Lagerverwaltung mit Excel oder App: Was passt zu Ihrem kleinen Unternehmen?
Eine Excel-Tabelle reicht, solange eine Person ein paar Dutzend Artikel am Schreibtisch pflegt; sobald Sie Barcodes scannen, vom Handy aus verkaufen, zu mehreren arbeiten oder bei knappem Bestand gewarnt werden wollen, ist eine App wie die Ofisx Inventar App („Inventar App: Barcode“ bei Google Play und im App Store, Android, iPhone und Web, Download und Registrierung kostenlos) einfacher – und sie importiert Ihre Artikelliste aus Excel. Brauchen Sie dagegen eine Lösung ohne Internet auf nur einem Gerät, bei der die Daten auf dem Handy bleiben, gibt es Ofisx Lagerverwaltung (offline) („Lagerverwaltung – Inventar“ bei Google Play und im App Store): bis 100 Artikel und 300 Buchungen kostenlos, Pro als Monats- oder Jahresabo oder als Einmalkauf auf Lebenszeit. Unten vergleichen wir Tabellenkalkulation und Apps ehrlich – inklusive der Option, einfach bei Excel zu bleiben.
Kurze Antwort: Excel oder App?
- Unter ca. 100 Artikeln, eine Person, Erfassung am Schreibtisch: Bleiben Sie ruhig bei Excel, LibreOffice Calc oder Google Tabellen – ein Blatt mit Artikeln, ein Journal mit Zu- und Abgängen und der Bestand per SUMMEWENNS. Kostenlos, und die Datei gehört Ihnen.
- Sie verkaufen an der Theke und wollen mit dem Handy scannen: Ofisx Inventar App – Verkauf, Einkauf und Retoure per Barcode mit der Kamera, Bestand sofort aktuell, Benachrichtigung unter dem Mindestbestand, Inventur, vollständige Lagerbewegungshistorie sowie Kunden- und Lieferantenkonten. Ihre Artikel importieren Sie gesammelt aus Excel.
- Mehrere Personen oder Geräte arbeiten am selben Bestand: eine Cloud-App (Ofisx Inventar App, Sortly, Zoho Inventory) statt Dateikopien, die auseinanderlaufen. Eine geteilte Google Tabelle ist der kostenlose Zwischenschritt – aber ohne Scan und ohne Warnungen.
- Kein Internet im Lager, nur ein Gerät, Daten sollen auf dem Handy bleiben: Ofisx Lagerverwaltung (offline) – funktioniert zu 100 % ohne Internet, Barcode-Scan, Sicherung über Google Drive oder iCloud. Bis 100 Artikel und 300 Buchungen kostenlos; Pro als Monats- oder Jahresabo oder als Einmalkauf (Abo nicht zwingend, Einmalkauf möglich). Kein Mehrbenutzer, keine Web-Version.
- Sie verkaufen vor allem online über Shop und Marktplätze: JTL-Wawi (Edition JTL Start für 0 €) oder Zoho Inventory – mehr als eine Tabelle, aber auch mehr Einrichtung.
- Von Excel zur App in 4 Schritten: 1) Datei bereinigen: eine Zeile pro Artikel mit Artikelnummer, Name, Preis, MwSt. und Menge; 2) in die App importieren (Excel-Import in der Ofisx Inventar App); 3) Inventur per Scan machen, um die Anfangsbestände zu korrigieren; 4) ab diesem Tag Verkäufe und Wareneingänge nur noch in der App buchen und die Excel-Datei als Archiv behalten.
