Program magazynowy a KSeF i kasa fiskalna (2026): co musi mieć mała firma?
Program magazynowy a KSeF to dwie różne sprawy: program magazynowy pokazuje, ile towaru masz na półce i w magazynie, a faktury VAT dla firm od 1 kwietnia 2026 r. większość podatników musi wystawiać w Krajowym Systemie e-Faktur – w programie do faktur połączonym z KSeF. Sprzedaż osobom prywatnym rejestruje z kolei kasa fiskalna. Ofisx Magazyn i Sprzedaż (w sklepach jako „Magazyn i Sprzedaż: Skaner” – Google Play, App Store) to aplikacja do stanów magazynowych i remanentu na telefonie: nie wysyła faktur do KSeF i nie jest kasą fiskalną. Poniżej wyjaśniamy, czego wymagają przepisy (ze źródłami urzędowymi) i jakie zestawy narzędzi sprawdzają się w małej firmie.
Krótka odpowiedź: co do czego służy
- Program magazynowy nie musi być zintegrowany z KSeF. Obowiązek KSeF dotyczy faktur, a nie prowadzenia stanów magazynowych. Faktury VAT dla firm wystawiasz w programie do faktur połączonym z KSeF (np. Fakturownia, wFirma, inFakt, Subiekt 123), a stany możesz prowadzić w osobnej aplikacji magazynowej albo w module magazynowym tego samego programu.
- Terminy KSeF: od 1 lutego 2026 r. – firmy, które w 2024 r. miały sprzedaż powyżej 200 mln zł (z VAT), oraz obowiązek odbierania faktur w KSeF; od 1 kwietnia 2026 r. – pozostali. Do 31 grudnia 2026 r. można jeszcze wystawiać faktury poza KSeF, jeśli ich suma sprzedaży z VAT w miesiącu nie przekracza 10 000 zł; od 1 stycznia 2027 r. KSeF obowiązuje wszystkich. Kary według obecnych przepisów – za naruszenia od 1 stycznia 2027 r.; 16 września 2026 r. Ministerstwo Finansów zapowiedziało projekt ustawy przesuwający je do końca 2027 r.
- Kasa fiskalna: potrzebna, gdy sprzedajesz osobom prywatnym i rolnikom ryczałtowym, a ta sprzedaż przekroczyła 20 000 zł w poprzednim roku, albo gdy sprzedajesz towary i usługi z listy objętej obowiązkiem bez względu na obrót. Do 31 grudnia 2026 r. paragon z NIP do 450 zł jest fakturą uproszczoną; od 1 stycznia 2027 r. faktur nie wystawia się już kasą rejestrującą.
- Remanent (spis z natury): przy księdze przychodów i rozchodów – m.in. na koniec każdego roku podatkowego, na dzień rozpoczęcia działalności w trakcie roku i na dzień likwidacji. Przy pełnej księgowości – inwentaryzacja na ostatni dzień roku obrotowego (art. 26 ustawy o rachunkowości). Ani KSeF, ani kasa fiskalna nie policzą towaru za Ciebie.
- Najprostszy zestaw dla sklepu lub hurtowni: Ofisx Magazyn i Sprzedaż (iPhone) do stanów, przyjęć ze skanerem i remanentu + program do faktur z KSeF + kasa fiskalna online przy sprzedaży detalicznej. Podstawowe funkcje Ofisx są darmowe, zaawansowane w abonamencie Pro/Premium.
- Wolisz jeden program: Fakturownia (magazyn od planu Standard, integracja z KSeF za 0 zł), wFirma (pakiety z modułem Magazyn) lub Subiekt 123 (moduł Magazyn 18,90 zł netto/mies.) – faktury i magazyn w jednym miejscu, głównie przy komputerze.
- Magazyn bez internetu: Ofisx Magazyn (offline) (iPhone) – jeden telefon, za darmo do 100 produktów i 300 operacji, Pro miesięcznie, rocznie lub jednorazowo. Zobacz też aplikację magazynową offline.
