do faktur z KSeF, kontrolą płatności i magazynem. Pasuje, gdy „dłużnikami” są firmy – restauracja, warsztat, szkoła – którym wystawiasz fakturę z terminem płatności, a program sam przypomina o zaległej fakturze.
Dla pani, która co drugi dzień bierze bułki na kreskę, droga przez fakturę jest za ciężka: każdy zakup musiałby być dokumentem. Więcej o programach do faktur z magazynem: alternatywa dla Fakturowni i wFirmy.
Subiekt nexo (InsERT)
Klasyczny program sprzedażowo-magazynowy: według producenta prowadzi rozrachunki, wystawia wezwania do zapłaty i współpracuje z kasami i drukarkami fiskalnymi, wagami i czytnikami kodów.
Najlepszy, gdy sklep i tak ma stanowisko komputerowe przy ladzie i chce mieć należności, kasę fiskalną i dokumenty w jednym programie. Wymaga więcej konfiguracji i sprzętu; w telefonie za ladą nie zastąpi zeszytu.
Papierowy zeszyt lub Excel
Zeszyt pod ladą działa, dopóki prowadzi go jedna osoba: nazwisko, data, kwota, skreślenie po zapłacie. Kłopot zaczyna się, gdy pracownica zapomni wpisać, zeszyt zaginie albo klient zapyta „ile ja właściwie jestem winien?” i trzeba sumować dziesięć stron. Towar wydany na kreskę i tak nie schodzi ze stanu.
Excel liczy saldo pewniej, ale rzadko stoi przy ladzie. Wiele sklepów zaczyna od zeszytu, a potem wpisuje stałych klientów do aplikacji – stare saldo wprowadzasz jako dług początkowy.
Jak wybrać aplikację do sprzedaży na zeszyt
- Czy dług powstaje przy sprzedaży towaru? — W zwykłej „księdze długów” wpisujesz kwotę, ale stan magazynowy nie wie, że zgrzewka wody wyszła ze sklepu. W aplikacji, która łączy jedno z drugim, sprzedaż na konto klienta zdejmuje towar ze stanu i dopisuje kwotę do salda – jedno wpisanie zamiast dwóch, a półka i zeszyt się zgadzają.
- Saldo, wpłaty częściowe i zestawienie dla klienta — Sprawdź, czy aplikacja pokazuje dla każdego klienta, ile jest winien, co kupił i kiedy płacił, czy przyjmuje wpłaty częściowe i czy możesz pokazać albo wysłać zestawienie, gdy klient zapyta, ile mu zostało.
- Jedna osoba czy zmiany za ladą — Jeśli za ladą zawsze stoi ta sama osoba, wystarczy aplikacja offline na jednym telefonie. Jeśli sprzedają też pracownicy, wszyscy muszą widzieć to samo saldo – potrzebna jest aplikacja w chmurze z kontami pracowników.
- Termin i przypomnienie — Zeszyt nie przypomni, że pan Kowalski miał oddać do dziesiątego. Ustaw termin płatności przy sprzedaży na kreskę i sprawdź, czy aplikacja przypomina o nim Tobie – a zestawienie wyślij klientowi sam, osobiście to zwykle działa lepiej niż automatyczne wezwanie.
- Dane osobowe dłużników — Nazwiska i kwoty długów to dane osobowe w rozumieniu RODO. Zapisuj tylko to, czego potrzebujesz, zabezpiecz telefon kodem i nie wywieszaj listy dłużników w sklepie. W aplikacji offline dane zostają w telefonie, a kopia – na Twoim Google Drive lub iCloud; w aplikacji w chmurze są u dostawcy, więc przeczytaj jego politykę prywatności.
- Kasa fiskalna to osobna sprawa — Ani zeszyt, ani aplikacja do długów nie zastępuje kasy fiskalnej. Jak i kiedy rejestrować sprzedaż na kreskę na kasie, ustal z księgowym – a aplikacji używaj obok kasy do stanów i sald klientów.
Czego aplikacje Ofisx nie robią
- Ofisx Magazyn i Sprzedaż ani Ofisx Magazyn (offline) nie są kasą fiskalną: nie wystawiają paragonów fiskalnych, a wydruk na drukarce termicznej 58/80 mm jest niefiskalny. Sprzedaż rejestruj na swojej kasie fiskalnej.
- Nie wysyłają faktur do KSeF i nie są programem księgowym; faktury w PDF to nie e-faktury.
- Nie przyjmują płatności kartą – wpłaty klientów na konto zapisujesz ręcznie, a kartą płaci się na Twoim terminalu.
- Nie prowadzą windykacji, nie wysyłają klientom automatycznych wezwań do zapłaty i nie zgłaszają dłużników do BIK ani rejestrów długów: przypomnienie o terminie jest dla Ciebie, zestawienie konta przekazujesz klientowi sam.