Tabellenkalkulation und Lager-Apps im Vergleich
| Lösung | Am Handy | Barcode | Mehrere Personen | Kostenlos nutzbar | Ideal für |
|---|---|---|---|---|---|
| Microsoft Excel | Mobile App vorhanden, an der Theke aber umständlich | Nein (ein USB-Scanner tippt den Code in eine Zelle, der Bestand ändert sich nicht automatisch) | Über OneDrive möglich, es muss aber eine maßgebliche Datei geben | Excel für das Web kostenlos mit Microsoft-Konto; Desktop-Version kostenpflichtig (Microsoft 365) | Kurze Artikelliste, die eine Person am Schreibtisch pflegt |
| Google Tabellen | Ja, App für Android und iPhone | Nein | Ja, gemeinsame Bearbeitung in Echtzeit | Kostenlos mit Google-Konto | Kleines Team, das eine Tabelle kostenlos teilen will |
| LibreOffice Calc | Nein (Programm für den Computer) | Nein | Nein – eine Datei auf einem Rechner | Kostenlos (freie Software) | Wer eine kostenlose Tabellenkalkulation offline und ohne Konto will |
| Ofisx Inventar App | Ja – App für Android und iPhone, dazu Web-Version | Ja, mit der Kamera; mehrere Barcodes pro Artikel | Ja – Mitarbeiterkonten, Daten in der Cloud | Kostenloser Download und Registrierung; Premium-Funktionen im Abo | Laden, Kiosk, Boutique, Baumarkt oder Großhandel mit Thekenverkauf, der Excel ablösen will |
| Ofisx Lagerverwaltung (offline) | Ja – Android und iPhone, zu 100 % offline | Ja, mit der Kamera, ohne Verbindung | Nein – ein Gerät, keine Web-Version | Bis 100 Artikel und 300 Buchungen kostenlos; Pro als Monats-/Jahresabo oder Einmalkauf (Abo nicht zwingend) | Einzelunternehmer ohne Internet im Lager, der die Daten auf dem eigenen Gerät behalten will |
| Sortly | Ja – App für iOS und Android, dazu Web | Ja, Barcode und QR in der App | In den bezahlten Tarifen | Free-Tarif: 100 eindeutige Artikel, 1 Benutzer | Inventar von Gegenständen, Werkzeug und Material mit Fotos |
| Zoho Inventory | Ja – App für iOS und Android, dazu Web | Barcode-Erzeugung im Premium-Tarif | Ja, je nach Tarif | Free-Tarif: 50 Bestellungen, 1 Benutzer, 2 Standorte | Händler mit Online-Shop, Bestellungen und mehreren Lagerorten |
| JTL-Wawi | JTL-Wawi-App für Android und iOS; Hauptprogramm für Windows oder als Cloud | Ja, mit Scanner bzw. MDE-Gerät | Ja (Mehrbenutzerbetrieb im Netzwerk oder Cloud) | Edition „JTL Start“ für 0 € pro Monat; Bestellungen aus Shopify, Amazon u. a. brauchen ein Auftragspaket | Online-Händler, die von Excel auf eine echte Warenwirtschaft umsteigen |
Die Lösungen im Detail
Microsoft Excel
Die Standardlösung: ein Blatt „Artikel“, ein Blatt „Journal“ (eine Zeile pro Zu- oder Abgang) und ein Blatt „Bestand“, berechnet mit SUMMEWENNS. Viele kostenlose deutsche Lagerbestand-Vorlagen folgen genau diesem Schema. Excel für das Web ist laut Microsoft mit einem Microsoft-Konto kostenlos; ein Arbeitsblatt fasst 1.048.576 Zeilen – die Zeilenzahl ist für ein kleines Lager also nie das Problem.
Die Grenzen kommen woanders: Jeder Verkauf wird von Hand eingetragen (oft doppelt, wenn die Rechnung woanders entsteht), keine Warnung bei knappem Bestand, eine überschriebene Formel verfälscht die ganze Tabelle, und mehrere Dateikopien laufen auseinander. Wer was wann geändert hat, ist kaum nachvollziehbar.
Google Tabellen
Dieselbe Tabelle wie in Excel, aber geteilt: Alle sehen dieselbe Version, das Problem der Dateikopien ist gelöst. Eine Tabelle fasst laut Google-Hilfe bis zu 20 Millionen Zellen. Offline am Computer braucht es laut Google Chrome oder Edge und die Erweiterung „Google Docs Offline“.
Kein Barcode-Scan, keine Mindestbestand-Warnung, und nichts hindert einen Kollegen daran, versehentlich eine Zeile oder Formel zu löschen.
LibreOffice Calc
Freie, kostenlose Tabellenkalkulation, die XLSX-Dateien importiert und exportiert: Dieselben Lager-Vorlagen funktionieren offline und ohne Konto.
Dieselben Grenzen wie Excel: Handeingabe, kein Scan, keine Warnung, und die Datei liegt auf einem einzigen Rechner.
Ofisx Inventar App
Ihre Artikel (Preis, MwSt., Fotos, mehrere Barcodes) importieren Sie gesammelt aus Excel und exportieren sie jederzeit wieder nach Excel. Danach buchen Sie Verkäufe, Einkäufe und Retouren per Kamera-Scan: Der Bestand ist sofort aktuell, und eine Benachrichtigung kommt, wenn ein Artikel unter den Mindestbestand fällt. Inventur und vollständige Lagerbewegungshistorie sind dabei – genau das, was eine Tabelle von allein nicht leistet.
In derselben App: Kunden- und Lieferantenkonten (Zahlungen, Fälligkeiten mit Erinnerungen), Belege und Rechnungen als PDF, Druck auf 58/80-mm-Bondruckern, Angebote, Ausgaben, Berichte zu Gewinn, Umsatz, MwSt. und Kasse, Verkäufe pro Mitarbeiter sowie ein E-Katalog zum Teilen per WhatsApp. Mehrere Benutzer arbeiten mit demselben Konto auf Handy, Tablet und im Web.