Program magazynowy, program do faktur z KSeF i kasa fiskalna – porównanie
| Rozwiązanie | Rodzaj narzędzia | Faktury w KSeF | Stany magazynowe | Rola w małej firmie |
|---|---|---|---|---|
| Ofisx Magazyn i Sprzedaż | Aplikacja magazynowa (Android, iPhone i przeglądarka), dane w chmurze | Nie – nie wysyła faktur do KSeF; nie jest kasą fiskalną | Tak: sprzedaż i zakupy ze skanerem kodów w aparacie, inwentaryzacja, alarm niskiego stanu, stany osobno dla magazynów i pojazdów | Stany i remanent na telefonie obok programu do faktur z KSeF i kasy fiskalnej; praca w zespole |
| Ofisx Magazyn (offline) | Aplikacja magazynowa bez internetu (Android „Magazyn i Stany Magazynowe”, iPhone „Inventory Manager Offline”) | Nie | Tak: kody kreskowe bez internetu, import i eksport Excel | Jedna osoba, jeden telefon, magazyn bez zasięgu |
| Fakturownia | Program do faktur online z modułem magazynowym | Tak – według producenta integracja z KSeF za 0 zł (wysyłka i pobieranie dokumentów) | Tak, od planu Standard: PZ, WZ, PW, RW, przesunięcia, rezerwacje, zamówienia, inwentaryzacja | Faktury w KSeF i magazyn powiązany z dokumentami w jednym programie |
| wFirma | Faktury i księgowość online z modułem Magazyn | Tak – wystawianie i wysyłka faktur do KSeF | Tak, w pakietach z modułem magazynowym: PZ, RW, PW, MM, WZ, kody EAN, remanent okresowy i roczny (PDF/XLSX) | Faktury, księgowość i magazyn w jednym systemie |
| inFakt | Program do faktur i księgowości online | Tak – według producenta „pełna integracja z KSeF” | Nie znaleźliśmy modułu magazynowego na stronie głównej (12.10.2026) – zapytaj producenta | Faktury w KSeF; stany w osobnej aplikacji magazynowej |
| Subiekt 123 (InsERT) | Program online do sprzedaży i faktur | Tak – dokumenty KSeF w limicie licencji (np. 10 000 przy licencji rocznej) | Tak, w płatnym module Magazyn | Faktury i magazyn od znanego polskiego producenta |
| Kasa fiskalna online | Urządzenie rejestrujące sprzedaż osobom prywatnym, przesyła dane do Centralnego Repozytorium Kas | Do 31.12.2026 paragon z NIP do 450 zł jest fakturą poza KSeF; od 1.01.2027 faktur nie wystawia się kasą | Nie (chyba że współpracuje z programem sprzedażowym) | Obowiązkowa po przekroczeniu 20 000 zł sprzedaży osobom prywatnym lub przy towarach i usługach z listy |
Rozwiązania w szczegółach
Ofisx Magazyn i Sprzedaż
Dodajesz produkty (także masowo z Excela) z ceną, VAT i kodami kreskowymi, a sprzedaż, zakupy i zwroty rejestrujesz, skanując kod aparatem telefonu. Stany zmieniają się od razu, a gdy towar spada poniżej minimum, przychodzi powiadomienie. Inwentaryzacja koryguje ilości po spisie, a listę produktów ze stanami wyeksportujesz do Excela – to dobra podstawa do remanentu na koniec roku.
Rozrachunki z klientami i dostawcami, raporty VAT i zysku, paragony i faktury w PDF do własnych potrzeb. To samo konto działa na kilku urządzeniach i w przeglądarce, z kontami pracowników. Pobranie i rejestracja są bezpłatne, podstawowe funkcje darmowe, zaawansowane w abonamencie Pro/Premium.
Czego nie zastępuje: programu do faktur w KSeF (PDF z aplikacji nie jest ustrukturyzowaną e-fakturą) ani kasy fiskalnej.
Ofisx Magazyn (offline)
Dane zostają w telefonie. Za darmo do 100 produktów i 300 operacji; Pro w abonamencie miesięcznym, rocznym albo jednorazowo (lifetime) – abonament nie jest obowiązkowy. Bez pracy zespołowej i bez wersji w przeglądarce. Paragony i faktury w PDF nie są fakturami KSeF ani paragonami fiskalnymi.
Fakturownia
Producent podaje, że program magazynowy jest dostępny od planu Standard bez dodatkowych opłat, a dokumenty magazynowe mogą powstawać z faktur. Dobry wybór, gdy najważniejsze są faktury i dokumenty magazynowe przy komputerze; 30 dni testu.
wFirma
Według producenta moduł Magazyn generuje dokumenty PZ, RW, PW, MM i WZ, obsługuje kody EAN i drukarki kodów, a raport remanentu przygotujesz w PDF lub XLSX. Ceny pakietów są w cenniku wFirma.
inFakt
inFakt opisuje wysyłkę faktur e-mailem i do KSeF z jednego miejsca. Jeśli prowadzisz towar, stany i remanent prowadź w osobnej aplikacji magazynowej albo zapytaj inFakt o funkcje magazynowe.
Subiekt 123 (InsERT)
Pakiet podstawowy 19,90 zł netto/mies. (199 zł netto za 12 mies.), moduł Magazyn 18,90 zł netto/mies. (189 zł netto za 12 mies.). W cenniku jest też opcjonalny moduł „fiskalizacja” (5,90 zł netto/mies.) – jego zakres sprawdź u producenta.