- Wersja online wymaga internetu i nie działa offline. Wersja offline działa na jednym urządzeniu, bez kont pracowników i bez wersji w przeglądarce.
Najczęściej zadawane pytania
Jaka aplikacja do zapisywania długów klientów w sklepie?
Zależy, czy chcesz zapisywać same kwoty, czy także towar. Jeśli sprzedaż na zeszyt ma od razu zdejmować towar ze stanu, potrzebujesz aplikacji, która łączy konta klientów z magazynem – np. Ofisx Magazyn i Sprzedaż (Android, iPhone i przeglądarka, konta pracowników, przypomnienia o terminie) albo Ofisx Magazyn (offline) na jeden telefon bez internetu. Jeśli chcesz tylko zastąpić papierowy zeszyt kwotami, wystarczy aplikacja typu „księga długów”, np. Credit Debit. Jeśli Twoi dłużnicy to firmy z fakturami, lepsza będzie Fakturownia z przypomnieniami o nieopłaconych fakturach.
Jak prowadzić zeszyt dłużników w aplikacji?
Załóż konto dla każdego stałego klienta, który może brać na kreskę, i wpisz jako dług początkowy to, co ma już w zeszycie. Każdy zakup na kreskę zapisuj na jego konto, każdą wpłatę też, a gdy klient zapyta, pokaż mu zestawienie. W Ofisx Magazyn i Sprzedaż dzieje się to przy sprzedaży: wybierasz klienta, skanujesz towar, zapisujesz na konto – stan i saldo zmieniają się jednocześnie, a przy terminie płatności dostajesz przypomnienie.
Czy jest program magazynowy z należnościami klientów?
Tak. W telefonie: Ofisx Magazyn i Sprzedaż prowadzi stany (skaner kodów, alarm niskiego stanu, inwentaryzacja) i konta klientów z saldem, wpłatami, terminami i zestawieniem w PDF. Na komputerze: Subiekt nexo ma rozrachunki (należności i zobowiązania) i wezwania do zapłaty, a Fakturownia – magazyn od planu Standard i kontrolę płatności faktur. Loyverse ma stany i bazę klientów, ale salda długu klienta w jego opisach nie znaleźliśmy.
Czy sprzedaż na zeszyt jest legalna?
Sprzedaż z odroczoną płatnością stałym klientom to w małych sklepach zwykła praktyka, ale warto pamiętać o kilku rzeczach. Sprzedaż na kreskę to nadal sprzedaż – jak ją zarejestrować na kasie fiskalnej i w księgach, ustal z księgowym. Roszczenia związane z prowadzeniem działalności gospodarczej przedawniają się co do zasady po trzech latach, licząc do końca roku kalendarzowego (art. 118 Kodeksu cywilnego), więc nie zostawiaj długów na lata. Nazwiska i kwoty to dane osobowe chronione przez RODO. To ogólne informacje, nie porada prawna.
Czy aplikacja wyśle klientowi przypomnienie o długu?
Ofisx nie wysyła klientom automatycznych wezwań. Wersja online przypomina Tobie o terminie płatności i tworzy zestawienie konta w PDF, które możesz wysłać klientowi, np. przez WhatsApp. Credit Debit według opisu wysyła przypomnienia o płatności, a Fakturownia – automatyczne przypomnienia o nieopłaconych fakturach. W sklepie osiedlowym rozmowa przy ladzie często działa lepiej niż wezwanie.
Gdzie są zapisane dane moich dłużników?
W Ofisx Magazyn (offline) w Twoim telefonie – bez konta i bez serwera Ofisx; kopię zapasową zapisujesz na własnym Google Drive lub iCloud. Ofisx Magazyn i Sprzedaż (online) trzyma dane w chmurze, żeby pracownicy i wersja w przeglądarce widzieli ten sam stan. Niezależnie od aplikacji traktuj nazwiska i kwoty jak dane osobowe.
Czy kilku pracowników może zapisywać na zeszyt?
W Ofisx Magazyn i Sprzedaż (online) tak: każdy pracownik ma własne konto, wszyscy widzą to samo saldo klienta, a raport pokazuje sprzedaż na pracownika. Wersja offline działa tylko na jednym urządzeniu. Aplikacje typu „księga długów” z tego porównania działają w telefonie jednej osoby.
Czy aplikacja do długów zastępuje kasę fiskalną?
Nie. Ani Ofisx, ani aplikacje do zapisywania długów nie są kasą fiskalną i nie wystawiają paragonów fiskalnych. W małym sklepie zwykle działa to razem: kasa fiskalna rejestruje sprzedaż, terminal przyjmuje kartę, a aplikacja w telefonie pilnuje stanów i sald klientów. Więcej o łączeniu tych narzędzi: aplikacja do sprzedaży i magazynu dla małego sklepu.