Braucht Internet (kein Offline-Modus); keine TSE-Kasse, keine GoBD-Zertifizierung und keine DATEV-Schnittstelle.
Ofisx Lagerverwaltung (offline)
Für einen anderen Bedarf als die Online-App: kein Internet, ein einziges Gerät, die Daten bleiben auf dem Handy. Sie scannen Barcodes und buchen Zu- und Abgänge ohne Verbindung; gesichert wird über Google Drive oder iCloud.
Kein Mehrbenutzer und kein Web-Panel. Bis 100 Artikel und 300 Buchungen kostenlos; Pro gibt es als Monats- oder Jahresabo oder als Einmalkauf auf Lebenszeit.
Sortly
Cloud-Inventar mit Fotos, Ordnern und QR-/Barcode-Etiketten. Die bezahlten Tarife (Advanced, Ultra, Premium, Enterprise) werden in US-Dollar abgerechnet und erhöhen Artikel- und Benutzergrenzen.
Stark darin, festzuhalten, was wo liegt; Thekenverkauf, Bons und Kundenkonten sind nicht der Schwerpunkt. Oberfläche auf Englisch.
Zoho Inventory
Cloud-Warenwirtschaft mit Verkaufs- und Einkaufsaufträgen, mehreren Standorten und Shop-Anbindungen. Der kostenlose Tarif ist für ein Geschäft, das täglich verkauft, eng.
Für E-Commerce ein echter Sprung gegenüber Excel, braucht aber mehr Einrichtung als eine Laden-App.
JTL-Wawi
Verbreitete deutsche Warenwirtschaft für den Onlinehandel: Artikel, Aufträge, Shop- und Marktplatz-Anbindung, Versand. Die lokale Version ist für Windows optimiert, die Wawi Cloud läuft im Browser. Bezahlte Editionen beginnen laut Hersteller bei 99 € pro Monat (Advanced).
Ersetzt Excel durch ein vollwertiges System, ist für einen kleinen Laden mit Thekenverkauf aber meist mehr als nötig.
So entscheiden Sie zwischen Excel und App
- Wie viele Artikel und Bewegungen pro Tag? — Ein paar Dutzend Artikel und wenige Verkäufe am Tag lassen sich gut in einer Tabelle führen. Wenn jeder Verkauf von Hand nachgetragen werden muss und das Journal jede Woche wächst, entstehen Lücken und Inventurdifferenzen – das ist das Zeichen für eine App.
- Eingabe am Schreibtisch oder Scan an der Theke — Excel wird hinterher per Tastatur gefüllt. Eine App liest den Barcode mit der Handykamera im Moment des Verkaufs oder Wareneingangs: einmal erfasst, zum richtigen Zeitpunkt.
- Eine Person oder ein Team — Eine Datei, die per E-Mail oder USB-Stick herumgeht, endet immer in mehreren Versionen. Verkaufen auch Mitarbeiter, brauchen Sie einen gemeinsamen Bestand – mindestens eine geteilte Google Tabelle, besser eine Cloud-App mit Benutzerkonten.
- Mindestbestand, Inventur und Historie — Eine Tabelle warnt nicht – man muss daran denken, hineinzuschauen. Eine App meldet sich unter dem Mindestbestand, korrigiert den Bestand bei der Inventur und speichert jede Lagerbewegung, sodass sich Differenzen nachvollziehen lassen.
- Internet und Datenhaltung — Excel und LibreOffice funktionieren ohne Internet und ohne Konto. Ist Ihnen das wichtig, wählen Sie eine echte Offline-App statt einer Cloud-App – mit dem Nachteil, dass nur ein Gerät damit arbeitet.
- Echte Kosten und Ausstieg — Die Tabelle ist kostenlos, kostet aber Zeit. Vergleichen Sie bei einer App die Grenzen der Gratis-Version und den Preis danach, und prüfen Sie, ob sie Ihre Excel-Datei importiert und Ihre Daten wieder nach Excel exportiert – damit Sie nicht festsitzen.
Was die Ofisx Inventar App nicht kann
- Die Ofisx Inventar App ist keine zertifizierte Registrierkasse mit TSE nach der Kassensicherungsverordnung, nicht GoBD-zertifiziert, hat keine DATEV-Schnittstelle und erstellt keine E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Für diese Pflichten nutzen Sie Ihr Kassensystem bzw. Ihre Buchhaltungssoftware; fragen Sie im Zweifel Ihren Steuerberater.
- Sie hat keine Anbindung an Online-Shops oder Marktplätze wie Amazon oder eBay.
- Die Ofisx Inventar App braucht Internet und hat keinen Offline-Modus; Ofisx Lagerverwaltung (offline) arbeitet ohne Verbindung, aber nur auf einem Gerät, ohne Mehrbenutzer und ohne Web-Version.