Kasa fiskalna online
Kasy wirtualne (program na telefonie lub tablecie) mogą stosować tylko wybrane branże, m.in. przewóz osób, zakwaterowanie, gastronomia i myjnie – zwykły sklep potrzebuje kasy online. Ulga na zakup kasy (do 700 zł) dotyczy tylko kas online, według biznes.gov.pl.
Czego wymagają przepisy od małej firmy
- Wystawiasz faktury VAT firmom? Potrzebujesz programu z KSeF — Od 1 kwietnia 2026 r. (największe firmy od 1 lutego 2026 r.) faktury wystawia się w KSeF. Do 31 grudnia 2026 r. można jeszcze wystawiać faktury poza KSeF, dopóki ich suma sprzedaży z VAT w danym miesiącu nie przekroczy 10 000 zł – po przekroczeniu limitu KSeF obowiązuje od faktury, która go przekroczyła, nawet jeśli w kolejnych miesiącach sprzedaż spadnie. Od 1 stycznia 2027 r. KSeF obowiązuje wszystkich. Faktury dla konsumentów nie muszą trafiać do KSeF, choć można je tam wystawić dobrowolnie.
- Odbierasz faktury od dostawców – też przez KSeF — Obowiązek otrzymywania faktur w KSeF obowiązuje od 1 lutego 2026 r. Faktury zakupowe pobierzesz z KSeF w programie do faktur lub w Aplikacji Podatnika KSeF. Przyjęcie towaru na stan (z ilościami i cenami zakupu) to już zadanie programu magazynowego.
- Kary: obecnie od 2027 r., zapowiedziane przesunięcie — Według ksef.podatki.gov.pl kary pieniężne za błędy w stosowaniu KSeF będą stosowane od 1 stycznia 2027 r. 16 września 2026 r. Ministerstwo Finansów zapowiedziało wydłużenie odroczenia kar do 31 grudnia 2027 r., ale wymaga to zmiany ustawy, nad którą resort dopiero rozpoczął prace. Odroczenie kar nie zwalnia z obowiązku stosowania KSeF.
- Sprzedajesz osobom prywatnym? Sprawdź obowiązek kasy — Zwolnienie z kasy fiskalnej traci się po przekroczeniu 20 000 zł sprzedaży osobom prywatnym i rolnikom ryczałtowym w poprzednim roku, a przy niektórych towarach i usługach (np. paliwa, wyroby tytoniowe, alkohol, sprzęt komputerowy, usługi fryzjerskie) kasa jest wymagana zawsze. Od 1 stycznia 2027 r. nie wystawisz faktury kasą: jeśli kupujący jest firmą, fakturę wystawiasz w KSeF.
- Remanent robisz sam – niezależnie od KSeF — Przy księdze przychodów i rozchodów spis z natury sporządzasz m.in. na koniec każdego roku podatkowego (lub na 1 stycznia), na dzień rozpoczęcia działalności w trakcie roku i na dzień likwidacji. Przepisy nie podają wzoru, ale spis musi zawierać m.in. nazwę towaru, jednostkę miary, ilość, cenę i wartość oraz podpisy; na wycenę masz 14 dni. Przy pełnej księgowości inwentaryzację przeprowadza się na ostatni dzień roku obrotowego (art. 26 ustawy o rachunkowości), a zapasy na terenie strzeżonym z ewidencją ilościowo-wartościową można spisywać raz w ciągu 2 lat.
- Jeden program czy dwa? — Jeden program do faktur z modułem magazynowym (Fakturownia, wFirma, Subiekt 123) daje dokumenty PZ/WZ powiązane z fakturami, ale wygodnie pracuje się w nim głównie przy komputerze. Osobna aplikacja magazynowa na telefonie przydaje się, gdy towar przyjmujesz i liczysz w magazynie lub w trasie, a kilka osób skanuje jednocześnie. Porównanie aplikacji znajdziesz w zestawieniu najlepsza aplikacja magazynowa.
Czego Ofisx nie robi
- Ofisx Magazyn i Sprzedaż i Ofisx Magazyn (offline) nie wysyłają ani nie pobierają faktur z KSeF. Paragony i faktury w PDF z aplikacji nie są ustrukturyzowanymi e-fakturami – faktury VAT dla firm wystawiaj w programie połączonym z KSeF.
- Nie są kasą fiskalną ani kasą wirtualną i nie przesyłają danych do Centralnego Repozytorium Kas. Jeśli masz obowiązek ewidencji na kasie, sprzedaż osobom prywatnym rejestruj na kasie fiskalnej.
- Nie mają integracji z Fakturownią, wFirmą, inFaktem, Subiektem ani z kasami fiskalnymi: sprzedaż zafiskalizowaną na kasie lub zafakturowaną w innym programie trzeba wprowadzić lub zeskanować w aplikacji, żeby stany się zgadzały.
- Ofisx Magazyn i Sprzedaż wymaga internetu; wersja offline działa bez internetu, ale na jednym urządzeniu, bez kont pracowników i wersji w przeglądarce.
Najczęstsze pytania
Czy program magazynowy musi być zintegrowany z KSeF?
Nie. KSeF dotyczy wystawiania i odbierania faktur, a przepisy nie wymagają, żeby program do stanów magazynowych łączył się z KSeF. Wymagane jest, żeby faktury VAT dla firm (od 1 kwietnia 2026 r. u większości podatników, od 1 stycznia 2027 r. u wszystkich) trafiały do KSeF – a to robi program do faktur. Integracja magazynu z fakturami jest wygodna (np. WZ z faktury), ale nieobowiązkowa.
Czy aplikacja do stanów magazynowych wystawia e-faktury?
To zależy od aplikacji. Ofisx Magazyn i Sprzedaż tworzy paragony i faktury w PDF do własnych potrzeb, ale nie wysyła ich do KSeF i nie są one ustrukturyzowanymi e-fakturami. E-faktury wystawisz w programie do faktur z KSeF, np. Fakturownia, wFirma, inFakt lub Subiekt 123, a Ofisx możesz używać obok do stanów, przyjęć i remanentu.
Od kiedy mała firma musi wystawiać faktury w KSeF?
Od 1 kwietnia 2026 r. (firmy ze sprzedażą powyżej 200 mln zł z VAT w 2024 r. – od 1 lutego 2026 r.). Do 31 grudnia 2026 r. można jeszcze wystawiać faktury poza KSeF, jeśli ich suma sprzedaży z VAT nie przekracza 10 000 zł w miesiącu; faktury z kasy fiskalnej nie wliczają się do tego limitu. Od 1 stycznia 2027 r. KSeF obowiązuje wszystkich. Odbieranie faktur w KSeF obowiązuje od 1 lutego 2026 r.
Od kiedy są kary za KSeF?
Według obecnych przepisów (ksef.podatki.gov.pl) kary będą stosowane za naruszenia od 1 stycznia 2027 r. 16 września 2026 r. Ministerstwo Finansów zapowiedziało przesunięcie kar do końca 2027 r., ale to dopiero projekt zmiany ustawy. Brak kar nie oznacza braku obowiązku – faktury trzeba wystawiać w KSeF zgodnie z terminami.
Czy potrzebuję kasy fiskalnej, jeśli mam program magazynowy?
Program magazynowy nie zastępuje kasy. Kasa fiskalna jest potrzebna, gdy sprzedaż osobom prywatnym i rolnikom ryczałtowym przekroczyła 20 000 zł w poprzednim roku albo gdy sprzedajesz towary i usługi objęte obowiązkiem bez względu na obrót. Kasę wirtualną w telefonie mogą stosować tylko wybrane branże (m.in. przewóz osób, gastronomia, zakwaterowanie), więc sklep zwykle potrzebuje kasy online.
Czy paragon z NIP to nadal faktura?
Do 31 grudnia 2026 r. paragon z NIP nabywcy do 450 zł jest fakturą uproszczoną i nie trafia do KSeF. Od 1 stycznia 2027 r. paragon z NIP nadal można wystawić, ale nie będzie już fakturą, a faktur nie wystawia się kasą rejestrującą – firmie wystawisz fakturę w KSeF.
Jak zrobić remanent telefonem?
W aplikacji magazynowej ze skanerem przejdź po półkach, skanuj kody kreskowe i wpisuj policzone ilości – w Ofisx inwentaryzacja od razu koryguje stany. Potem wyeksportuj listę produktów z ilościami i cenami do Excela i przygotuj z niej spis z natury: nazwa towaru, jednostka miary, ilość, cena, wartość, suma, data, podpisy osób spisujących i właściciela, „Spis zakończono na pozycji…”. Przepisy nie podają wzoru, a na wycenę masz 14 dni. Wartość spisu przekaż księgowemu do KPiR.
Ile kosztuje Ofisx Magazyn i Sprzedaż?
Pobranie i rejestracja są bezpłatne, podstawowe funkcje darmowe, a funkcje zaawansowane w abonamencie Pro/Premium (aktualne ceny w Google Play i App Store). Bez abonamentu: Ofisx Magazyn (offline) jest darmowy do 100 produktów i 300 operacji, a Pro kupisz także jednorazowo – zobacz darmowy program magazynowy. Ceny nie obejmują programu do faktur w KSeF ani kasy fiskalnej.