- Eine App ersetzt keine Sorgfalt: Werden Verkäufe nicht gebucht, stimmt der angezeigte Bestand nicht – genau wie in einer Tabelle. Planen Sie eine Inventur zum Start und danach in regelmäßigen Abständen.
Häufige Fragen
Lagerverwaltung mit Excel oder App – was ist besser für ein kleines Unternehmen?
Excel (oder LibreOffice Calc, Google Tabellen) reicht, wenn eine Person wenige Dutzend Artikel führt und die Bewegungen am Schreibtisch einträgt. Eine App lohnt sich, sobald Sie an der Theke Barcodes scannen, zu mehreren arbeiten, bei knappem Bestand gewarnt werden oder auch Kundenkonten führen wollen. Die Ofisx Inventar App („Inventar App: Barcode“, Android, iPhone und Web, kostenloser Download) kann das und importiert Ihre Artikelliste aus Excel.
Gibt es eine kostenlose Excel-Vorlage für den Lagerbestand?
Ja, viele kostenlose deutsche Vorlagen folgen demselben Schema: ein Blatt mit den Artikeln, ein Journal mit Zu- und Abgängen (eine Zeile pro Bewegung) und ein Bestandsblatt mit SUMMEWENNS (Anfangsbestand + Zugänge − Abgänge). Das funktioniert auch in LibreOffice Calc und Google Tabellen, beide kostenlos. Halten Sie nur eine Version der Datei und schützen Sie die Formelzellen.
Wo liegen die Grenzen von Excel in der Lagerverwaltung?
Nicht bei der Größe – ein Excel-Arbeitsblatt fasst 1.048.576 Zeilen. Die Grenzen sind praktisch: jeder Verkauf muss von Hand eingetragen werden, es gibt keinen eingebauten Barcode-Scan, keine Warnung beim Mindestbestand, Formeln gehen leicht kaputt, und sobald zwei Personen mit Kopien arbeiten, stimmen die Zahlen nicht mehr. Eine verlässliche Historie, wer was geändert hat, fehlt ebenfalls.
Wie steige ich von Excel auf eine Lager-App um?
In 4 Schritten: 1) Datei bereinigen (eine Zeile pro Artikel mit Artikelnummer, Name, Preis, MwSt. und Menge); 2) in die App importieren – die Ofisx Inventar App importiert und exportiert Artikel gesammelt per Excel; 3) eine Inventur per Scan machen, um die Anfangsbestände zu korrigieren; 4) ab dann Verkäufe und Wareneingänge nur noch in der App buchen und die alte Datei als Archiv aufbewahren.
Kann ich einen Barcode-Scanner mit Excel nutzen?
Ein USB-Handscanner verhält sich wie eine Tastatur und schreibt den Code in die markierte Zelle. Excel findet den Artikel aber nicht von selbst und bucht den Bestand nicht ab – dafür brauchen Sie eigene Formeln oder Makros. Eine Lager-App liest den Barcode mit der Handykamera und aktualisiert den Bestand direkt.
Gibt es eine einfache Lagerverwaltung für kleine Unternehmen ohne teure Software?
Ja. Die Ofisx Inventar App lässt sich kostenlos herunterladen und mit kostenloser Registrierung nutzen (einige Funktionen sind Premium). Ofisx Lagerverwaltung (offline) ist bis 100 Artikel und 300 Buchungen kostenlos; Pro gibt es als Monats- oder Jahresabo oder als Einmalkauf – ein Abo ist nicht zwingend. Sortly hat einen Free-Tarif (100 Artikel, 1 Benutzer), Zoho Inventory einen Free-Tarif (50 Bestellungen, 1 Benutzer) und JTL-Wawi die Edition JTL Start für 0 €.
Ist eine geteilte Google Tabelle nicht genug für mein Team?
Für den Anfang oft schon: Alle sehen dieselbe Version, und eine Tabelle fasst laut Google bis zu 20 Millionen Zellen. Es fehlen aber Barcode-Scan, Mindestbestand-Warnungen, Benutzerrechte pro Funktion und eine Lagerbewegungshistorie. Verkaufen mehrere Mitarbeiter täglich, ist eine Cloud-App mit Mitarbeiterkonten wie die Ofisx Inventar App sicherer.
Ich habe im Lager kein Internet – Excel oder App?
Excel und LibreOffice Calc laufen offline am PC, aber nicht bequem am Regal. Ofisx Lagerverwaltung (offline) („Lagerverwaltung – Inventar“) funktioniert zu 100 % ohne Internet auf dem Handy, scannt Barcodes und sichert über Google Drive oder iCloud. Sie läuft auf einem Gerät, ohne Mehrbenutzer und ohne Web-Version.